FINVIA digitalisiert seinen Vertragsprozess mit Docusign eSignature

FINVIA ist ein in Frankfurt am Main ansässiges Multi Family Office. Das Unternehmen vereint exzellente Beratung und bewährte Family Office Leistungen mit den Möglichkeiten digitaler Technologien, um eine moderne Vermögensorchestrierung auf Family Office-Niveau für eine deutlich breitere Zielgruppe zugänglich zu machen. Gleichzeitig verfolgt FINVIA einen ganzheitlichen Ansatz, der alle Anliegen der Kunden hinsichtlich ihres Vermögens berücksichtigt - und ihnen Zugang zu allen Anlageklassen, auch im Bereich alternativer Assets, ermöglicht. 

Die Kundenerwartungen von heute: verfügbar, schnell und zugänglich

Viele Bereiche im Finanzwesen, insbesondere im Multi Family Office Segment, laufen in Deutschland oft noch sehr traditionell ab. FINVIA hat jedoch festgestellt, dass viele Kundinnen und Kunden eine Verfügbarkeit und User-Experience erwarten, die nur digitale Prozesse liefern können, und setzt daher neben einer exzellenten, persönlichen Betreuung auf ein anspruchsvolles, technisches Set-up. Digitale Lösungen wie Docusign gehören für FINVIA daher zum Grundbaustein für eine digitale Kundenerfahrung, die das Unternehmen von der traditionellen und manuell-geprägten Konkurrenz abgrenzt.

Für die Digitalisierung der Vertragsprozesse entschied sich das  Unternehmen für Docusign eSignature, da ein erheblicher Effizienzgewinn mit der digitalen Lösung erzielt werden konnte. Die starke Integration in bereits bestehende Systeme wie Microsoft und Salesforce war ein ausschlaggebender Punkt, der für Docusign sprach.

“Das Multi Family Office Segment ist traditionell ein sehr papierlastiges Business. Es gibt Kundenverträge von 70 bis 100 Seiten. Diesen Prozess zu digitalisieren bedeutet nicht nur Prozesse schneller und effizienter zu gestalten, sondern hilft uns enorm, unseren CO2 Fußabdruck zu reduzieren”, erklärt Markus Schrickel, Head of Product, FINVIA.

Einführung von eSignature bei FINVIA

Die Implementierung von Docusign eSignature in allen Geschäftsbereichen verlief bei FINVIA in nur wenigen Wochen ab. Zunächst wurden einige Beta-User mit digitaler Affinität ausgesucht, die das Tool ausprobierten. Nach nur 3-4 Wochen rollte FINVIA dann die E-Signatur im ganzen Unternehmen aus. “Die E-Signatur ist für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter für jeden Use-Case, der rechtsgültig digital unterschrieben werden kann, zugänglich. Unsere Teams schätzen die Benutzerfreundlichkeit und Effizienz der Lösung”, sagt Markus Schrickel.

Sowie die Mitarbeiter schätzen auch Kundinnen und Kunden den digitalen Vertragsprozess. “Bei FINVIA arbeiten wir an einer digitalen Revolution des Family Office Segments und unsere Kunden nehmen dieses Angebot hervorragend an. Sie freuen sich, dass wir ihnen Optionen zur Verfügung stellen, die sie bereits aus ihrem digitalen Alltag kennen - wie schnelle Verfügbarkeit, Komfort und Transparenz. Um einen exzellenten Service wie diesen anbieten zu können, benötigt man die richtigen, digitale Tools”, erläutert Markus Schrickel.

Die Vorteile für FINVIA von Docusign auf einen Blick:

• Einzigartige Kunden- und Mitarbeitererfahrung

• Prozessverschlankung 

• Effizienzsteigerung

• Reduzierung des CO2-Fußabdrucks

• Starke Integration mit anderen Systemen

eSignature im Vertrieb, Controlling/Operations und der Personalabteilung

Die E-Signatur wurde unternehmensweit implementiert, sodass alle Bereiche von den Vorteilen der digitalen Lösungen profitieren können. Zurzeit verwendet FINVIA die einfache elektronische Signatur, plant aber in Zukunft auch die fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur einzuführen, um alle Use-Cases im Unternehmen elektronisch abzuwickeln. Im Bereich HR werden viele interne Prozesse mit Docusign abgewickelt wie beispielsweise Arbeitsverträge. Im Vertrieb werden Kunden- sowie Partnerverträge mit Docusign unterschrieben.