Digitaal en elektronisch ondertekenen

Als je op zoek bent naar een goede manier om je documenten elektronisch te ondertekenen, kan het je misschien gaan duizelen van alle termen die je tegenkomt. Wat is digitaal ondertekenen precies en wat is een geavanceerde elektronische handtekening eigenlijk? In dit artikel geven we het antwoord op deze en andere vragen.

Wat is digitaal ondertekenen?

Kort samengevat: je zet via de computer of je mobiele apparaat een handtekening op een contract. Vroeger deed je dat op papier, al dan niet met een kroontjespen. Nu zijn een pdf, een muis (of touchscreen) en de juiste software voldoende. Er zijn verschillende (gratis) oplossingen hiervoor. Je uploadt gewoon je handtekening en het bestand is ondertekend. Niet langer hoeven te printen en scannen bespaart niet alleen veel tijd, maar het papierloze kantoor komt zo bovendien een stuk dichterbij.

Is er een verschil tussen digitaal en elektronisch ondertekenen?

Dat is er zeker, hoewel beide termen in de praktijk nogal door elkaar gebruikt worden. Ter verduidelijking: digitaal ondertekenen is een bepaalde vorm van elektronisch ondertekenen. Digitaal ondertekenen wil zeggen dat je een document voorziet van een scan of foto van – idealiter althans – jouw eigen handtekening.

Hoe zit dat met de veiligheid en rechtsgeldigheid?

Tenzij daaraan een identificatiemethode is gekoppeld, is digitaal ondertekenen niet de veiligste methode. Je kunt namelijk ook andermans handtekening naar het document slepen. Voor simpele overeenkomsten is digitaal ondertekenen voldoende, maar dat geldt niet voor ingewikkeldere contracten.

Maar ik heb wél ingewikkelde contracten – wat nu?

Geen zorgen. Er zijn verschillende vormen van elektronisch ondertekenen die veiliger zijn dan digitaal ondertekenen. Voor de geavanceerde elektronische handtekening is een tweestapsauthenticatie nodig (ook wel two factor authentication of 2FA). Wanneer de handtekening dan is gezet, wordt ook een timestamp aan het document toegevoegd. Je ziet dan wie wanneer het document hebben ondertekend.

Kan het nog veiliger dan de geavanceerde elektronische handtekening?

De allerveiligste manier is de gekwalificeerde elektronische handtekening. Die is voorzien van een digitaal certificaat. Authenticatie gaat op basis van bijvoorbeeld je identiteitskaart of paspoort, die je dan voor je camera houdt. Pas zodra je identiteit gecontroleerd en bevestigd is, kun je het document elektronisch ondertekenen. Door deze gang van zaken zijn gekwalificeerde elektronische handtekeningen altijd rechtsgeldig; net zo rechtsgeldig als de zogeheten ‘natte-inkt-handtekeningen’. Deze vorm is daardoor perfect voor overeenkomsten als notariële aktes. Ter vergelijking: een scan van een ondertekend document daarentegen is meestal niet rechtsgeldig. Kies daarom het zekere voor het onzekere; zeker wanneer het vertrouwelijke informatie betreft, zoals in NDA’s. Wil je meer details over de juridische kant van elektronisch ondertekenen? Dan vind je hier meer.

Hoe zet ik zo’n elektronische handtekening?

Er zijn verschillende softwarepakketten en clouddiensten voor het elektronisch en digitaal ondertekenen van documenten. Let wel: niet elk pakket voorziet in de mogelijkheid tot geavanceerd of gekwalificeerd elektronisch ondertekenen. Die mogelijkheden biedt Docusign echter wél. We zijn marktleider op gebied van elektronische handtekeningen. Met onze clouddienst kun je je documenten altijd en overal ondertekenen, op welk apparaat dan ook. Dat is ideaal voor wanneer jij – of je klant – veel onderweg bent en je niet wil dat je contractafwikkeling daaronder lijdt. Sowieso zorgt deze oplossing voor optimaal contractbeheer, dankzij snelle, efficiënte en veilige manier van documenten ondertekenen. Je uploadt je pdf, ondertekent die, stuurt een link naar de klant en die zet met een druk op zijn muis/touchscreen zijn elektronische handtekening. Meer weten? Hier vind je een korte uitleg over hoe je pdf’s elektronisch ondertekent.