Die Rolle des Vertragsmanagements in der Geschäftskontinuität

Die Geschäftskontinuität ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Ihr Tagesgeschäft auch dann reibungslos verläuft, sollten unerwartete Ereignisse eintreten. Denn letztendlich sind Ihre Kunden davon abhängig. Der beste Weg, um Ihren Geschäftsbetrieb für den Fall der Fälle zu rüsten, ist ein Plan.

Wichtige Erfolgsfaktoren bei der Planung der Geschäftskontinuität

In einem Business Continuity-Plan wird dargelegt, wie potenzielle Bedrohungen zum einen verhindert, zum anderen auch behoben werden können, damit sie wie gewohnt arbeiten und weiterhin ihre Kunden bedienen können. Die Wirksamkeit dieses Plans zur Ermöglichung eines normalen Betriebs hängt von vier Hauptfaktoren ab: Menschen, Prozesse, Technologie und Infrastruktur.

Menschen

Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter mit ein:

• Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über den Business Continuity-Plan und ihre Rolle darin

• Schulen und trainieren Sie Ihre Mitarbeiter

• Befähigen Sie Ihre Mitarbeiter alternative Lösungen bei Geschäftsstörungen ausführen zu können

Prozesse

Wenn sich der Status Quo ändert, werden normale Prozesse häufig gestört, und andere Ansätze sind erforderlich, um Geschäftsvorgänge durchzuführen. Mit den aktuellen COVID-19-Richtlinien für die Unterbringung vor Ort arbeiten viele Mitarbeiter im Home-Office. Haben Sie Prozesse eingerichtet, um dies zu erleichtern, einschließlich der Art und Weise, wie Sie auf benötigte Systeme zugreifen können?

Technologie

Sind Ihre Systeme und Richtlinien flexibel genug, um den Fernzugriff und die Remotefunktion zu unterstützen? Und haben Sie die Sicherheitsmaßnahmen getroffen, um Kundeninformationen zu schützen, wenn Mitarbeiter remote, also aus der Ferne darauf zugreifen? Ihre Technologie, Softwareanwendungen und unterstützenden Richtlinien müssen anpassbar sein. Elektronische Signaturen können dabei helfen, Verträge und Dokumente sicher und effizient zu verwalten, unabhängig vom Standort Ihrer Mitarbeiter.

Infrastruktur

Ungeplante Ereignisse können die Produktionslogistik und die Lieferketten stören. Es ist wichtig, für den Ernstfall gewappnet zu sein. Wie können Sie darauf reagieren, wie groß ist Ihr Handlungsspielraum, was sind mögliche Alternativen? Lauter wichtige Fragen, um den Betrieb auch in Extremsituationen am Laufen zu halten.

Die Rolle des Vertragsmanagements bei der Geschäftskontinuität

Vereinbarungen stehen im Mittelpunkt jeder Geschäftsbeziehung und definieren, wie Organisationen zusammenarbeiten. Sie halten den Umsatz konstant und die Lieferketten in Bewegung und tragen so zur Risikominderung bei. Bei Notfällen oder anderen unerwarteten Ereignissen, die den normalen Geschäftsfluss stören, ist es wichtig, dass Unternehmen und andere Organisationen die Verpflichtungen verstehen, die sie gegenüber Kunden eingegangen sind und ihre Geschäftspartner ihnen gegenüber eingegangen sind. Effizientes Vertragsmanagement spielt eine entscheidende Rolle bei der Aufrechterhaltung der Geschäftskontinuität.

Vertragsverwaltungssoftware fällt unter die Technologiekomponente Ihres Business Continuity-Plans, spielt jedoch auch eine wichtige Rolle bei der Minimierung von Produktions- und Lieferkettenstörungen, indem sichergestellt wird, dass Ihre Teams einfachen Zugriff auf die Verträge haben, die diese Aspekte Ihres Geschäfts unterstreichen.

Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, muss ein robustes CLM-System Remotezugriff, ein zentrales Repository, nachverfolgbare Workflows, Systemintegration, Suche und Berichterstellung sowie die Fähigkeit zur Bewertung von Risiken und Verpflichtungen umfassen.

Fernzugriff

Eine wichtige Annahme in den meisten Business Continuity-Plänen ist, dass Mitarbeiter möglicherweise remote oder von verschiedenen Standorten aus arbeiten müssen. Der Systemzugriff muss jederzeit und überall hoch sicher sein. Tatsächlich ist der Fernzugriff der Dreh- und Angelpunkt für den Gesamterfolg Ihres Business Continuity-Plans, da alles andere davon abhängt, dass Ihre Mitarbeiter Zugriff auf alles haben, was sie benötigen, um neue Geschäfte zu tätigen und bestehende Kunden weiter zu betreuen. Funktionen wie eSignatur ermöglichen es Ihren Mitarbeitern, Verträge und wichtige Dokumente von überall aus sicher zu unterzeichnen und zu verwalten.

Zentrales Repository

Ein zentrales, organisiertes und durchsuchbares Repository ist ebenso wichtig, damit Sie den gewünschten Vertrag auch leicht wieder finden können. Unabhängig davon, ob Sie die Service Level Agreements eines Anbieters bestätigen müssen, sich gerade im Abschluss eines Geschäfts befinden oder Ihr Kunde nach einem Vertrag fragt, ist ein sofortiger Zugriff von grundlegender Bedeutung, um Ihren Kunden zu helfen, die Lieferketten am Laufen zu halten und Risiken zu verstehen.

Automatisierte Workflows

Im Workflow dreht sich alles um Orchestrierung und die Automatisierung von Aufgaben, um sicherzustellen, dass die richtige Person zur richtigen Zeit die richtige Arbeit erhält. Dies ist umso wichtiger, wenn alle Beteiligten an verschiedenen Standorten arbeiten oder im Notfall eine wichtige Ansprechperson nicht erreichbar ist oder sogar ausfällt.

Manuelle Workflows sind schwierig zu verwalten, und es ist leicht, einen Schritt zu verpassen oder ihr Vertrag geht im Posteingang des abwesenden Empfängers verloren. Ein System, das automatisch nachverfolgt, was wann passieren soll, erleichtert die Suche nach einem alternativen Plan.

System Integration

Verträge kommen nicht isoliert zustande. Häufig stammen die Daten, die in Verträge eingehen, aus anderen Systemen, z. B. Salesforce oder internen Unternehmenssystemen. Ohne Systemintegration ist das Einbeziehen von Informationen wie Verkaufspreise und Zahlungsbedingungen oder das Aktualisieren eines nachgeschalteten Systems zur Bereitstellung eines Dienstes oder zum Senden einer Rechnung nach einem Verkauf – all dies sind manuelle Prozesse, die eine Menge Zeit in Anspruch nehmen und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern drastisch erhöhen.

Suche und Berichterstellung

Ein zentrales Repository ist ohne die Möglichkeit, den gewünschten Vertrag schnell zu suchen und zu finden, nicht sehr nützlich. Gerade in Krisenzeiten sind ein schneller Zugang zu Verträgen unerlässlich. Ein System mit Volltextsuche, intelligentem Tagging und KI-Funktionen macht dies möglich.

Risiko- und Verpflichtungsbewertung

Gerade in einer unerwarteten Situation ist es wichtig zu verstehen, wo mögliche Gefahren lauern und welche Verpflichtungen aufrecht erhalten werden müssen. Möglicherweise gibt es Klauseln wie Vereinbarungen über höhere Gewalt oder Vereinbarungen zum Servicelevel und Strafen, die das Risikoprofil Ihres Unternehmens ändern und somit wertvolle Informationen für wichtige Geschäftsentscheidungen liefern. Die Möglichkeit, diese Informationen anzuzeigen und schnell die Verträge zu finden, die durch das ungeplante Ereignis gestört werden könnten, kann dazu beitragen, Ihr Risiko erheblich zu reduzieren. Moderne Vertragsverwaltungssysteme bieten Funktionen zur Risikoanalyse und Vertragsoptimierung, die für Rechtsabteilungen besonders wertvoll sind.

Erfahren Sie mehr!Weitere Informationen zu CLM finden Sie unter:

Gartner 2020 CLM Magic Quadrant reportDocusign 2019 State of Contract Management research report