DWS digitalisiert Orderflows mit der qualifizierten elektronischen Signatur von Docusign

Die Pioniere der digitalen Orderflows

DWS ist ein digitaler Vorreiter in der deutschen Vermögensverwaltung.  Das börsennotierte Unternehmen legt hohen Wert auf Innovationen und Wandlungsfähigkeit. Mit seinen agilen und aktiven Mitarbeitern konnte DWS nun einen innovativen Vorsprung im Wettbewerb erlangen.

DWS hat mithilfe von Docusign einen Prozess digitalisiert, mit dem viele Versicherungsunternehmen, Vermögensverwalter und Depotbanken täglich zu kämpfen haben, nämlich die Ordererteilung.

Vor der Digitalisierung:

Vor der Digitalisierung musste zunächst jede Order von einem Versicherungsmitarbeiter im System erstellt werden. Das Serviceblatt musste im Anschluss per Hand mit den Orderdaten befüllt werden und der Erfasser musste diese handschriftlich unterschreiben. Ein zweiter Mitarbeiter erhielt entweder physisch oder per Fax das Serviceblatt, kontrollierte die Daten gegenüber den Daten im System und unterschrieb das Dokument zur Freigabe. Dann erhielt der Treuhänder entweder per Fax oder in Person das Serviceblatt, überprüfte dieses ebenfalls und setzte seine eigene Unterschrift darunter.

Darauf erhielt DWS das Serviceblatt unterschrieben per Fax. Bei der DWS musste dann ein Mitarbeiter manuell die Orderdaten in das System einfügen, diese wurden von einem zweiten Mitarbeiter gemäß 4-Augen-Prinzip geprüft. Dann wurde als letzter Schritt die Order manuell ausgeführt.

Ein mühseliger und zeitintensiver Prozess, da Unterschriften von verschiedenen Personen benötigt werden.

Problematik des veralteten Prozesses:

• Hoher Zeitaufwand

• Auftreten menschlicher Fehler durch mehrere Durchgänge

• Untergehen von Dokumenten im Papierchaos

• Kostenaufwendig (jedes Fax allein kostet die DWS 30€)

Die DWS hat diesen Prozess jetzt voll digitalisiert und somit diesen wichtigen Prozess für das Unternehmen und die (Versicherungs-)Kunden transformiert.

Nach der Digitalisierung:

Docusign’s digitale Lösung, nämlich die qualifizierte elektronische Signatur (kurz QES), ermöglicht es dem Kundenunternehmen innerhalb von wenigen Minuten alle Unterschriften per end-to-end digitalem Prozess einzuholen und das ganz ohne das zeitraubende und kostspielige faxen. Die QES ist die sicherste Art der elektronischen Signatur. Sie besitzt alle Eigenschaften einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur (AES) und muss daher besondere Sicherheitsprozesse durchlaufen. Sie wird vom Regulator voll akzeptiert als Ersatz für die Schriftform. Der Unterzeichner muss sich daher zunächst mit Docusign Identify identifizieren lassen, damit die Unterschrift rechtsgültig ist.

Mit Docusign eSignature können Treuhänder ortsungebunden und zu jeder Zeit Order unterschreiben und freigeben - ganz leicht auch vom Smartphone aus.

Vorteile:

• Zeitersparnis: Der Prozess kann innerhalb von wenigen Stunden von statten gehen

• Fehlerquellen eliminieren

• System erkennt direkt, wenn etwas fehlt

• Kostenersparnis: Versand, Fax, manuelle Datenübertragung

• Größere Sicherheit der Dokumente

• Transparenz der Prozessschritte

• Deutliche Steigerung der Zufriedenheit der Partner

• Aufwertung von DWS als Marke durch das Angebot digitaler Treuhänderunterschriften

Der Prozess Schritt für Schritt erklärt:

1. Zunächst wird die Verkaufs-Order z.B. von einem Versicherungsmitarbeiter im DWS Dashboard eingetragen und mithilfe einer ersten „Erfassungs-TAN“ der Workflow gestartet.

2. Mithilfe einer weiteren TAN kann der zweite Mitarbeiter mit der Freigaberolle diese prüfen und freigeben. Erst nach der Freigabe wird diese für die Treuhänder sichtbar.

3. Das System ermöglicht dem Kunden zu jeder Zeit eine klare Übersicht der offenen (noch unbestätigten) Transaktionen im Dashboard.

4. Der Treuhänder erhält eine Benachrichtigung, dass eine Order zur Freigabe vorliegt .

5. Jetzt kann die Order mithilfe der Docusign eSignature jederzeit und ortsungebunden unterzeichnet werden. Rechtssicher und unmittelbar.

6. Sobald die Unterschrift eingegangen ist, wird die Order bestätigt und freigegeben. Jetzt kann der Treuhänder sowie die Mitarbeiter des Versicherungsunternehmens die Bestätigung sowie das Certificate of Completion herunterladen.

7. Die Order geht automatisch durch an das Depotsystem und wird ausgeführt.

8. Nun kann die Treuhänder-Freigabe in der Postbox digital abgelegt werden

Ein Prozess, der manuell Stunden dauern konnte, kann so in wenigen Minuten voll digital erledigt werden.

Vollständig digital mit Docusign.

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Hier ein Tipp von den digitalen Experten:"Verabschieden Sie sich von der typisch deutschen Abstimmungskultur, sowie dem Sicherheits- und Problemdenken. Stattdessen nehmen Sie sich ein Beispiel am Design Thinking Prozess: Starten Sie mit einer guten Basis, korrigieren und optimieren Sie diese im weiteren Verlauf. Warten Sie auf keinen Fall bis „Perfektion“ erreicht ist, und reduzieren Sie die endlosen internen Abstimmungsschleifen. Agiles Reagieren auf den Markttrend ist das A und O in dem Business.” Philipp Schäfer, Digital Offering Specialist

Zusammenfassung:

Mit Hilfe von Docusign’s digitaler Lösungen konnte DWS als erstes deutsches Unternehmen den Orderflow mit der QES vollständig digitalisieren und somit Zeit, Geld und Arbeit sparen sowie signifikantes Neugeschäft akquirieren. Damals langwierige Prozesse können heute innerhalb von wenigen Stunden erledigt werden.