De ultieme gids voor elektronische handtekeningen

Voorheen was het op papier ondertekenen en per post verzenden van overeenkomsten een behoorlijk obstakel dat het contractmanagementproces dagenlang kon vertragen. Die tijd is voorbij. Nu heb je binnen een paar seconden een rechtsgeldige handtekening die je via je computer of mobiele apparaat altijd en overal kunt zetten. Ondernemingen profiteren met elektronische handtekeningen, oftewel e-handtekeningen, niet alleen van gestroomlijnde administratieve processen, maar ook van een elegantere manier om risico's te beperken, middelen te besparen en een betere klantervaring te bieden. In deze gids vind je alles wat je moet weten over elektronische handtekeningen – van hoe ze in elkaar zitten tot het evalueren van de juridische en procedurele voordelen. 

Lees ook onze blog: De ultieme gids voor e-handtekeningen en NDA's

Wat zijn de voordelen van elektronische handtekeningen? 

Naarmate het bedrijfsleven overstapt naar een papierloze, digitale omgeving, worden elektronische handtekeningen met de seconde belangrijker. Maar zijn dit soort handtekeningen wel echt een rechtsgeldige vervanging voor traditionele handtekeningen? In één woord: ja. Elektronische handtekeningen worden niet alleen algemeen erkend als rechtsgeldig, maar bieden ook verschillende belangrijke voordelen waarmee je de operationele efficiëntie van je onderneming in een mum van tijd kunt verbeteren. Met elektronische handtekeningen profiteer je meteen van de volgende voordelen:

• Meer flexibiliteit: of je nu op een smartphone of persoonlijke computer werkt, met elektronische handtekeningen kun je onderweg moeiteloos zakendoen. 
• Operationele efficiëntie: stroomlijn het uitvoeren van contracten en verhoog de productiviteit van medewerkers door je workflows voor documenten te automatiseren. 
• Minder risico's: voorkom menselijke fouten en bevestig de identiteit van de ondertekenaars met geavanceerde digitale verificatiemethoden. 
• Lagere operationele kosten: breng je papierafhankelijke processen naar de cloud en bespaar op geld en fysieke benodigdheden (papier, postzegels enz.) en verspil geen tijd en middelen meer aan eentonige administratieve taken.
• Betere gebruikservaring: bouw een hechtere relatie met je klanten op door ze een gemakkelijke en gebruiksvriendelijke documentbeheerervaring te bieden. 

Hoe werkt een elektronische handtekening? 

Elektronische handtekeningen zijn van nature zo eenvoudig dat ze vaak worden weggezet als niets meer dan een 21e-eeuwse vervanging van handtekeningen op papier. Maar elektronische handtekeningen zijn veel geavanceerder dan je misschien zou denken. 

Elektronische handtekeningen zijn een volledige SaaS-oplossing die handtekeningen en gegevens over de ondertekenaar gedurende elke stap van de contractlevenscyclus verifieert, traceert en opslaat. Net zoals handgeschreven handtekeningen zijn e-handtekeningen uniek voor elke ondertekenaar. Maar met handtekeningen op papier kun je de geldigheid alleen bevestigen als iemand getuige was of op basis van het handschrift, terwijl e-handtekeningen veel meer mogelijkheden op het gebied van verificatie bieden. 

Elke elektronische handtekening heeft een unieke Public Key Infrastructure (PKI) die wordt weergegeven als een unieke reeks gecodeerde cijfers, waarvan één openbaar is en de ander privé. De versleutelde gegevens bevatten de datum en tijd van de ondertekening evenals informatie over het IP-adres van de ondertekenaar. Klik hier voor meer informatie over hoe elektronische handtekeningen werken en om een e-handtekening in actie te zien.

Zijn elektronische handtekeningen wel rechtsgeldig?

Op 1 juli 2016 is de verordening (EU) 910/2014, ook wel bekend als de eIDAS-verordening, in werking getreden. De eIDAS-verordening heeft daarmee de Richtlijn elektronische handtekeningen (1999/93/EG) vervangen.

Met deze verordening is bepaald dat elektronische documenten die tussen twee Europese landen worden verzonden, veilig zijn, aan de wetgeving voldoen en altijd worden gereguleerd. eIDAS bleek een openbaring voor het bedrijfsleven in Europa en maakte een veilige, grensoverschrijdende interactie tussen mensen, bedrijven en overheidsinstanties mogelijk. Sinds de inwerkingtreding van eIDAS zijn openbare en besloten online diensten exponentieel gebruiksvriendelijker en effectiever geworden.

Welke wetten gelden is afhankelijk van waar je je bevindt. Klik hier om een beter beeld te krijgen van de verschillende juridische eisen. De wetgeving omtrent de wettelijke rechtsgeldigheid van elektronische handtekeningen is voor elk land anders. Als je internationaal zakendoet, controleer dan eerst hoe elektronische handtekeningen over de hele wereld werken.

Wie gebruikt elektronische handtekeningen? 

Nu steeds meer mensen thuiswerken, is documenten ondertekenen op afstand meer dan alleen een tijdbesparing; het is een noodzaak. Gelukkig kunnen de meeste ondernemingen profiteren van e-handtekeningen en een geautomatiseerde contractlevenscyclus. Onder andere voor deze documenten/sectoren/activiteiten zijn elektronische handtekeningen onmisbaar geworden: 

• vastgoedovereenkomsten
• salescontracten
• onboarding van HR/medewerkers
• overheidsdiensten/-toepassingen
• financiële dienstverlening
• gezondheidszorg
• licenties voor intellectueel eigendom
• geheimhoudingsverklaringen
• leeftijdscontrole

De eerste stap naar efficiënt contractmanagement

Met elektronische handtekeningen kunnen ondernemingen gemakkelijk geld besparen, risico's vermijden en de productiviteit verhogen. Zo versnellen ze de groei van hun onderneming en komen inkomsten sneller in de boeken.