Bodytech investe na transformação digital para aliar modernidade e economia no mercado fitness

Uma pequena e promissora rede de academias em expansão, às vésperas de abrir a quarta unidade. Assim era a Bodytech no final de 2003, quando o atual diretor de Marketing e Tecnologia, Bruno Franco, chegou como professor à companhia – que dois anos depois daria início ao grupo que, hoje, reúne mais de 100 espaços e é uma referência no mercado fitness.

À medida em que a empresa foi crescendo – especialmente depois de 2005, com a entrada do atual sócio controlador –, a Bodytech ganhou novos departamentos e aprimorou as estruturas existentes. Em 2009, já com uma área mais madura, a companhia percebeu que os sistemas disponíveis para o mercado fitness não seriam suficientes para atender às demandas necessárias e alcançar o estado tecnológico que gostariam, como previa o plano de expansão. A opção foi investir na contratação de uma fábrica de software para desenvolver sistemas proprietários.

Além de investir em uma nova arquitetura de sistemas e olhar ainda mais para recursos dedicados à segurança da informação, havia um grande desejo de encontrar uma solução para impulsionar o movimento paperless. A meta era eliminar o uso de banners, cartazes, documentos e contratos impressos nas academias. “Tínhamos a ambição de modernizar tudo o que havíamos construído até então ”, comenta o diretor.

Arquivos e papeladas nas academias e no escritório

Até 2019, a papelada era um desafio para a Bodytech, mesmo sem considerar o fluxo dos processos operacionais da empresa. Diariamente, só na recepção de cada uma das mais de 100 unidades, usava-se entre 7 e 10 formulários impressos por cliente - incluindo documentos de contratação dos serviços, questionário de prontidão para atividades físicas, contrato do personal trainer, declaração para trancar, alterar ou cancelar o plano, e etc. 

A quantidade de papel era elevada e tinha de ser armazenada em arquivos físicos das próprias academias por pelo menos 5 anos. “Quando um cliente contestava algo, por exemplo, era uma loucura. Regularmente, os contratos têm de ser atualizados e, às vezes, associados antigos estavam com registros defasados, o que exigia procurar a versão específica e avaliar o documento assinado”. Franco diz que outra dificuldade era localizar contratos mais antigos – que são transferidos da unidade após alguns anos. “A gestão do contrato era trabalhosa e manual, o risco de perder um documento impresso era significativo e o manejo da papelada no dia a dia era cansativo”, lembra.

Em busca de um parceiro

A missão de encontrar uma ferramenta que libertasse as academias da onerosa tarefa de armazenar e gerenciar o grande volume de contratos impressos estava longe de ser uma simples busca pela redução de custos. Afinal, a ideia principal era alcançar um ganho de valor intangível: levar praticidade e tecnologia de ponta aos clientes, estendendo o lado “tech” da Bodytech – já conferido em equipamentos e instalações – ao fluxo de documentos.

Na época, a companhia se modernizava de diversas formas, por exemplo estruturando a área de desenvolvimento de sistemas, provendo soluções para priorizar e atender aos clientes em plataformas móveis e estudando recursos para implementar o autosserviço, entre outros. “Tínhamos apenas três certezas sobre os ganhos que poderíamos obter com a transformação digital: teríamos mais facilidades operacionais, o cliente teria maior percepção da modernidade do grupo e nossos processos seriam otimizados".

Os cálculos da viabilidade econômica da assinatura eletrônica surpreenderam. E, considerando as despesas com papel, toner, locação e manutenção de impressoras, havia a possibilidade da companhia reduzir de 10% a 20% os custos. "Ainda que não tivéssemos tido uma redução nos gastos, a assinatura eletrônica foi um ganho intangível para o negócio", comenta o executivo. 

Assim, a Bodytech percebeu que poderia aliar economia e produtividade operacional à concretização de uma oferta tecnológica de maior valor agregado ao cliente. E, após avaliar soluções de algumas empresas, a escolha foi pelo Docusign eSignature. “Sempre buscamos parceiros confiáveis e bastante consolidados no mercado. A assinatura eletrônica da Docusign demonstrou ter mais maturidade tecnológica, levando uma melhor experiência aos clientes.”

Implementação e ganhos iniciais

A ideia era implementar a solução em junho de 2020. Mas o projeto foi adiado pela pandemia da covid-19 e, em junho de 2021, o Docusign eSignature começou a rodar nas academias da Bodytech Company. “Em apenas um ano, a produtividade de nossa operação melhorou, trouxemos novos atributos tecnológicos para reforçar a modernidade da marca e ampliamos nosso compromisso com a preservação do meio ambiente”, celebra Franco. "Os clientes também aprovaram a inovação. Agora conseguem conferir e assinar os contratos com tranquilidade nos tablets das unidades".   

O executivo conta que, apenas entre novembro de 2021 e novembro de 2022, o uso da ferramenta já ajudou a economizar aproximadamente 4,1 milhões de folhas de papel – o que representa a preservação de mais de 1,6 milhões de litros de água e 496 árvores, além de evitar a geração de 11 toneladas de resíduos sólidos e emissão de 168 toneladas de CO2.  

Atualmente, além de oferecer a assinatura de contratos via plataforma da Docusign nas mais de 100 unidades físicas, a Bodytech disponibiliza a tecnologia no e-commerce. Agora o maior foco é expandir a utilização da assinatura eletrônica no backoffice em diferentes departamentos, como por exemplo em contratos de trabalho, pedidos de férias e demais documentos da área de Recursos Humanos. “Temos tido muito apoio do time de Customer Success da Docusign, inclusive para nos ajudar a enxergar novas oportunidades de uso da ferramenta. E, quando surgem dúvidas sobre algum detalhe da implementação, a empresa tem nos oferecido o suporte necessário a cada uma das áreas. A aceitação tem sido muito positiva. ”