企業法務の基礎は議事録作成にあり？予防法務のための文書管理術

企業法務の仕事というと、まず契約書のチェックやレビューを思い浮かべる人が多いのではないでしょうか。たしかに契約書のチェックやレビューは、企業法務の代表的な職域です。しかし、契約書をあえて作成する意味について、じっくり考えてみたことはあるでしょうか？契約書を残す意義を整理してみると、契約書以外にも大事にすべき文書の存在が明らかになっていきます。

そもそも契約書を作る意味とは？

契約書をわざわざ書面で、あえて文書として残す理由はなんでしょうか？おそらくまず思いつくのは、あとでトラブルが発生した際にそれを証拠とすることでしょう。

実際に、万が一裁判などが起こった場合は、事実を客観的に確認できる証拠が重視されます。深刻な争いが起きた場合の「証拠保全」、これが契約書をつくる目的のひとつです。しかし、契約書をつくる目的は証拠保全だけではありません。

たとえ契約の相手方に悪気はなくとも、「言った・言わない」の論争が起きることはあります。また、双方の確認不足やニュアンスの行き違いを抱えたまま話が進んでしまい、あとでトラブルに発展することも考えられます。こうしたことが起きるのを防ぐには、約束した内容を文書としてまとめ、同じ書類を相互に確認しあうことが有効です。あとで争いやトラブルが起きないよう予防策を講じておくことは、「予防法務」とも呼ばれます。

裁判をはじめとした法的措置が講じられる場面は、実際のビジネスシーンではそう多くないでしょう。しかし契約書をつくる目的として、予防法務の視点はとても大切です。

予防法務のための文書管理の方法とは

何かを約束する際、口頭でのやりとりにとどめず文書で記録する理由には、大きく「証拠保全」と「予防法務」の2つがあることを説明しました。ただ、予防法務のために大切な文書は契約書に限りません。予防法務という観点からは、会議で残す「議事録」も重要なのです。その会議が多数の取引先を交えたものであったり、重大な意思決定が行われるものであったりする場合は、重要性が増してきます。

会議の議事録も契約書と同じように、関係者間の認識のズレを明らかにし、擦り合わせていくために必要な文書なのです。

長期にわたるプロジェクトベースの案件では、なんらかのトラブルなどが原因で当初の計画通りに進められず、約束の内容自体が後から変わっていく場合も多くあります。その際、変更のたびにわざわざ契約書を新たに準備し直すのが難しい場合もあるでしょう。そうしたときに予防法務という観点から、会議の議事録や覚書などの文書を残すことが重要なのです。

まとめ

たとえ取引先が信用できる相手であり、証拠保全の必要性がなかったとしても、無用なトラブルを予防するために文書管理は徹底しましょう。ドキュサインの電子署名・電子契約は、これまでデジタルデータでは難しかった証拠保全や予防法務を効率的かつ安全に実現するクラウドサービスです。会議の議事録をデータで残すという職場は多いでしょう。

しかし、ドキュサインの電子署名であればただデータを残すだけではなく、議事録や覚書の作成から契約書の作成・締結まで、関連するひととおりの実務をデジタル化させることができます。一連の実務をデジタルに置き換えワンストップで完結したいなら、きっとドキュサインが役に立つはずです。

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