Unterschrift Beglaubigen lassen: Das müssen Sie beachten

Unterschrift beglaubigen lassen: Ablauf, Stellen und Kosten

Ob im Rahmen rechtlicher Erklärungen, geschäftlicher Vereinbarungen oder offizieller Formulare, in vielen Situationen reicht eine einfache Unterschrift nicht aus. Gefordert ist stattdessen eine beglaubigte Form, die ihre Echtheit offiziell bestätigt. Der Prozess ist klar geregelt, doch die Anforderungen unterscheiden sich je nach Verwendungszweck. Wo eine Beglaubigung notwendig ist, wie sie abläuft und welche Stellen dafür zuständig sind, wird im Folgenden erläutert.

Wann ist eine Unterschriftsbeglaubigung notwendig?

Eine Unterschriftsbeglaubigung dient dem Nachweis, dass eine bestimmte Person ein Dokument eigenhändig unterschrieben hat. Sie kommt vor allem dann zum Einsatz, wenn ein hohes Maß an Rechtssicherheit gefordert ist oder eine eindeutige Identifizierung der unterzeichnenden Person notwendig ist. Typische Anwendungsfälle sind:

• Grundstücks- und Immobilienkauf

• Handelsregisteranmeldungen

• Vollmachten (z. B. Generalvollmacht oder Vorsorgevollmacht)

• Vereins- oder Unternehmensgründungen

• Abtretungserklärung für Kredite beglaubigen lassen

In solchen Fällen wird meist eine notariell beglaubigte Unterschrift verlangt.

Wie funktioniert eine Beglaubigung?

Die Beglaubigung einer Unterschrift erfolgt in einem klar definierten Verfahren:

1. Persönliche Anwesenheit: Die Person, deren Unterschrift beglaubigt werden soll, muss in der Regel persönlich erscheinen.

2. Vorlage eines gültigen Ausweises: Zur Identifikation ist ein Personalausweis oder Reisepass erforderlich.

3. Unterschrift vor Ort: Die Unterschrift muss in Anwesenheit der beglaubigenden Person geleistet werden.

4. Bestätigung durch Beglaubigungsvermerk: Die Stelle bringt einen offiziellen Vermerk an, der die Echtheit der Unterschrift bestätigt.

Es handelt sich dabei um eine amtliche Beglaubigung, sofern sie durch öffentliche Stellen erfolgt. Bei einem Notar spricht man von einer notariellen Unterschriftsbeglaubigung oder einer öffentlichen Beglaubigung.

Wo kann man eine Unterschrift beglaubigen lassen?

Es gibt verschiedene Stellen, bei denen man eine Unterschrift beglaubigen lassen kann:

• Notariat: Für rechtsverbindliche Erklärungen und viele formbedürftige Vorgänge ist die Unterschriftsbeglaubigung durch den Notar gesetzlich vorgeschrieben.

• Behördliche Stellen: Stadt- und Gemeindeverwaltungen können eine Beglaubigung der Unterschrift durch die Gemeinde vornehmen, etwa für Rentenanträge oder Meldebescheinigungen.

• Anwaltskanzlei: In bestimmten Fällen kann auch ein Rechtsanwalt oder eine Rechtsanwältin die Unterschrift beglaubigen.

• Postfilialen: Wer eine Unterschrift bei der Post beglaubigen lassen möchte, kann dies im Rahmen bestimmter Identifizierungsverfahren (z. B. PostIdent) tun.

Die Wahl der Stelle hängt vom Verwendungszweck des Dokuments ab. Bei notarpflichtigen Angelegenheiten ist die Beglaubigung der Unterschrift durch den Notar zwingend erforderlich.

Was kostet es, eine Unterschrift beglaubigen zu lassen?

Die Kosten für eine Unterschriftsbeglaubigung durch den Notar richten sich in Deutschland nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG). Sie betragen in der Regel zwischen 20 und 70 Euro, können aber je nach Art des Dokuments und Aufwand variieren.

• Meist liegt die Gebühr bei etwa 25 bis 50 Euro pro Dokument.

• Zusätzliche Kosten können für Kopien oder Mehrfertigungen entstehen.

• In manchen Fällen ist eine Beglaubigung durch die Gemeinde günstiger (ca. 5 bis 10 Euro), jedoch nicht für alle Dokumente gültig.

Elektronisch unterschreiben mit Docusign

Nicht jede Unterschrift muss persönlich und vor Ort geleistet werden. Viele Verträge können inzwischen auch digital und rechtsgültig signiert werden. Mit Docusign eSignature können Unternehmen und Privatpersonen Dokumente schnell, sicher und gesetzeskonform unterschreiben.

Für Fälle mit hohen Sicherheitsanforderungen, wie etwa Handelsregistereintragungen oder Vollmachten, bietet Docusign Identify eine erweiterte Identitätsprüfung. So können notariell beglaubigte Unterschriften in bestimmten Kontexten durch qualifizierte elektronische Signaturen (QES) ersetzt werden.

Häufige Fragen zur Unterschriftsbeglaubigung

Was ist eine beglaubigte Unterschrift?

Ein Nachweis, dass eine bestimmte Person das Dokument eigenhändig unterschrieben hat.

Wer darf eine Unterschrift beglaubigen?

Notarinnen und Notare, öffentliche Stellen (z. B. Gemeinde) und in Einzelfällen auch Anwältinnen und Anwälte.

Was kostet es, eine Unterschrift beglaubigen zu lassen?

Zwischen 5 Euro (Gemeinde) und 70 Euro (Notariat), je nach Aufwand.

Wie funktioniert eine beglaubigte Unterschrift?

Die Unterschrift wird vor den Augen der beglaubigenden Person geleistet und durch einen amtlichen Vermerk bestätigt.

Wo kann ich eine Unterschrift beglaubigen lassen?

Beim Notar, in der Gemeinde, bei bestimmten Anwaltskanzleien oder in Postfilialen (z. B. PostIdent).

Wie sieht eine beglaubigte Unterschrift aus?

Sie enthält einen offiziellen Stempel, Datum, Unterschrift der beglaubigenden Stelle und einen Hinweis zur Identitätsprüfung.

Benötige ich eine notarielle oder amtliche Beglaubigung für die Kopie beim Personalausweis?

Für Personalausweiskopien genügt meist eine amtliche Beglaubigung durch das Bürgeramt oder die Gemeindeverwaltung. Diese kostet deutlich weniger als eine notarielle Variante und wird für die meisten behördlichen Zwecke akzeptiert.

Eine notarielle Beglaubigung ist nur dann erforderlich, wenn das Dokument zur Verwendung im Ausland bestimmt ist oder spezielle Rechtsvorschriften dies verlangen. Wichtig: Sie müssen persönlich mit Ihrem Originalausweis erscheinen, da die Identitätsprüfung vor Ort erfolgen muss.

Banken und Versicherungen akzeptieren häufig bereits amtlich beglaubigte Kopien. Bei Unsicherheit fragen Sie vorab nach, welche Art der Beglaubigung benötigt wird.

Wie hoch sind die Kosten für eine öffentliche Beglaubigung von Dokumenten beim Notar?

Öffentliche Beglaubigungen beim Notar bewegen sich zwischen 20 und 70 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer, abhängig vom Geschäftswert des Dokuments. Diese Gebühren sind bundesweit einheitlich im Gerichts- und Notarkostengesetz festgelegt.

Der Geschäftswert bestimmt die finale Gebührenhöhe erheblich. Bei einer Vollmacht für einen Immobilienverkauf über 200.000 Euro entstehen andere Kosten als bei einer einfachen Zustimmungserklärung. Zusätzliche Leistungen wie fremdsprachige Beglaubigungsvermerke oder der Versand an Behörden verursachen separate Gebühren.

Ein praktisches Beispiel: Eine Löschungsbewilligung für eine Grundschuld kostet mindestens 23,80 Euro inklusive Mehrwertsteuer. Bei komplexeren Sachverhalten mit höherem Geschäftswert können die Kosten auf bis zu 83,30 Euro ansteigen.

Benötigt man eine Vollmacht für die Abschrift eines Beglaubigung des Zeugnis?

Grundsätzlich können Sie sich bei der Vorlage bei einer Behörde durch eine bevollmächtigte Person vertreten lassen. Dafür ist eine schriftliche Vollmacht erforderlich, die Ihre Identität und die der vertretenden Person eindeutig benennt.

Die beglaubigende Stelle prüft sowohl die Vollmacht als auch das Originalzeugnis vor Ort. Wichtig: Das unterzeichnete Schriftstück der Vollmacht muss den genauen Zweck der Vertretung angeben.

Viele Gemeinden und Notariate verlangen zusätzlich gültige Ausweisdokumente beider Personen. Telefonisch können Sie vorab klären, welche Unterlagen konkret mitzubringen sind. Bei Abschriften aus amtlichen Registern gelten teilweise strengere Regelungen, die eine persönliche Vorsprache des Antragstellers vorschreiben.

Wer darf in Deutschland Kopien beglaubigen?

Jede öffentliche Stelle mit Dienstsiegel besitzt die Berechtigung zur amtlichen Beglaubigung von Kopien. Dazu zählen Gemeindeverwaltungen, Landkreise und untere Verwaltungsbehörden ebenso wie Bürgerämter.

Notare führen öffentliche Beglaubigungen durch, die im Rechtsverkehr höhere Anerkennung genießen. Schulen und Universitäten dürfen ausschließlich Kopien ihrer eigenen ausgestellten Dokumente beglaubigen.

Bestimmte Dokumente unterliegen besonderen Regelungen: Kopien von Personenstandsurkunden können nur bei der ausstellenden Behörde beglaubigt werden. Deutsche Botschaften im Ausland sind für Beglaubigungen deutscher Staatsangehöriger zuständig, während ausländische Konsulate ihre eigenen Staatsangehörigen betreuen.

Wo erhält man beglaubigte Kopien?

Bürgerämter und Gemeindeverwaltungen stellen die häufigsten Anlaufstellen für amtliche Beglaubigungen dar. Hier erhalten Sie kostengünstige Kopienbeglaubigungen für Zeugnisse, Ausweisdokumente oder Arbeitsbescheinigungen binnen weniger Minuten.

Ihre ursprüngliche Schule oder Universität beglaubigt Kopien der dort ausgestellten Abschlusszeugnisse oft kostenlos. Viele Bildungseinrichtungen händigen bereits bei der Zeugnisübergabe mehrere beglaubigte Exemplare aus.

Notariate bieten öffentliche Beglaubigungen mit höchster rechtlicher Anerkennung an. Diese eignen sich besonders für Dokumente mit Verwendung im Ausland oder bei komplexen Rechtsvorgängen. Personenstandsurkunden wie Geburts- oder Heiratsurkunden erhalten Sie ausschließlich beim ausstellenden Standesamt als beglaubigte Abschrift.