紙の不動産売買契約書に伴う無駄な時間をお客様から取り戻す

「全てはお客様の笑顔のために」を企業理念に2006年に設立されたイー・コネクション株式会社は、中古ワンルームマンションの投資、売買、および売買した物件の管理を行っています。顧客の「よりよい、より楽しい人生をポジティブに生きたい」という思いを実現させるべく、ビジネスを推進しています。

複雑で膨大な紙の書類と印鑑から解放

同社 代表取締役の田中準二氏は、「弊社の強みは、自分達自身も不動産投資をしている目線から、どのような中古ワンルームに投資するのがベストなのか、アドバイスできることだと思います。ところが、はじめて不動産投資を行う際、書類の多さにびっくりするお客様も多くいらっしゃいます。この契約書の煩雑さが、お客様に大きなご不便をかけています。我々はお客様を喜ばせることが仕事なのに、契約の瞬間、ひょっとしたらお客様を幸せにしていないのではないか、と感じることがありました」と話します。

田中氏は続けます。「また、日本にいらっしゃらないお客様との取引の場合、なんで印鑑を使わなければならないのか？と日本の商習慣の理解に難しさを感じる方も多くいらっしゃいます。そこで不動産の売買契約を電子化できないかと考え、電子署名の導入を検討しました」。

「契約をする際はお客様と対面で会いますが、何時に何処、となるとお互いの時間を消費します。そもそも、会う約束をする、その準備をする、その場所まで移動する、という部分でも結構な時間を使います。契約をデジタルにすれば直接会う必要もないので、この時間を別のことに使うことができます。さらに、弊社としてもここにかかるコストは見逃せません。これらの無駄を減らすことができるんじゃないかな？お客様をもっと幸せにできるのではないかな？と強く感じていました」。

ドキュサインなら取引先の金融機関にも対応

電子署名の導入にあたり、同社ではいくつかの電子署名ツールを比較検討し、最終的にドキュサインが提供する電子署名ソリューション「Docusign eSignature」を選びました。

その理由として、「1つは米国をはじめとするグローバルでの実績です。特に米国の不動産売買取引の殆どはドキュサインで契約されているので、信頼性が高いです。そして2つ目に、弊社の取引先の金融機関からドキュサインの合意・契約システムだったら対応できる、と Go サインをいただいたことです。この2つの理由から Docusign eSignature に決めました」と、田中氏は語ります。

印鑑や手書きの署名では、印影や筆跡鑑定で署名者や契約などの真正を確認しますが、電子署名ではそれが監査証跡になります。つまりシステムが正確に、いつ、だれが、署名したかを記録している必要があります。また、ユーザーの契約書もセキュアな環境で保管しなければならないので、システムの総合的な信頼性が極めて重要となります。

ドキュサインは2003年に創業し、電子署名サービスのパイオニアとして、世界で一番利用されている電子署名サービスを提供しています。世界中の厳格なセキュリティ基準を満たし、データセンターも銀行レベルのセキュリティと通信会社レベルの可用性を誇り、その安全性は世界中の企業に認められています。

デジタルに慣れていないお客様には丁寧に説明

同社の業務管理部は、営業部門がまとめた案件に対して契約書をつくり、お客様と会って契約をし、金融機関のローンの手続きなどを行っています。言い換えると、お客様の満足度の高さは同部署の対応次第です。そして同部課長の福島武春氏も田中氏同様に「お客様に喜んでいただくという視点を考えると、紙の契約で果たして良いのか？」と考えていたと話します。

福島氏は続けます。「日本の不動産の価値が高まるなかで、契約行為の変革が必要だと思っていました。不動産のようにアナログな業界で、宅建業法の法令に則りながらペーパーレス化を進めることは、お客様の負担にはならないでしょう。それどころか喜んでいただけます。会社にとってもコストの削減になるので、アナログを抜け出せたらと考えています」。

「ただ、お客様の中にはデジタルに慣れておらず、電子契約にとまどう方もいらっしゃいます。そのような方々に対しては、マニュアルを作成して配布することはもちろん大切ですが、直接説明して理解いただけるようにしています。これは紙でも電子でも同じで、大切にしたいと考えていることです」。

将来的には全ての業務のデジタル化を目指す

不動産売買全体に必要な書類を考えると、売買契約のデジタル化はほんの一部分です。しかし、「これが例えば重要事項説明までデジタル化できるのであれば、不動産の業務改革の幅がひろがります。法令など周りの環境も刻々と変わっているので、日々アンテナを張って、視野を広くして見ていく必要があると考えています」と福島氏は話します。

「ペーパーレス化により対面での業務が無くなれば、移動コストや時間などが減りお客様の負担が軽減されるのは勿論ですが、我々が今までやってきた不動産の契約業務も良い方向に変わって行くと思います。例えば、契約業務が効率化することで他の業務に時間を割くことができ、我々の部署の場合、空いた時間をお客様のサポートに使ったり、最終的には勤務時間そのものの削減にもつながります。我々もそうですが、お客様にとっても、デジタル化のメリットは非常に大きいです。そしてゆくゆくは、全ての紙業務をデジタル化したいと考えています」と福島氏は今後の展望を語ります。