Bijna alles wat je moet weten over een overstap naar papierloos werken

Ben je benieuwd hoe je jouw organisatie papierloos kunt maken? Het is in elk geval een overstap die geweldige voordelen kan opleveren voor je bedrijf. Wie minder papier gebruikt kan geld en materialen besparen, de transparantie in de bedrijfsvoering verbeteren en het milieu een handje helpen in een tijd waarin ontbossing volop in het nieuws is. 

Waarom gebruiken bedrijven eigenlijk nog papier?

Volgens Quocirca.com, een marktanalist voor de printsector en grote techbedrijven, blijven veel bedrijven voorlopig in enige mate nog afhankelijk van papier. Uit het onderzoek 'Global Print 2025' van Quocirca blijkt dat 65 procent van alle besluitvormers in de IT denkt dat het binnen hun dagelijkse bedrijfsvoering over zes jaar nog altijd nodig zal zijn om documenten af te drukken. Er zijn meerdere redenen waarom bedrijven nog steeds papier gebruiken. Vooral in de wereld van financiën, verzekeringen, hypotheken en de gezondheidszorg gebeurt dit nog veel. Papier wordt daar vaak gebruikt in zakelijke workflows voor de onboarding van nieuwe klanten en medewerkers, de facturering of het afdrukken en archiveren van documenten. Het is echter mogelijk om bestaande werkwijzen onder de loep te nemen en met een goede planning te zorgen dat je organisatie in de toekomst minder papier nodig heeft. Organisaties moeten openstaan voor verandering en nieuwe werkwijzen om hun papiergebruik te beperken.

De zakelijke voordelen van papierloos werken

Hoewel niet elk bedrijf onmiddellijk wil of kan stoppen met het gebruik van papier, is het wel duidelijk dat het verminderen van je papierafval direct zakelijke voordelen oplevert.

• In een papierloze omgeving kunnen mensen sneller werken. Zo zorgde Santander dat nieuwe klanten in 83% minder tijd een nieuwe rekening konden openen door minder te vertrouwen op handmatige, papierafhankelijke processen en formulieren. En Salesforce verkortte de benodigde tijd om baanaanbiedingen af te handelen tot gemiddeld slechts één dag.

• Organisaties kunnen de diverse zakelijke workflows binnen hun bedrijf beter beheren. Een duidelijke audittrail voor overeenkomsten in de cloud is bijvoorbeeld gunstig voor de juridische afdeling én de productiviteit. Papierloos werken kan de transparantie bevorderen en goede zakelijke inzichten opleveren. Met Docusign eSignature kunnen betrokkenen bijvoorbeeld zien wie in het bezit is van een contract en of die persoon het al heeft ondertekend.

• Met een volledig digitale werkwijze bespaar je tijd, omdat medewerkers niet allerlei administratieve klusjes hoeven te verrichten, zoals het afdrukken, scannen en bijhouden van documenten. Ze kunnen zich richten op taken die meer opleveren en verspillen minder tijd.

Los van de directe gevolgen voor je bedrijf kan een overstap naar papierloos werken ook indirecte voordelen opleveren, zoals een verbeterde klantervaring. In het State of Systems of Agreement Report 2021, dat Forrester Consulting opstelde in opdracht van Docusign, noemt 57% van de bedrijven een betere klantervaring als een van de voordelen van digitale afhandeling van overeenkomsten. En 54% van hen geeft aan dat deals sneller kunnen worden gesloten. Een papierloze werkwijze kan ook gunstig zijn voor de ESG-doelen (Environmental, Social & Corporate Governance) van je bedrijf en bijdragen aan je MVO-programma. 

Zo kunnen bedrijven de overstap maken

Hoe eenvoudig is het om papierloos te gaan werken? Technologie speelt een cruciale rol en kan het relatief eenvoudig maken om direct aan de slag te gaan. Met de volgende eenvoudige stappen ben je al snel op weg naar een papierloze werkwijze. Je doet er verstandig aan om een of twee gebieden te kiezen die je digitaal wilt transformeren. Hiervoor maak je dan een papierloze workflow die je daarna kunt uitrollen in de rest van je organisatie. 

• Zet vol in op de cloud – als documenten met Google Drive, DropBox of Microsoft OneDrive zijn opgeslagen in de cloud, kunnen gebruikers ze moeiteloos delen.

• Stap af van handtekeningen op papier – met software voor elektronische handtekeningen, zoals Docusign eSignature wordt het afdrukken, ondertekenen en vervolgens scannen of op de post doen van contracten en documenten overbodig.

• Maak digitale ontvangstbewijzen – verzend ontvangstbewijzen via een app of per e-mail en beperk zo je papierverbruik. Vooral bedrijven in de detailhandel zullen hier baat bij hebben.

• Digitaliseer al je workflows voor contracten en overeenkomsten. Stroomlijn je onboarding en andere processen waarbij overeenkomsten komen kijken door gebruik te maken van CLM-technologie.

Papierloos werken betekent duurzaam werken

Ontbossing neemt inmiddels ongekende proporties aan en uit een recent rapport blijkt dat het Braziliaanse regenwoud verdwijnt in het hoogste tempo sinds 2012. Papierloos werken kan duidelijk bijdragen aan het behoud van bossen en is beter voor het hele milieu. Docusign heeft honderden miljoenen mensen over de hele wereld geholpen meer dan 38 miljard vellen papier te besparen met milieuvriendelijke digitale processen waarvoor geen papier nodig is. 

Samenvatting: papierloos werken

Door papierloos te werken kunnen bedrijven profiteren van gestroomlijnde processen, kostenbesparingen en een betere beveiliging van essentiële documenten. Bovendien kunnen zij hiermee inspelen op de bredere ethische en morele verantwoordelijkheden die consumenten belangrijk vinden, zoals ontbossing. Hoewel het best uitdagend kan zijn om papierloos te gaan werken, zou elk vooruitstrevend bedrijf in het digitale tijdperk dit op zijn minst moeten overwegen. Stap vandaag nog over op papierloos werken en probeer Docusign eSignature gratis uit.