Digitalisieren und organisieren Sie Ihre Vereinbarungen in einem zentralen Repository für Verträge

An wie vielen Stellen suchen Sie, wenn Sie eine Vereinbarung finden müssen? Verteilen sich die Vereinbarungen Ihres Unternehmens auf mehrere Cloud-Speicherorte, E-Mail-Postfächer, lokale Desktops und Aktenschränke? Selbst wenn Sie die benötigte Vereinbarung finden, sind Sie jemals unsicher, ob es sich um die aktuellste Vereinbarung mit einer bestimmten Partei handelt?

Kein Unternehmen gestaltet seinen Prozess zur Speicherung von Vereinbarungen absichtlich so kompliziert. Aber bei so vielen Teams, die Verträge erstellen, unterzeichnen und verwalten, räumen die Mitarbeiter unweigerlich der Bequemlichkeit Vorrang vor der Sichtbarkeit ein. Das muss nicht so sein.

Beseitigen Sie den Wildwuchs an Vereinbarungen ein für alle Mal

Die Lösung für dieses unübersichtliche Vertragschaos ist ein zentrales digitales Archiv, das jeder Mitarbeiter zur Verwaltung seiner Vertragsarbeit nutzt. Wenn keine Verträge dieses Archiv verlassen, gehen auch keine Verträge verloren. Docusign Navigator ist unsere Lösung für das Problem fehlender und schwer auffindbarer Verträge. Es ist ein integraler Bestandteil der Docusign Intelligent Agreement Management (IAM)-Plattform.

Mit Docusign IAM werden alle vorhandenen eSignature-Vereinbarungen automatisch im Navigator gespeichert. Alle neu unterzeichneten Verträge werden ebenfalls automatisch im Navigator gespeichert. Aber was ist mit denen, die vor dem Einsatz von eSignature abgeschlossen wurden? Was ist mit den in Schubladen aufbewahrten, mit Tinte auf Papier unterzeichneten Verträgen oder den Word-Dateien auf Ihrem lokalen Desktop?

Wir wissen, dass das Sammeln von Verträgen und deren Umwandlung in digitale Dateien wie eine Mammutaufgabe anmuten kann. Viele Teams träumen davon, die frustrierende Suche nach Vereinbarungen durch ein zentrales digitales Repository zu eliminieren, aber die mit der Einrichtung eines solchen Repositorys verbundene Arbeit ist kein Selbstläufer.

Hier die gute Nachricht: Die KI-gestützte Platform Navigator verfügt über ein integriertes Tool zum Importieren vorhandener Vereinbarungen in nahezu allen Dateiformaten. Dies ist der einfachste Weg, um nicht mehr fragen zu müssen: „Wo ist meine Vereinbarung?“ und schnelle Antworten auf die Frage „Was steht in meinen Vereinbarungen?“ zu erhalten.

Docusign-KI in Navigator digitalisiert und organisiert alte Verträge

Wir wissen, wie entmutigend die Digitalisierung Ihres Vertragsportfolios sein kann. Aus diesem Grund bietet Navigator Zugriff auf unser Upload Center, das diesen Übergang mit nur wenigen Klicks so einfach wie möglich macht. Ihr Team muss lediglich bestehende Vereinbarungen hochladen, und Navigator kann sie in digitale Datenpunkte umwandeln, die durchsucht, analysiert und umgesetzt werden können. Diese Vereinbarungen können in Dateiformaten vorliegen, die mit gängigen Vereinbarungstools kompatibel sind (z. B. DOC, DOCX, PPS, PPSX, PPT, PPTX, RTF, WPD, XLS, XLSX). Es kann sich auch um Bilddateien handeln, die durch Scannen physischer Dokumente oder Hochladen digitaler Dateien (z. B. PDF, JPEG, PNG, TIFF) erstellt wurden.

Klicken Sie einfach im Navigator-Menü auf „Dokumente hochladen“ und wählen Sie die vorherigen Vereinbarungen aus dem lokalen Speicher aus. Diese Uploads können als Batches erfolgen (sofern ein Admin die entsprechende Berechtigung erteilt hat) oder jeweils für eine Vereinbarung. Nach dem Hochladen werden die Vereinbarungen von der KI verarbeitet, die daraus wertvolle Datenpunkte extrahiert, die für die Suche, Filterung und Analyse verwendet werden können.

Nach dem Hochladen können Ihre Vereinbarungen oder bestimmte Verträge vollständig angezeigt werden. Die wesentlichen Attribute (Parteiennamen, Vereinbarungsart, Geldwerte, Daten usw.) sind deutlich sichtbar, sodass Sie Informationen sortieren oder wichtige geschäftliche Fragen sofort beantworten können.

Was ist ein Vertragsmanagementsystem?

Ein Vertragsmanagementsystem bildet das technologische Fundament für die professionelle Verwaltung geschäftlicher Beziehungen. Diese Software automatisiert den gesamten Vertragsprozess - von der Erstellung über die Verhandlung bis zur Archivierung.

Die moderne Plattform fungiert als elektronisches Repository, das sämtliche Vertragsdokumente an einem Ort bündelt und durch intelligente Suchfunktionen schnell auffindbar macht. Berechtigte Mitarbeiter können dadurch unmittelbar auf wichtige Informationen zugreifen.

Effizientes Vertragsmanagement minimiert Risiken durch automatische Fristüberwachung und standardisierte Prozesse. Die Software ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen Teams, beschleunigt Genehmigungsverfahren und liefert wertvolle Analysen für fundiertere Geschäftsentscheidungen. Auch Docusign CLM kann hierbei helfen.

Schöpfen Sie das volle Potenzial Ihres digitalen Vereinbarungsrepositorys aus

Wenn Ihre außerhalb von Docusign abgeschlossenen Vereinbarungen Ihren im Navigator bereits vorhandenen Docusign-Vereinbarungen hinzugefügt wurden, haben wir Tipps für Sie, um sicherzustellen, dass Ihr Team so schnell wie möglich davon profitiert:

• Halten Sie die Daten sauber:

  Wie jede Datenbank funktioniert auch Ihr Vereinbarungsrepository am besten, wenn die Eingabedaten sauber sind. Ein wichtiger erster Schritt ist zum Beispiel die Identifizierung und Entfernung überflüssiger Varianten desselben Parteinamens (z. B. Kunde, Kunde GmbH., Kunde Corp.). Navigator erleichtert dies dank Funktionen zur Verwaltung von Vertragsparteien, mit deren Hilfe Sie Duplikate zusammenführen und die Organisation von Parteieninformationen optimieren können. Wenn Ihr Team neue Vereinbarungen hinzufügt, ist es wichtig, die Datenhygiene routinemäßig zu überprüfen und einen kontinuierlichen Prozess zur Verbesserung der Datenqualität einzurichten.

• Analysieren Sie Vereinbarungsdaten:

  Docusign ist seit mehr als 20 Jahren ein führendes Unternehmen im Bereich Vereinbarungen. Diese Erfahrung hat uns viel über die Vereinbarungsinformationen gelehrt, die Teams zur Verfügung haben müssen, um Geschäftsentscheidungen zu treffen. Docusign Navigator enthält direkt einsatzbereite Berichte, mit denen Sie Ihre Vereinbarungsdaten schnell und effektiv analysieren und entsprechende Maßnahmen ergreifen können. So erhalten Sie beispielsweise Einblicke in ablaufende und sich verlängernde Vereinbarungen, die profitabelsten Kunden, den Anteil der Vereinbarung nach Typ und vieles mehr.

• Aktivieren Sie den Zugriff nach Bedarf:

  Sobald das digitale Repository in Navigator einsatzbereit ist, können die Docusign-Admins festlegen, wer auf welche Vereinbarungen zugreifen kann (dies schließt Einzelpersonen und Gruppen ein). Diese Personen können Navigator nutzen, um bestimmte Vereinbarungen zu finden, den Vereinbarungsprozess als Ganzes zu untersuchen und relevante Daten zu überprüfen. Die Einrichtung einer einzigen zentralen Informationsquelle ist ein wirksames Mittel, damit jeder seine Arbeit schneller und einfacher erledigen kann.

• Iterieren Sie, wenn sich Ihr Team weiterentwickelt:

  Wenn sich Ihr Unternehmen verändert, werden sich auch die Vereinbarungen, die Sie treffen, ändern. Sie werden neue Fragen stellen und andere Informationen nachschlagen müssen. Sprechen Sie mit Ihrem Team über die Art und Weise, wie es Navigator nutzt, welchen Nutzen es daraus zieht und welche Anforderungen nicht erfüllt werden. Passen Sie Navigator an die neuen Anforderungen an und berücksichtigen Sie die allgemeine Entwicklung.

Welche Abteilung ist für die Verträge zuständig?

Die Rechtsabteilung übernimmt traditionell die Hauptverantwortung für das professionelle Vertragsmanagement. Sie arbeitet eng mit anderen Bereichen zusammen: Der Einkauf verwaltet Lieferantenverträge, während die Personalabteilung Arbeitsverträge betreut.

Eine moderne Vertragsverwaltung erfordert klare Zuständigkeiten zwischen den Abteilungen. Die Finanzabteilung behält die wirtschaftlichen Aspekte im Blick, während das Controlling die Vertragsrisiken analysiert.

Juristen prüfen die rechtliche Konformität und beraten andere Abteilungen bei Vertragsfragen. Die IT-Abteilung gewährleistet den technischen Rahmen und die Datensicherheit des Systems. Diese übergreifende Zusammenarbeit ermöglicht eine lückenlose Betreuung aller Vertragsangelegenheiten. Kurz gesagt: Verträge sind der Grundstein einer jeden Abteilung.

Docusign IAM ist die Software für Ihr Vertragsmanagement

Mit Docusign IAM profitieren Unternehmen von einer zentralen Plattform, die Vertragsprozesse automatisiert und beschleunigt. Das System ermöglicht eine präzise Analyse von Vertragsdaten durch KI-gestützte Technologie.

Die integrierte Vertragsdatenbank macht Schluss mit zeitraubender Dokumentensuche. Nutzer erhalten sofortigen Zugriff auf relevante Vertragsdetails und können fundiertere Entscheidungen treffen. Die Integration mit Docusign CLM ermöglicht eine ganzheitliche Optimierung der Vertragsprozesse.

Ein besonderes Merkmal ist die automatische Vertragserstellung mit intelligenten Vorlagen. Diese reduziert menschliche Fehler und garantiert die Einhaltung aktueller Standards. Die Software passt sich dabei flexibel an spezifische Unternehmensanforderungen an und wächst mit den Bedürfnissen der Organisation.

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