SPIE CityNetworks sécurise ses processus avec la signature électronique
SPIE est une société française cotée en bourse, spécialisée dans l’ingénierie électrique au niveau européen. SPIE CityNetworks est une filiale de SPIE, qui opère en France métropolitaine dont les services recouvrent les réseaux d'énergie et numériques, les transports, et les services aux territoires. La filiale compte 4200 collaborateurs qui interviennent depuis 160 implantations.
Vincent Petit est responsable juridique chez SPIE CityNetworks et Isabelle Rieunier est Directrice Achats pour la filiale. Comment ont-ils abordé la transformation numérique de leur entreprise ? En quoi la signature électronique a-t-elle renforcé la sécurité de leurs processus ?
Rencontre et réponses !
De nombreux contrats à gérer
Le nombre important de contrats et d’engagements à signer a conduit SPIE CityNetworks à s'intéresser à la signature électronique. Plus spécifiquement, le service Achat gère de nombreux contrats de sous-traitance, nécessitant pour la plupart une double signature. Auparavant, cela se traduisait non seulement par des allers-retours d’emails fréquents et chronophages, mais également par un suivi et un archivage des contrats insatisfaisants. Pour Isabelle Rieunier, la quantité de signatures requises par son service a rendu nécessaire un passage à la signature électronique dès 2019.
Nous nous sommes intéressés à la signature électronique au regard de la quantité de contrats que l’on avait à signer et au temps que cela prenait, notamment en terme de suivi.
Isabelle RieunierDirectrice Achats, SPIE City Networks
Puis, la crise Covid a accéléré la mise en place des outils de signature électronique au sein du groupe. Comme nous l’explique Vincent Petit, “au-delà de la simplicité, rapidité, économie” de la signature électronique, il y avait un réel intérêt à offrir la possibilité de signer des contrats tout en étant à distance, en télétravail.
Sécurité et management des risques
La question de la sécurité est également centrale, particulièrement pour le service juridique.
Nous avons aussi voulu renforcer la sécurité juridique des actes signés.
Vincent PetitResponsable juridique, SPIE City Networks
Auparavant, les signatures pouvaient se faire par mail, avec une photo ou une signature scannée. Aujourd’hui, SPIE CityNetworks utilise la signature électronique telle que définie par la réglementation eIDAS.
“Dans les faits, on s'aperçoit qu’on utilise la signature simple, quasiment à 99%.” C’est une réalité sur laquelle Vincent Petit souhaite travailler en évaluant les cas d'usage pour établir des recommandations sur le niveau de signature à utiliser.
Dernièrement, le service juridique a mis en place la signature électronique pour la régularisation des délégations de pouvoirs et de responsabilités.
ll y a eu un réel gain de temps entre le moment où on communique la délégation de pouvoirs et de responsabilités à signer et le moment où elle est retournée signée. C’est plusieurs jours, voire semaines de gagnés.
Vincent PetitResponsable juridique, SPIE City Networks
Perspectives futures
Pour la formation des équipes à l’usage des outils et services de signature électronique, SPIE CityNetworks a mis en place des webinars co-animés par Docusign ainsi qu’un guide spécifique à l'entreprise, afin d'étendre les usages de la signature électronique au sein de SPIE CityNetworks.
En ce qui concerne la suite de la transformation digitale, plus largement sous l’impulsion de SPIE France, Vincent Petit projette de travailler les différents cas d’usages pour formaliser les modèles et les intégrer de manière plus standardisée, pour toujours plus d'efficacité.
Les grands projets ne se réalisent jamais seuls.
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