Was ist eine Pro-formarechnung? Definition, Buchung, Vorsteuer und Zoll

Auf den ersten Blick sieht sie aus wie eine reguläre Rechnung, sie erfüllt jedoch eine andere Funktion. Ob beim internationalen Warenversand, bei der Zahlungsabwicklung per Vorkasse oder zur Vorlage beim Zoll – die Proformarechnung (auch „Proforma Invoice“) spielt eine wichtige Rolle. Doch was genau bedeutet der Begriff eigentlich, wann wird eine Proformarechnung verwendet und wie erstellt man sie? In diesem Beitrag geben wir Ihnen einen umfassenden Überblick.

Definition und Einsatzgebiete der Proformarechnung

Die Proformarechnung ist eine besondere Art von Rechnung, die keine Zahlungsaufforderung darstellt. Sie wird beispielsweise erstellt, um den Warenwert zu deklarieren, etwa für den Zoll oder zur Einholung einer Importgenehmigung. Sie kann auch als Grundlage für eine Zahlung dienen, etwa bei Vorkassevereinbarungen.

Unternehmen nutzen Proformarechnungen, um den Wert einer Ware oder Dienstleistung zu dokumentieren, ohne dass es sich dabei um eine verbindliche Forderung handelt. Dies ist besonders wichtig für die kreditorische Rechnungsabgrenzung oder zur korrekten Abgrenzung von Leistungen.

Vorteile für Unternehmen

• Klare Dokumentation des Warenwerts

• Unverzichtbares Dokument für den internationalen Versand

• Erleichtert Prozesse bei Vorkasse oder Garantielieferungen

• Ermöglicht transparente Kommunikation mit dem Empfänger

Proformarechnung Anwendungsfälle:

• Internationale Warensendungen

• Vorabinformation für den Empfänger

• Vorkasse durch Kundschaft

• Beantragung von Devisen oder Importlizenzen

Proformarechnung im Vergleich: Unterschiede zur normalen Rechnung und zur Handelsrechnung

Im Gegensatz zur herkömmlichen Handelsrechnung ist die Proformarechnung nicht zur Zahlungsabwicklung gedacht. Es handelt sich vielmehr um ein vorläufiges, informatives Dokument. Sie enthält zwar alle relevanten Angaben wie die Bezeichnung der Ware, den Preis oder die Lieferbedingungen, führt jedoch nicht zu einer Zahlungspflicht beim Empfänger.

Auch die steuerliche Relevanz unterscheidet sich: Eine Proformarechnung ist für umsatzsteuerliche Zwecke in der Regel nicht relevant. Es erfolgt keine Ausweisung der Umsatzsteuer, sodass kein Vorsteuerabzug möglich ist.

Proformarechnung buchen: So geht's korrekt

Da die Proformarechnung keine Forderung im rechtlichen Sinne darstellt, wird sie in der Buchhaltung nicht als Forderung gebucht. Sie kann jedoch als Grundlage für interne Zwecke wie die kreditorische Rechnungsabgrenzung genutzt werden. In der Buchungspraxis wird sie oft mit einem Vermerk versehen, dass es sich nicht um eine buchhalterisch relevante Rechnung handelt.

Proformarechnung: Vorsteuerabzug

Da keine echte Lieferung oder Leistung abgerechnet wird und keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird, berechtigt die Proformarechnung grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug. Unternehmen müssen dies bei ihrer steuerlichen Planung berücksichtigen. Sollte später eine echte Rechnung folgen, kann die Vorsteuer daraus wie gewohnt geltend gemacht werden.

Proformarechnung: Bedeutung für den Zoll

Ein besonders wichtiger Anwendungsfall ist der Einsatz beim Zoll. Die Proformarechnung dient dort als Nachweis über den Warenwert, wenn noch keine Handelsrechnung vorliegt. Dies ist häufig bei kostenlosen Warenmustern oder Garantielieferungen der Fall. Die Zollauskunft stützt sich auf die Angaben der Proformarechnung, um Abgaben oder Importbedingungen zu berechnen.

Wichtig: Die Angaben müssen den Bedingungen des Ziellandes entsprechen und nachvollziehbar sein. Hierzu zählen insbesondere die EORI-Nummer, eine eindeutige Bezeichnung der Ware, die Angabe der Kosten sowie des Warenursprungs.

Praxisbeispiel: Proformarechnung bei internationalen Lieferungen

Ein Maschinenbauunternehmen aus Deutschland versendet ein kostenloses Ersatzteil an einen Kunden in Kanada. Da keine Zahlung erfolgt und keine Handelsrechnung vorliegt, wird eine Proformarechnung ausgestellt. Diese enthält alle notwendigen Angaben wie die genaue Bezeichnung der Ware, deren Wert zu internen Kalkulationszwecken, die EORI-Nummer und einen Hinweis auf den nichtkommerziellen Versand. Beim kanadischen Zoll dient dieses Dokument als Berechnungsgrundlage für eventuelle Einfuhrabgaben.

Pflichtangaben: So sieht eine Proformarechnung aus

Auch wenn sie keine offizielle Rechnung darstellt, sollte eine Proformarechnung alle wesentlichen Informationen enthalten:

• Absender und Empfänger (in der Regel inklusive Umsatzsteuer-ID oder EORI-Nummer)

• Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung

• Anzahl und Wert der gelieferten Produkte

• Liefer- und Zahlungsbedingungen

• Hinweis, dass es sich um eine Proformarechnung handelt

• Angabe einer Rechnungsnummer (zur internen Nachvollziehbarkeit)

• Datum der Ausstellung

• Hinweis auf Nichtverbindlichkeit und fehlende Zahlungsaufforderung

Proformarechnung Tipps: Mit digitalen Tools einfacher denn je

Die Erstellung einer Proformarechnung kann mit der richtigen Software deutlich vereinfacht werden. Ob ERP-System, Buchhaltungsprogramm oder spezialisierte Tools: Vorlagen und automatische Datenübernahme sorgen für Effizienz und Genauigkeit. Wer auf der Suche nach einer digitalen Lösung ist, findet mit docusign CLM eine Plattform, mit der sich Vertragsdokumente effizient erstellen, verwalten und archivieren lassen.

Die Proformarechnung und digitales Vertragsmanagement

Ob als Vorabrechnung, bei Vorkasse oder für den Zoll: Die Proformarechnung ist ein vielseitiges, wenn auch unverbindliches Dokument, das Unternehmen wichtige Vorteile bietet. Wie Sie mithilfe digitaler Tools wie Docusign eSignature rechtssichere Signaturen erstellen oder welche Vorteile digitale Prozesse im Mittelstand bieten, erfahren Sie in weiteren Beiträgen unseres Blogs .

Häufige Fragen zur Proformarechnung – kurz erklärt

Was ist eine Proformarechnung?

Eine Proformarechnung ist ein vorläufiges, unverbindliches Dokument, das den Warenwert ausweist – häufig genutzt für den Zoll oder als Grundlage für Vorkasse.

Ist eine Proformarechnung rechtsgültig?

Nein. Sie ist kein rechtlich verbindliches Zahlungsdokument und führt nicht zu einer Zahlungsverpflichtung.

Warum wird bei Vorkasse eine Proformarechnung verwendet?

Weil sie der Käuferin/dem Käufer alle relevanten Informationen für die Zahlung liefert, ohne eine offizielle Rechnung darzustellen.

Was ist der Unterschied zwischen einer Handelsrechnung und einer Proformarechnung?

Die Handelsrechnung dient der Abrechnung einer Leistung und ist rechtlich verbindlich. Die Proformarechnung ist informativ und nicht buchhalterisch relevant.

Was bedeutet „pro forma“?

„Pro forma“ kommt aus dem Lateinischen und bedeutet sinngemäß „der Form halber“

Warum wird eine Proformarechnung ausgestellt?

Um den Warenwert zu dokumentieren, z. B. für den Zoll oder um Zahlungen vor Lieferung zu ermöglichen.

Wo finde ich eine Vorlage für eine Proforma Rechnung?

In diesem Artikel erläutern wir alles was Sie zum Thema Rechnung wissen müssen und geben Ihnen nützliche Informationen, wie Sie Vorlagen mit Docusign erstellen können.

Gibt es Unterschiede bei Proforma Rechnungen für Autokauf, Dienstleistungen, Angeboten oder Geschenken?

Bei verschiedenen Geschäftsvorfällen unterscheiden sich die Anforderungen an Proforma Rechnungen deutlich. Beim Autokauf muss der tatsächliche Warenwert des Fahrzeugs detailliert aufgeschlüsselt werden, einschließlich technischer Daten und Ausstattungsmerkmale.

Für Dienstleistungen liegt der Fokus auf der präzisen Beschreibung des Leistungsumfangs und der vereinbarten Konditionen. Die Sprache des Ziellandes spielt besonders bei internationalen Dienstleistungen eine wichtige Rolle.

Bei Geschenksendungen ins Ausland müssen zusätzliche Angaben wie "Value for customs purposes only" oder "Gift - no commercial value" vermerkt werden. Für die Verzollung ist hier die korrekte Dokumentation des Warenwerts entscheidend.

Angebote in Form von Proforma Rechnungen enthalten üblicherweise die Kontodaten des Lieferanten und spezifische Lieferbedingungen. Diese dienen als Grundlage für spätere Vertragsabschlüsse und die exakte Abgrenzung von Leistungen.