Acteon révolutionne la gestion de ses contrats

Acteon® est une société française basée à Bordeaux qui invente, fabrique et vend du matériel dentaire , comme des générateurs de rayons X, de l’imagerie 3D ou encore des produits pharmaceutiques dentaires. Près de 80 % de leurs ventes se font à l‘étranger grâce à différentes filiales implantées dans une dizaine de pays, comme les Etats-Unis, le Brésil, l’Inde et l’Australie et ses cinq usines situées en France et en Italie.

Olivier Blanc a rejoint Acteon® il y a bientôt sept ans. Il est CDO et CIO du groupe, et est chargé de l’ensemble des sujets informatiques : hardware, réseau, systèmes externes et software. C’est lui qui pilote la mise en œuvre la transformation digitale au sein du groupe, et qui a introduit la signature électronique dans ses processus.

Le choix de la signature électronique

C’est le développement international du groupe qui a convaincu Olivier Blanc d’accélérer le déploiement de la signature électronique. Il se souvient : “_nous sommes vraiment un groupe international mais certains processus restent centralisés. Par le passé, nous devions faire circuler les parapheurs de bureaux en bureaux et de pays en pays. Il était compliqué, voire impossible de signer des documents en temps et en heure. La mise en place de la solution Docusign nous a permis de simplifier et d’accélérer très fortement nos processus contractuel_s”.

Olivier Blanc se souvient sans grande nostalgie de ses processus contractuels avant l’intégration de la signature électronique : 

“Les processus pouvaient durer plusieurs semaines. Il fallait attendre les retours de décisionnaires qui pouvaient être à l’autre bout du monde. Donc on attendait des signatures et le retour au bureau des gens concernés. Aujourd’hui cela se fait dans la journée. C’est encore plus frappant dans le cadre de contrats qui nécessitent plusieurs signataires. Et tout ceci est rendu encore plus simple par l’envoi de rappels automatiques”. 

Chez Acteon® la digitalisation des processus a commencé en 2019 et portait essentiellement sur les métiers de service après-vente et l’envoi de devis. Puis comme pour beaucoup d’autres sociétés, le Covid a considérablement accéléré les choses et la signature électronique s’est étendue à l’ensemble des personnes et des processus. 

Une adoption rapide

L’adoption de la solution a été très rapide auprès des équipes d’Acteon®.

C’est comme cela que de 15 utilisateurs initiaux, Acteon® en compte aujourd’hui près de 160. Et le nombre d’enveloppes continue d’augmenter pour faire face à l’engouement des équipes autour de la solution.

Aujourd’hui, les cas d’usage sont multiples en interne comme en externe. Docusign a également été intégré à Salesforce pour que les devis et les demandes de réparation puissent être envoyés directement depuis le CRM. 

C’est d’ailleurs cette intégration facilitée aux outils leader du marché qui a convaincu les équipes d’Acteon® de choisir Docusign.

Une intégration avancée avec Salesforce

Pour optimiser l’utilisation de Docusign, Olivier Blanc a totalement intégré la signature électronique dans Salesforce. Les techniciens peuvent par exemple au sein même du CRM sélectionner les pièces requises pour une réparation, puis ainsi générer automatiquement un devis en PDF qui est instantanément envoyé au client pour signature. 

La totalité du suivi se fait automatiquement. Les informations remplies par le client sont ré-importées dans le CRM, comme la date de signature ou les raisons invoquées en cas de refus. 

“Tous les matins, les techniciens ont accès à un rapport avec tout ce qui a été accepté la veille. Les réparations peuvent être effectuées le lendemain, ou parfois le jour même. L’information leur est disponible en temps réel” se félicite Olivier Blanc.

Les exigences du secteur

Autre point essentiel dans un secteur aussi sensible que celui de la santé : la conformité et la légalité des accords envoyés et signés. Si la signature avancée et les solutions d’identification par SMS proposées par Docusign permettent de répondre à la plupart des cas d’usage, certaines spécificités doivent être prises en compte. Olivier Blanc nous l’explique :

“Nous sommes soumis à un certain nombre d'obligations du fait du secteur dans lequel nous travaillons. Et chaque pays a ses propres règles. Par exemple Docusign nous permet d’être conforme à la directive CFR 21 Part 11 imposée par les autorités américaines. D’autres pays comme la Pologne exigent des signatures spécifiques qui sont proposées par Docusign”.

Un bilan plus que positif

A l’heure du bilan, Olivier Blanc a bien des raisons de se satisfaire. Le nombre de litiges clients a été réduit à néant. L'engouement de l’ensemble des équipes d’Acteon® lui a même imposé d’augmenter le nombre d’enveloppes acquises par rapport à ce qui était prévu initialement de plus de 50% en 2022.  Et Olivier veut aller encore plus loin en intégrant Docusign dans les outils SIRH du groupe avec toujours le même objectif, gagner en simplicité et en rapidité :

“ C'est vraiment la simplicité qui nous guide. La simplicité d'utilisation mais aussi la simplicité d'administration. Une fois qu’un utilisateur est enregistré et qu’il a créé ses templates, nous n’avons à peu près plus rien à faire.  Et c'est un point ultra positif, car on ne peut pas multiplier les outils, sauf s’ils sont simples d'utilisation pour nous et pour les utilisateurs”.