Agreement Desk: Datenaufnahme, Prüfung und Abschluss von Vereinbarungen beschleunigen

Das Erstellen neuer Geschäftsverträge kann mühsam und zeitaufwändig sein. Zuständige Mitarbeiter erhalten unzählige E-Mail-Anfragen und verlieren leicht den Überblick über die neuesten Versionen, den aktuellen Status und Aktualisierungen. Folglich verlangsamt sich der Vertragsabwicklungsprozess. Abschlüsse verzögern sich, was letztendlich für alle Beteiligten frustrierend sein kann.

Das durch ein unkoordiniertes Vertragsmanagement entstehende Chaos hat einen realen und spürbaren Preis, sowohl finanziell als auch zeitlich. Laut der National Contract Management Association benötigen B2B-Organisationen im Durchschnitt vier bis sechs Wochen, um neue Verträge zu erstellen. Und der Standardvertrag durchläuft mehr als drei Revisionen, wobei die durchschnittlichen Kosten bei 1.700 USD liegen. 

Manuelle Vertragsprozesse verlangsamen alles, von der Einarbeitung neuer Anbieter über den Start strategischer Projekte bis hin zum Abschluss von Vertriebsabschlüssen, was letztlich die Umsatzrealisierung verzögert. 

Deshalb möchten wir Ihnen Docusign Agreement Desk vorstellen. Die kollaborative Plattform, optimiert die Erfassung, Prüfung und den Abschluss von Verträgen. So können Beschaffungs-, Rechts- und Vertriebsabteilungen Aufgaben schneller erledigen. 

So hilft Agreement Desk dabei, Verträge von der Anfrage bis zur Signatur schneller abzuschließen. 

Vereinfachte Einreichung von Vertragsanfragen

Selbst wenn ein formeller Vertragsprozess existiert, führt die mangelnde Sichtbarkeit über den Status von Anfragen häufig dazu, dass inoffizielle Kanäle genutzt werden, was zu weiteren Verlusten von Transparenz und Skalierbarkeit führt. 

Agreement Desk optimiert den Aufnahmeprozess und ermöglicht unkomplizierte Vertragsanfragen per E-Mail. Diese E-Mail wird zu einer verfolgbaren Aufgabe auf dem Agreement Desk-Dashboard, und ein KI-Vertragsagent führt durch die nächsten Schritte. Der Agent analysiert die Anfrage und schlägt dann das am besten zu verwendende Formular vor. Er befüllt es sogar vorab mit Daten. Kein frustrierendes Hin-und-Her per E-Mail mehr, um die relevanten Informationen zu sammeln. 

Mit Agreement Desk müssen Sie nicht mehr Details verfolgen – alle Aktivitäten werden im Aktivitätsfeed protokolliert. Wichtige Beteiligte haben einfachen Zugriff auf den Status eines Vertrags, die Verantwortlichen und andere wichtige Informationen. Das bedeutet, dass sie weniger Zeit mit Statusaktualisierungen verbringen und mehr Zeit darauf verwenden können, einen Vertrag zum Abschluss zu bringen.

Optimierte und zentralisierte Zusammenarbeit

Die Verfolgung von Änderungen über mehrere Beteiligte und Überprüfungszyklen hinweg ist schwierig und kann zu Verzögerungen führen. Stellen Sie sich vor, wie viel effizienter der Vereinbarungsprozess wäre, wenn alle Parteien und Beteiligten einen Vertrag an ein und demselben Ort überarbeiten, kommentieren und ändern könnten. Agreement Desk ermöglicht dies durch zentralisierte Überarbeitunsfunktionen, Versionskontrolle und andere Tools zum kollaborativen Arbeiten. 

Schließen Sie Vertragsprozesse von Anfang bis Ende kollaborativ ab und verwalten Sie alle Angaben an einem zentralen Ort. Im Laufe des Prozesses können die Beteiligten Details hinzufügen und anzeigen. Alle Beteiligten bleiben über Status, Eigentümer, Dokumente, Genehmigungen und Nachrichten auf dem Laufenden.

Mit KI und Automatisierung Prozesse beschleunigen

Es gibt zahlreiche Gründe, warum Geschäfte ins Stocken geraten. Die Folgen für Umsatz und Beziehungen können erheblich sein. Verzögerungen bei Vertragsabschlüssen führten dazu, dass 21 % des Umsatzes auf den nächsten Berichtszeitraum verschoben wurden. 48 % der Unternehmen gaben an, dass sich ihre Kundenbeziehungen aufgrund von Vertragsverzögerungen erheblich verschlechtert haben. Das ist schwer zu akzeptieren. Umso wichtiger ist es also, Vertragsprozesse effizient und ohne Engpässe weiterzuführen.

Ein weiterer Grund, warum Agreement Desk eine großartige Ergänzung für die tägliche Vertragsbearbeitung ist: Es nutzt KI und Automatisierung, um Aufgaben zu beschleunigen und den manuellen Aufwand im gesamten Vertragsmanagementprozess zu verringern.

Zum Beispiel automatisiert AI-Assisted Review die Vertragsprüfung, indem Verträge mithilfe von KI mit dem vorab genehmigten Playbook einer Organisation verglichen werden. Anschließend werden die Vertragsbedingungen mit Redlining auf Compliance überprüft. Und mit Maestro lassen sich automatisierte Workflows ganz einfach erstellen und implementieren. So werden die Vertragsprozesse beschleunigt – ganz ohne neuen Code. 

Sichtbarkeit verbessern

Eine zeitnahe Aktualisierung des Status eines Vertrags erweist sich als schwierig: Das ist praktisch eine unvermeidliche Realität im Vertragsmanagement. Doch Agreement Desk verschafft allen Beteiligten – insbesondere den wichtigsten Stakeholdern – einen vollständigen Überblick über den Fortschritt laufender Verträge. 

Mit wenigen Klicks werden alle wichtigen Informationen angezeigt, wie Statusupdates, Fälligkeitstermine und die neuesten Revisionen. Die Dashboards und Berichtsfunktionen von Agreement Desk bieten Ihnen einen Gesamtüberblick über Ihre Verträge sowie eine detaillierte Ansicht einzelner Details und Statusinformationen.

Agreement Desk: Die Zukunft von Vereinbarungen ist hier

Mit Agreement Desk erhalten Teams die Struktur und Transparenz, die sie benötigen, um effizienter zu arbeiten und Verträge schneller als je zuvor zur Signatur vorzubereiten. 

Agreement Desk ist jetzt für US-amerikanische Docusign IAM-Kunden in ausgewählten Plänen verfügbar. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihr Kontoteam.