Golfleet conclui 85% de seus contratos em uma hora com Docusign

Preservar vidas, reduzir riscos, otimizar recursos e profissionalizar a gestão de frotas leves. Essa é a missão da Golfleet, empresa de tecnologia especializada em soluções inteligentes de controle - como telemetria, videotelemetria, rastreamento e localização. 

Com mais de 15 anos de mercado, 1200 clientes, 60 mil veículos cadastrados e pontos de instalação em todo o país, em 2018, foi também uma das pioneiras de um movimento que, dois anos depois, diversas companhias aderiram: investir na melhoria de processos através da digitalização de contratos.

O desafio: eliminar os carimbos e ganhar mais tempo

Ao chegar à empresa, em 2017, a coordenadora do departamento jurídico e líder do BackOffice - Aline Zamarian Ducci Frassato - logo enxergou a necessidade de mudar a forma como conduziam os fluxos contratuais. A companhia tomou um ritmo de crescimento acelerado, e em igual proporção aumentava o volume de documentos que passavam pelo jurídico, especialmente os contratos de vendas. 

Antes essa tramitação era completamente analógica. O departamento de vendas negociava o contrato com o cliente, encaminhava para o departamento administrativo de vendas gerar o pedido de compras, depois o enviava para ajustes e validações do departamento jurídico. Em seguida o contrato era encaminhado por correios para a assinatura do cliente e retornava à sede para ser finalizado e armazenado em arquivo físico. No cenário mais otimista, o processo demorava sete dias úteis. 

“Eu me lembro que tinha até uma caixa com os carimbos. Eu precisava revisar esses contratos, carimbar e distribuir para a assinatura dos responsáveis. Geralmente fazia essa tarefa no final do dia e gastava um tempo precioso. Não fazia sentido ter aquele fluxo, sendo uma empresa com inovação no DNA”, explica a advogada. Ganhar agilidade, reduzir a burocracia e dedicar mais tempo a tarefas estratégicas para o negócio eram os principais objetivos da Golfleet.

Pioneirismo no mercado com a assinatura eletrônica

Assim, decidiram digitalizar o processo contratual com o uso da assinatura eletrônica. No final de 2017, a advogada iniciou a busca pela solução digital com diferentes players no mercado. Após análise, a Docusign foi selecionada para o projeto.

O Docusign eSignature foi escolhido por diferentes características, entre elas, a segurança da plataforma e possibilidade de envio de documentos em envelopes. “Fiz uma lista dos atributos que precisava e a Docusign preencheu todos os requisitos”, afirma a advogada, que reforçou que a validação internacional foi um fator decisivo também, por possuírem stakeholders em outros países.

Na época em que implementaram, no início de 2018, eram praticamente pioneiros no uso da solução - a tecnologia não era tão difundida no mercado como é hoje em dia. "Ninguém se opunha a assinar de forma eletrônica, mas também ninguém trabalhava com esse tipo de solução. Diversos clientes entraram em contato comigo para entender como eu tinha conduzido essa transformação, para também a realizarem nas suas empresas", comenta Aline.  

A responsável jurídica ainda acrescenta que, devido à digitalização, não sofreram um momento disruptivo durante o período pandêmico. "Nós conseguimos colocar todos os colaboradores em home office e não paramos as nossas operações. E com o retorno ao trabalho presencial, por adotar o modelo híbrido, precisávamos ajustar o espaço e fazer uma mudança. O setor jurídico não teve nenhum material físico para realocação na mudança, pois todos os arquivos estão salvos na nuvem faz anos”, diz.

Mais agilidade, mais sustentabilidade

Hoje, 85% dos documentos da Golfleet são fechados em 1 hora. Além do departamento jurídico, a assinatura eletrônica é utilizada nas áreas Backoffice, Financeiro, Recursos Humanos e no Instituto Parar – empresa coligada da companhia responsável por treinar gestores de frotas por meio de atividades, eventos, cursos e revistas.

A solução também já trouxe uma economia de aproximadamente 1 milhão de folhas de papel – o que representa a preservação de 126 árvores, mais de 425 mil litros de água, além de evitar a geração de cerca de 2.8 toneladas de resíduos sólidos e emissão de 42.8 toneladas de CO2. “É muito fácil assinar contratos hoje em dia. A solução é simples e intuitiva. Nosso projeto agora é ampliar o escopo, integrando sistemas”, conclui.