電子帳簿保存法とは？義務になる書類と緩和措置をわかりやすく解説

電子帳簿保存法とは？3つの区分と対象書類

電子帳簿保存法は、税務に関係する帳簿や請求書などを電子データで保存するためのルールです。保存の区分として、電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引データ保存の3つに分けられています。

すべての書類を電子化する制度ではありません。書類を作成した方法や受け取った形から該当する区分を判断し、それぞれの保存要件を確認します。

1. 電子帳簿等保存｜電子作成した帳簿・書類をデータ保存

電子帳簿等保存は、会計ソフトやパソコンを使って最初から電子的に作成した帳簿や書類を、印刷せずデータのまま保存するルールです。

仕訳帳、総勘定元帳、売上帳、仕入帳、損益計算書、貸借対照表、パソコンで作成した請求書の控えなどが対象になります。

この制度の利用は任意であり、必ず電子保存へ切り替える必要はありません。利用しない場合は作成した帳簿や書類を印刷し、従来どおり紙で保存することも可能です。

2. スキャナ保存｜紙の書類を電子化して保存

スキャナ保存は、紙で受け取った請求書や領収書、契約書などを、スキャナやスマートフォンで読み取り、画像データとして保存できるルールです。

始めるための特別な手続きは原則として不要ですが、入力期間、解像度・階調、タイムスタンプまたは訂正・削除履歴、検索機能など、書類の種類に応じた要件を満たす必要があります。要件どおりに読み取り、画像と紙原本の内容を確認した後は、一定の場合を除き紙原本を廃棄できます。

なお、スキャナ保存への対応は任意で、紙のまま保存を続けることもできます。

3. 電子取引データ保存｜電子で授受した書類をデータ保存

電子取引データ保存は、メールやクラウド、ウェブサイト、アプリなどを通じて受け取ったり送ったりした取引情報を、電子データのまま保存するルールです。

メール添付の請求書、通販サイトの領収書、ネットバンキングの明細、電子契約書などが対象になります。

この区分は原則として対応が義務であり、電子データを印刷して紙だけを残しても保存したことにはなりません。受け取ったPDFや明細データなどの原本を削除せず、検索や提出ができる状態で保管します。

紙と電子が混在する場合は一元管理が有効

一元管理とは、保存先や管理方法を共通のルールにそろえ、必要な情報へ迷わずたどり着けるようにすることです。保存担当者、保存する時期、ファイル名の付け方を決めておけば、担当者の不在や退職があっても、保存漏れや二重管理を防ぎやすくなります。

紙で受け取った書類は紙で保存し、メール添付やクラウドで受け取った書類は電子データで保存するのが基本です。電子データは年度、書類の種類、取引先などでフォルダを分け、日付、取引金額、取引先を含むファイル名にすることで検索しやすいようにしておきましょう。

2024年施行の猶予措置・検索要件の緩和

2024年以降、電子取引データの保存では、原則として検索要件への対応が求められます。日付、取引金額、取引先で検索できることに加え、日付・金額の範囲指定や、2つ以上の項目を組み合わせた検索に対応する必要があります。ただし、税務調査時のダウンロードに応じられる場合は、一部またはすべての検索要件が不要になる措置があります。

一方で、事業者の事情に応じた猶予措置や、検索要件・スキャナ保存の緩和も設けられています。

※2026年7月時点

ただし、いずれも電子データの保存そのものが不要になるわけではありません。

参考：電子帳簿等保存制度特設サイト｜国税庁 新しいタブで開く

一定の条件を満たせば猶予措置を受けられる

電子取引データを原則どおり保存できないことについて、所轄税務署長が相当の理由があると認める場合は、猶予措置を受けられる可能性があります。人手不足、資金不足、保存システムの整備が間に合わないといった事情が例として挙げられており、事前申請は不要です。

ただし、電子データを保存し、税務調査で求められた際にデータをダウンロードして提出できる状態でなければいけません。データを印刷した書面も提示または提出できる状態が必要であり、紙だけを保管して電子データを削除することは認められていないので注意しましょう。

一定の条件を満たせば検索要件が不要になる

基準期間（個人事業者は前々年、法人は2期前の事業年度）の売上高が5,000万円以下で、税務調査の際に電子データのダウンロードへ応じられる場合は、検索要件への対応が不要になります。

検索要件は、税務調査で必要なデータをすぐに示せるようにするための決まりです。そのため、調査でデータそのものを提出できる状態であれば、高度な検索機能を用意する必要はありません。

また、売上高の条件を満たさない場合でも、出力した書面を日付や取引先ごとに整理して提示・提出できるようにし、あわせて電子データのダウンロードにも応じられるときは、緩和の対象になり得ます。

スキャナ保存の一部要件が緩和された

紙の請求書や領収書を画像で保存するスキャナ保存は、事業者が導入する際の要件が緩和されました。

現在は、制度を利用するための特別な手続きは原則として必要なく、事業者が任意の時期に始められます。2024年1月以後にスキャナ保存する書類では、解像度・階調・書類サイズや入力者に関する情報の保存が不要になりました。ただし、200dpi以上などの読取要件、入力期間、タイムスタンプまたは訂正・削除履歴、検索機能など、書類の種類に応じた要件は引き続き満たす必要があります。

要件どおりに保存し、画像と紙原本が同等であることを確認した後は、一定の場合を除き紙原本を廃棄できます。制度を始める前に作成または受領した過去分の重要書類を後からスキャナ保存する場合は、あらかじめ所轄税務署長等への届出が必要です。

電子帳簿保存法の対応にシステムは必要？

電子帳簿保存法への対応にシステムが必要かどうかは、取引量や社内の体制によって変わります。

取引件数が少なく、担当者や書類の種類が限られていれば、共有フォルダや索引簿、事務処理規程を使った手作業でも対応できる場合があります。

一方で、取引量が増えたり、複数の部署が書類を扱ったりする場合は、手作業では管理しきれなくなります。

小規模なら、システムなしでも対応は可能

取引件数が少ない個人事業者や小規模な会社なら、専用システムを使わずに対応できる場合があります。

電子データの保存先をクラウドや共有フォルダに統一し、日付、取引金額、取引先がわかるファイル名を付ければ、必要な書類を探しやすくなります。検索要件の緩和対象にならない場合は、索引簿などを使い、範囲指定や複数項目を組み合わせた検索にも対応できる状態を整えます。

索引簿という保存データの一覧表と、訂正や削除の手順を定めた事務処理規程を用意する方法も認められています。ただし、税務調査でデータを表示し、求めに応じて提出できる状態が必要です。

取引量や関係部署が多い場合はシステム導入が有効

取引件数が多い会社や、複数の部署で請求書や領収書を扱う場合は、システムを導入したほうが管理しやすくなります。

従業員の立替経費が多い、証拠書類の回収漏れが起こりやすい、保存後の訂正や削除を手作業で記録したくない場合にも有効です。

会計処理や支払管理と連携できるシステムなら、入力の重複や保存漏れも抑えやすくなります。法律で取引件数に応じた導入基準が決められているわけではないため、手作業で安定して運用できるかを基準に導入を判断しましょう。

保存要件と運用のしやすさを基準に選ぶ

システムを選ぶときは、電子帳簿保存法への対応をうたっているかだけでなく、自社の書類や業務に合うかも併せて検討しましょう。

日付、取引金額、取引先からデータを探せる機能、訂正や削除の履歴が残る機能、利用者ごとの権限設定機能があるかが重要です。スマートフォンでの読み取り、会計ソフトとの連携などのサポート機能についても確認しておきましょう。

JIIMA認証は、法令要件を確認した製品を見分ける参考になりますが、認証製品を使うだけで全要件を自動的に満たすわけではありません。社内ルールや保存手順も一緒に整える必要があります。

システムなしで対応するリスクと隠れたコスト

専用システムを使わなくても、ある程度は電子帳簿保存法に対応できますが、手作業ならではの負担があります。とくに保存担当者の判断に頼りすぎると、書類の保存漏れや管理方法のばらつきが起き、ガバナンス上のリスクにつながりかねません。

システムを使わない対応は費用がかからないように見えて、確認作業や引き継ぎ、税務調査への準備に人の時間が使われています。その負担は取引量や担当者の変化に応じて増えていきます。

手作業は属人化しやすく、保存漏れの発見が遅れる

手作業による管理で注意したいのは、保存方法が特定の担当者だけにわかる状態になりやすいことです。この状態を属人化といい、担当者の不在や異動、退職によって作業が止まる原因になります。

メール添付の請求書やECサイトの領収書を担当者が個別に保存していると、未保存のデータがあってもすぐには気づけません。保存先、担当者、保存する時期を共通ルールにし、定期的に確認しなければ、税務調査の直前になって不備が見つかり、まとめて対応する手間が生じます。

検索・改ざん防止ルールの維持に手間がかかる

システムを使わない場合は、検索と改ざん防止の仕組みを自分たちで継続して維持する必要があります。ファイル名の付け方が担当者ごとに異なると、日付や取引先から書類を探せなくなり、その都度整理しなおす作業が必要です。

改ざん防止についても、訂正や削除の手順を定めた事務処理規程を作るだけでなく、実際の作業で守らなければなりません。ルールの周知や点検を続ける手間も、見落としやすいコストです。

保存不備があると税務調査対応の負担が増える

保存状態に不備があると、税務調査で必要な書類を探して提出する作業が発生し、追加のコストがかかります。

税務調査では、保存した請求書や領収書などを画面で表示し、求めに応じてダウンロードや書面の提出ができる状態が必要です。保存場所が分散していたり、日付や取引先がわからない名前で保管されていたりすると、メールやフォルダを一つずつ確認する作業が発生します。

なお、電子データを残していない場合、印刷した紙だけでは原則として対応できません。日頃の管理を担当者に任せきりにしていると、保存の状態を組織として把握できないまま、不備が見つかってから対応する流れになりがちです。

費用をかけずに済んだつもりでも、その時点でかかる手間まで含めれば、結局は高くつきます。

電子帳簿保存法の罰則と注意すべきリスク

電子帳簿保存法に対応できていないからといって、直ちに罰金が科されるとは限りません。ただし、電子で受け取った請求書や領収書のデータを残しておらず、税務調査で検索や提出ができない状態は問題になります。

注意しておきたい状態と、そこで想定されるリスクは次のとおりです。

青色申告とは、決められた方法で帳簿を付けることで税の優遇を受けられる制度です。承認の取消しは、要件違反があれば必ず行われるものではなく、状況を踏まえて判断されます。

保存漏れに気づいたら放置せず、対象データの状況を確認したうえで、保存場所やファイル名、訂正や削除のルールを整えることが大切です。具体的な税務上の取扱いは、所轄税務署や税理士などの専門家へ確認してください。

参考：

- 個人の青色申告の承認の取消しについて（事務運営指針）｜国税庁 新しいタブで開く

- 法人の青色申告の承認の取消しについて（事務運営指針）｜国税庁 新しいタブで開く

よくある質問（FAQ）

ここでは、タイムスタンプや保存期間、スマートフォンでの対応など、実際の運用でよく生じる疑問をまとめました。

Q1. タイムスタンプは必須ですか？

タイムスタンプは必須ではありません。

タイムスタンプとは、電子データが特定の時点から変更されていないことを確認する仕組みです。電子取引データの改ざんを防ぐ方法には、訂正や削除の履歴が残るシステムを使う方法や、データを変更できないシステムを使う方法もあります。

専用システムを導入しない場合は、訂正や削除を防ぐ手順を定めた事務処理規程を作成し、実際の業務で守る方法でも対応できます。

Q2. 電子データの保存期間は何年ですか？

電子取引データの保存期間は、原則として5年または7年です。

法人は帳簿も書類も7年、個人事業者は青色申告か白色申告か、書類の種類によって5年または7年に分かれます。これは電子帳簿保存法が独自に定めているものではなく、所得税法や法人税法など、それぞれの税法で決められた保存期間に従うためです。法人で欠損金が生じた事業年度など、7年を超える保存が必要になるケースもあります。

保存期間が過ぎるまでは削除せず、対象となる税法上の期間を確認して管理しましょう。

参考：

- No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁 新しいタブで開く

- 記帳や帳簿等保存・青色申告｜国税庁 新しいタブで開く

Q3. スマホだけで対応できますか？

スマートフォンを読み取りや保存に利用できますが、スマートフォンだけで対応できるかは、保存方法や事業所の環境によって異なります。

電子取引データをクラウドなどへ保存し、必要なデータを探せるように索引簿を用意し、訂正や削除を防ぐ事務処理規程を整える方法があります。索引簿とは、保存したデータの日付、取引金額、取引先などを一覧にした表です。

税務調査では、データを速やかに表示し、求めに応じてダウンロードや書面の提示・提出ができる環境が必要です。スマートフォン以外に必要な機器や運用も含めて確認しましょう。

Q4. 電子保存後、紙の原本は捨てていいですか？

スキャナ保存の要件を満たし、画像と紙原本が同等であることを確認できれば、一定の場合を除き紙原本を廃棄できます。

紙の請求書や領収書をスキャナやスマートフォンで読み取り、入力期間や画質、改ざん防止、検索などの要件を満たしたうえで、画像と紙原本が同等であることを確認します。要件を満たさない場合や、入力期間を過ぎた場合などは、紙原本の保存が必要になることがあります。

一方、メール添付の請求書などは、最初から電子データが原本です。印刷した紙は電子データの代わりにならないため、紙を残していても元のデータは削除できません。

Q5. 電子契約書はどう保存すればいいですか？

電子契約サービスで授受した契約書は、電子取引データとして電子のまま保存します。

サービス上で契約内容を確認できる場合は、法定保存期間中の表示・検索・ダウンロードが可能かを確認します。保存期間中の利用を保証できない場合は、契約書データをダウンロードして別途保管する方法を検討しましょう。保存時は、契約日、取引先、取引金額などから必要な契約書を探せる状態にします。

電子契約書を印刷して紙だけを保存しても、元の電子データに代えることはできないため、データを削除してはいけません。

Q6. 電子帳簿保存法とインボイス制度は何が違いますか？

電子帳簿保存法とインボイス制度は、目的が異なります。

電子帳簿保存法は、帳簿や請求書、領収書などをどのような形で保存するかを定める制度です。一方のインボイス制度は、消費税を計算するために、請求書へ記載する内容や取扱いを定めた制度です。

ただし実務では、両者はつながっています。インボイス制度に対応した請求書をメールやクラウドで受け取った場合、記載内容の確認に加えて、その電子データを電子帳簿保存法のルールに沿って保存する必要があります。

まずは電子取引データの保存から始めましょう

電子帳簿保存法への対応は、すべての書類を一度に電子化することから始める必要はありません。まずはメールや電子契約サービスで授受した請求書や契約書を、電子データのまま保存しましょう。

契約業務が中心なら、締結した文書の保存と検索を整え、必要に応じて契約全体の管理へ広げる方法が現実的です。

Docusign eSignatureで電子帳簿保存法の検索要件に対応しやすくなる

Docusign eSignatureで締結した契約書は、電子データのまま保存し、文書や監査証跡を確認できます。Docusign eSignatureでは、PKIを用いた改ざん防止シールや監査証跡、NISTの原子時計に同期したサーバーベースの時計によるタイムスタンプが利用されています。

ただし、これらの機能があることだけで、自社のすべての電子取引データが電子帳簿保存法の要件を満たすとは限りません。契約日、取引金額、取引先による検索の可否や、法定保存期間中の表示・ダウンロード方法を確認し、必要に応じて文書管理・保存システムとの併用を検討します。

実際の運用では、自社が保存する書類、契約プラン、設定に合わせて、検索・表示・提出の手順を確認してください。個別の税務上の取扱いは、所轄税務署や税理士などの専門家へご相談ください。

IAM/CLMへの拡張で契約データをビジネスの資産にできる

Docusign IAM platformやDocusign CLMへ管理範囲を広げると、契約書の保存にとどまらず、契約に関わる業務全体をまとめて扱えます。Docusign IAM platformは契約の作成から締結・管理までを一元化し、Docusign CLMは契約業務のワークフローやライフサイクル管理を支援します。

契約日や更新時期、守るべき義務、注意すべきリスクなどを、検索や分析に使える情報として整理できます。対応する機能と設定を利用すれば、契約満了日や更新時期の管理、関係者への通知にも活用できます。利用できる機能は契約プランやアプリケーションによって異なるため、導入前に確認が必要です。

契約情報を整理して検索・分析できるようにすれば、契約書を保管するだけでなく、更新判断や業務改善に活用しやすくなります。

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