Pourquoi intégrer Docusign pour Workday ?

Docusign et Workday se sont associés pour créer une plateforme qui transforme le processus d'accord en intégrant Docusign dans toute fonction commerciale principale de Workday. Envoyez et traitez rapidement et en toute sécurité les accords sous forme numérique à partir du jour ouvrable.

Contexte

Le Docusign pour l'intégration des jours ouvrables est conçu d'éliminer les processus manuels, sur papier, pour aider les entreprises à économiser de l'argent et à réduire les accords tout en augmentant la conformité et la renforcer la satisfaction des candidats et des employés. Le site L'intégration de Docusign, construite et gérée par Workday dans le cadre de son puissant Business Process Framework,prend en charge plus de 400 processus commerciaux, y compris la gestion de la chaîne logistique, Gestion des étudiants, de la paie et des finances.

Cas d'utilisation

Avec Docusign pour Workday, vous pouvez envoyer des accords pour signature électronique sécurisée. Les cas d'utilisation comprennent, mais ne sont pas limité à :

• Lettres d'offre

• Accords de non-divulgation (NDA)

• Inscription aux prestations

• Contrats de sous-traitance

• Certificats de fin de contrat

• Formulaires de retenue d'impôt de l'État

• Dépôt direct/accords sur les salaires

• Plans de compensation

• Formulaires d'accord d'invention pour les employés

• Formulaires de reconnaissance du manuel de l'employé

• Accords de consentement pour les tests de dépistage de drogues et/ou d'alcool

• Formulaires d'analyse d'emploi

• Listes d'inventaire du matériel des employés

• Accords de confidentialité et de sécurité 

Capacités clés

Automatiser le processus d'accord

Gérez le processus de signature sans jamais quitter votre bureau, grâce à la mise à jour automatique de vos accords et à la possibilité d'envoyer des documents pour signature.

Facile à mettre en place et convivial

Gagnez du temps et évitez les tracasseries administratives lorsque votre équipe se met en place grâce à notre intégration pré-établie, qui permet un déploiement rapide.

Une sécurité de classe mondiale

La sécurité et les opérations de Docusign offrent une conformité inégalée aux normes de sécurité. Consultez l'historique des signatures et une piste d'audit complète.

Conformité accrue aux accords

Conservez un dossier numérique complet et stockez en toute sécurité les documents signés dans Workday.

Améliorer l'expérience des candidats et des employés

Gardez vos futurs employés et vos équipes internes heureux et concentrés en leur donnant les outils modernes dont ils ont besoin pour faire leur travail rapidement et efficacement.

Envoyer les accords des employés en vrac

Grâce à la fonction d'envoi en nombre de Docusign intégrée dans Workday, vous pouvez envoyer un à plusieurs accords en masse, en cliquant sur un bouton.

Fini le temps perdu à cause de processus dépassés et basés sur le papier

Un retour sur investissement rapide Voyez un retour sur investissement immédiat en réduisant les coûts et les délais d'exécution liés au papier. Les clients de Docusign déclarent des économies moyennes de 36 $ par document.

Quelques avantages

De l’envoi de l’offre d'embauche au remplissage des documents d’intégration d'un nouveau salarié, il existe de nombreuses opportunités de numériser et d’automatiser vos processus d’embauche afin de gagner du temps, réduire les erreurs et améliorer l’expérience collaborateur. Docusign et Workday se sont associés pour créer une plateforme qui transforme les processus RH en intégrant Docusign eSignature dans n’importe quelle fonction métier centrale de Workday.

1. Envoi de l’offre d'embauche depuis Workday

Après avoir passé des jours, voire des semaines, à filtrer des CV, réaliser des entretiens et vérifier des références, vous êtes prêt à faire une offre. Rendez ce moment important plus simple en intégrant Docusign eSignature à Workday. Créez et envoyez des offres numériques que les candidats peuvent consulter et signer sur leur ordinateur ou téléphone mobile, directement depuis Workday. Cela vous permet non-seulement de gagner du temps, mais les données sont automatiquement transférées d’un système à l’autre lorsque le candidat signe, de sorte que les RH ne sont pas obligées de les saisir à nouveau.

Réduction des délais de recrutement

Une offre numérique réduit considérablement le délai entre l'émission par les RH et l’acceptation par les candidats en éliminant l’impression, la signature sur papier, le scan et les allers-retours des documents papier.

Déclenchement automatique des processus en aval

Lorsque vous envoyez manuellement des offres d'embauche, le suivi des approbations et des signatures peut entraîner des retards et réduire l’intérêt des candidats. Le passage au numérique accélère l’ensemble du processus, de l’alerte du futur employé lorsqu’il reçoit une offre à la notification de votre équipe RH une fois que cette offre est signée.

2. Simplification des formalités d'embauche depuis Workday

Lors du premier jour d’un nouvel employé, passez moins de temps à compiler les documents liés à la paie et aux avantages sociaux, et consacrez-vous plutôt à créer une expérience de qualité qui aide les nouveaux employés à se sentir à l’aise et bien accueillis.

L’intégration Docusign pour Workday vous permet de personnaliser et de rationaliser votre processus d’intégration. Dès qu’une étape est terminée, l’application déclenche automatiquement le processus suivant. Vous pouvez facilement adapter ce flux de travail aux documents urgents, tels que la déclaration unique d'embauche. De plus, les formulaires remplis sont automatiquement transférés vers un référentiel central, sécurisé et facilement accessible.

Dites adieu à la saisie manuelle des données

Une étude Forrester a révélé que 62 % des entreprises sont confrontées à la redondance lors de la préparation des accords. La raison ? Les employés ajoutent manuellement aux contrats des informations qui existent déjà dans leurs systèmes. L’intégration Docusign pour Workday extrait automatiquement les informations relatives aux candidats dans les documents d’intégration courants.

3. Suivi des formulaires employés

Le suivi de la multitude de documents nécessaires à l’embauche d’un nouvel employé peut s’avérer écrasant. Ajoutez à cela toutes les règles de conformité nécessaires, et même le responsable RH le plus expérimenté peut facilement passer des heures à organiser les formulaires et à vérifier leur exactitude. D’après l’étude de HR Daily Advisor menée auprès de dirigeants RH, 44 % d’entre eux ont indiqué qu’ils n’avaient pas confiance en leur capacité à répondre rapidement et précisément aux exigences en matière d’audit.

Grâce à l’intégration Docusign pour Workday, les formulaires reçoivent un sceau virtuel inviolable après leur signature. Vous bénéficiez également d’une piste d'audit, ce qui vous permet de vous assurer que votre entreprise reste en conformité à chaque étape du processus d’intégration, sans aucun travail supplémentaire. Si vous embauchez plusieurs candidats simultanément, un tableau de bord pratique fournit l’état actuel du contrat de chaque candidat, ce qui vous permet de les suivre facilement au même endroit.

Prêt pour l'étape suivante ?

1. Enregistrez-vous et obtenez une licence auprès de Docusign, le fournisseur de services de signature électronique tiers pris en charge et recommandé. Notez les détails tels que l'ID de compte, le nom d'utilisateur du système d'intégration et le mot de passe de Docusign.

2. L'intégration doit être activée par votre administrateur Workday. L'administrateur accédera à la tâche Modifier la configuration du locataire - Processus commerciaux et s'authentifiera avec Docusign.

3. Une fois que le locataire est configuré, l'intégration de Docusign pour le jour ouvrable est disponible en tant qu'option de configuration dans le cadre de l'étape Document de révision du jour ouvrable dans le cadre des processus métier pour les signatures électroniques.

4. Une fois activé chez votre locataire, vous pouvez utiliser le service pré-intégré pour recevoir des signatures électroniques pour les processus de gestion liés aux ressources humaines, aux finances et aux opérations. Le jour ouvrable reste le système d'enregistrement de vos données relatives aux employés.

5. Pour en savoir plus, vous pouvez visiter le site Workday Community à l'adresse suivante et rechercher Docusign. Vous devriez voir les informations de configuration sous Gérer la journée de travail > Documents et signatures électroniques > Configurer les signatures électroniques.

Pour en savoir plus sur Docusign pour les RH, consultez le site Docusign.fr/HR

Le partenariat Docusign pour Workday se renforce de jour en jour. Découvrez comment nous pouvons vous aider à accélérer votre processus d’accord RH.