Une sécurité à la hauteur des contrats d'aujourd'hui

Depuis que les documents juridiques et les contrats existent, les parties ont besoin de moyens pour stocker et vérifier les informations confidentielles. Des sceaux anciens aux signatures cursives, la manière dont nous conservons et authentifions les données en toute sécurité est en constante évolution. 

Depuis l'arrivée des systèmes de gestion des documents numériques dans les années 1980, les entreprises et les cabinets d'avocats se sont appuyés sur un mélange de systèmes de données internes et de vieilles copies papier pour assurer la sécurité et la disponibilité de leurs documents à valeur légale. 

Face au travail hybride moderne, cependant, les systèmes internes et papier présentent un problème flagrant : ils sont liés à un lieu physique. La nécessité de se rendre à un endroit précis pour consulter un document en 2021 restreint la flexibilité de votre équipe, et sur le lieu de travail post-COVID-19 les entreprises adoptent la transformation numérique. Comment éviter que les départements qui s'appuient sur des contrats - notamment les services juridiques, les RH, les ventes et les achats - ne soient laissés pour compte ?

Les défis de la sécurisation des documents numériques

Tous les départements de l'entreprise ont besoin d’avoir confiance en la validité de leurs documents. C'est peut-être la raison pour laquelle les approches fondées sur papier se sont maintenues si longtemps dans un monde de plus en plus numérique. 

La possibilité que des documents numériques sensibles puissent être piratés ou compromis - en particulier avec l’augmentation significative des cyberattaques pendant la pandémie - a fortement contribué à l'hésitation générale à transmettre des documents juridiques à distance. Les attaques de logiciels malveillants ont augmenté de 385% pendant la pandémie de COVID-19, alors que les organisations s'efforçaient de démocratiser le travail à distance. Il est donc plus important que jamais de s'assurer que vous choisissez la solution de sécurité numérique la plus robuste et adaptée. 

La signature électronique de DocuSign offre une méthode de travail plus sûre que le stockage traditionnel sur papier, tout en favorisant la flexibilité des processus. La vérification numérique déjoue les cybercriminels potentiels tout en simplifiant les flux de travail, en réduisant les coûts grâce à la suppression des impressions, en centralisant l'assistance technique et en libérant le temps de votre équipe.  Avec DocuSign, 80% des accords sont conclus dans la journée, et 44 % sont finalisés dans les 15 minutes suivant leur envoi. Avec 90% des entreprises préparant encore leurs accords manuellement, une quantité considérable de temps et d'argent pourraient être économisée.

Comment la loi évolue pour améliorer la sécurité numérique

Les professionnels du droit devraient être rassurés : la façon dont nous traitons les données est déterminée par des changements inscrits dans la législation européenne. La mise en œuvre du RGPD en 2018 a fixé de nouvelles normes sur la manière dont les données personnelles doivent être stockées et accessibles.

De par leur nature, les documents contractuels sont remplis d'informations personnelles - des noms et adresses aux données plus confidentielles qui pourraient avoir des conséquences dommageables en cas de fuite. Lorsque les entreprises manipulent des données, elles doivent s'assurer que leurs solutions soient non seulement auditées, mais aussi sécurisées.  

Et avec des amendes pouvant aller jusqu'à 30 millions d'euros ou 4% du chiffre d'affaires mondial en cas d'infraction à l'une ou l'autre de ces réglementations, les conséquences de la non-conformité sont lourdes. Les équipes doivent choisir une solution de sécurité numérique de confiance, suffisamment sûre pour préserver à tout moment les précieuses données des clients. 

Alors comment les outils numériques peuvent-ils protéger vos données, vos clients et vos organisations ?

À l'ère du travail hybride, l'approche du cloud donne aux professionnels la possibilité de travailler de presque n'importe où dans le monde tout en accédant à des informations sensibles en toute sécurité. Cela permet de dissiper l'une des plus grandes craintes de tous ceux qui travaillent avec des données précieuses : la possibilité d'égarer la copie physique. Cela signifie également que les professionnels peuvent utiliser les services de signature électronique pour vérifier leurs documents juridiques depuis le confort de leur bureau à domicile, ce qui leur donne confiance pour adopter une approche de travail hybride à long terme.

Aujourd'hui, plus d'un million de clients dans le monde entier font confiance à DocuSign pour protéger leurs transactions critiques, et nous nous engageons à maintenir et à renforcer l'environnement sécurisé auquel ils font confiance. Notre solution permet de soutenir vos efforts de mise en conformité avec le RGPD. Ainsi, les clients peuvent traiter les données personnelles où qu'ils travaillent. Nous avons aidé des entreprises dans plus de 180 pays à vérifier plus d'un milliard d'accords à ce jour avec un taux de disponibilité de 99,99%. 

DocuSign propose une solution intégrée qui intègre des solutions tierces pour les services qui traitent des données sensibles, notamment iManage, NetDocuments et Doxly. Les professionnels du droit et de la gestion des contrats peuvent créer et envoyer rapidement des documents numériques avec les outils que vous utilisez déjà - tout en leur permettant de travailler en toute sécurité, où qu'ils soient dans le monde. 68% des grandes entreprises utilisent déjà les signatures électroniques en interne en interne, il est temps de poursuivre sur cette lancée et d'intégrer le cloud dans tous les accords.  

Notre plateforme offre les technologies de cryptage des données les plus puissantes qui soient, et nous nous sommes associés à Litify, Counself et Virtual Law Direct pour garantir une conformité maximale, tout en respectant certaines des normes de sécurité les plus strictes des États-Unis, de l’Union européenne et du monde entier.

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