Les 5 étapes du processus de gestion des contrats - et comment les maîtriser

De la rédaction à la signature, les contrats suivent un cheminement identique dans presque toutes les entreprises. Mais sans une compréhension claire de ce processus contractuel, compliqué d'identifier les étapes qui peuvent être améliorées, soit celles où il est possible d'éviter une perte de productivité, d'optimiser la qualité et d'améliorer les performances opérationnelles. Découvrez sans plus tarder les sept grandes étapes du processus de gestion des contrats et comment les maîtriser !

Première étape : création des documents

La rédaction manuelle et sur papier augmente les risques d'erreurs et d'inexactitudes (noms des clients, informations tarifaires, valeurs des contrats...). Les échanges entre chaque partie prenante augmentent alors ces risques de confusion. En effet, 62% des organisations déclarent que les transferts manuels de données pendant la phase précontractuelle créent des problèmes importants pour leur entreprise.

La génération de documents numériques accélère alors le temps de création et élimine les erreurs. Comment ? Grâce à desmodèles de contrats et des bibliothèques declauses qui permettent aux entreprises de gagner de précieuses heures lors de la phase de rédaction, tout en restant en parfaite conformité. Cette automatisation via un outil de gestion facilite l'approbation des documents, permettant aux équipes de passer moins de temps à préparer des contrats et plus de temps à conclure des marchés.

Deuxième étape : négociation des termes du contrat

Vient ensuite la négociation, une phase critique qui nécessite souvent de multiples échanges entre les différentes parties prenantes. Durant cette étape, les équipes juridiques, commerciales et opérationnelles collaborent pour définir les termes qui satisferont toutes les parties. Cette phase implique notamment la révision des clauses contractuelles, l'ajustement des conditions commerciales et la validation des obligations légales. Or, les modifications successives et les révisions peuvent ralentir le processus contractuel si elles ne sont pas gérées efficacement.

Les logiciels de gestion CLM permettent d'accélérer ces échanges en centralisant toutes les communications, en gardant une trace des différentes versions et en facilitant les approbations. Les équipes peuvent ainsi suivre l'évolution des négociations en temps réel, comparer les versions et s'assurer que toutes les modifications sont conformes aux exigences de l'entreprise.

Un bon logiciel offre également des outils collaboratifs qui permettent d'identifier rapidement les points de blocage et de proposer des alternatives pour faciliter le processus de négociation.

Troisième étape : validation interne

La validation interne représente une phase stratégique où chaque service apporte son expertise. Le service juridique vérifie la conformité réglementaire tandis que la direction financière analyse les engagements budgétaires. Les équipes opérationnelles évaluent, quant à elles, la faisabilité technique et les ressources nécessaires à la mise en œuvre du contrat.

Un workflow personnalisé garantit le bon déroulement des approbations. Il permet également de définir des seuils d'approbation adaptés aux différents types de contrats et d'automatiser les rappels pour les validateurs. Par exemple, un contrat d'achat de 50 000 € suivra un circuit incluant le responsable des achats, le directeur financier puis le PDG, avec des notifications automatiques à chaque étape. Cette automatisation du processus de validation permet d'éliminer les goulots d'étranglement et de réduire les délais d'approbation, tout en assurant une traçabilité complète des décisions.

La mise en place de circuits parallèles permet d'optimiser les délais. Pendant que le service juridique examine les clauses contractuelles, le département technique peut simultanément valider les spécifications. Cette approche collaborative accélère le processus tout en maintenant la rigueur nécessaire à chaque niveau de validation. Un tableau de bord centralisé permet de suivre en temps réel l'avancement des validations et d'identifier rapidement les points de blocage éventuels.

Quatrième étape : signature des documents

La signature de documents représente une petite partie de la gestion des contrats, mais c'est sans doute l'étape la plus importante. Pour cause, la légalité de chaque contrat dépend d'une signature sûre et vérifiable.

Pendant des siècles, les signatures au stylo ont été la seule solution pour signer des documents. Aujourd'hui, comme les affaires se font régulièrement en ligne et que la relation commerciale évolue, le fait d'exiger des signatures manuelles peut créer des goulots d'étranglement importants dans le processus de gestion des contrats. Ces contraintes physiques ralentissent les processus d'approbation et peuvent engendrer une perte de productivité significative pour l'entreprise.

L'introduction de la signature électronique révolutionne alors les pratiques contractuelles. Vous pouvez désormais signer des documents depuis n'importe quel endroit du monde en un instant, créant ainsi une expérience de gestion de documents rapide et transparente. Cette flexibilité permet d'accélérer le cycle de vie des contrats tout en maintenant un niveau de sécurité optimal.

En plus de simplifier et d'accélérer le processus de gestion des documents, les signatures électroniques ajoutent une couche supplémentaire de sécurité. Comment ? Grâce à la création d'une piste d'audit numérique admissible devant les tribunaux. Cette traçabilité complète offre une protection renforcée contre la fraude et garantit l'authenticité des documents signés, un atout majeur pour la conformité réglementaire. Que ce soit pour des contrats commerciaux, des accords de confidentialité ou des documents RH, la signature électronique offre aujourd'hui le même niveau de reconnaissance légale qu'une signature manuscrite.

Cinquième étape : suivi de l'exécution

Un logiciel de gestion intégré facilite l'exécution des accords conclus. Un tableau de bord centralisé permet ainsi de visualiser en temps réel l'état d'avancement de chaque engagement contractuel. Et ce, grâce à des indicateurs de performance (KPIs) qui évaluent, par exemple, le respect des délais de livraison ou la qualité des services rendus. Un système de reporting automatisé génère des rapports détaillés sur ces points clés du contrat : budget consommé, objectifs atteints, anomalies détectées. Des alertes personnalisées notifient, quant à elles, les responsables en cas d'écarts significatifs par rapport aux objectifs fixés, permettant une intervention rapide.

Les logiciels de gestion de contrats offrent également des fonctionnalités avancées d'analyse des données contractuelles, facilitant l'identification des tendances et des opportunités d'optimisation. Les équipes peuvent ainsi suivre les performances des fournisseurs, mesurer le taux de conformité aux obligations contractuelles et évaluer l'efficacité globale des accords en place.

Sixième étape : renouvellement ou clôture

Le renouvellement demande une analyse approfondie des conditions existantes et une anticipation des nouveaux besoins. Une entreprise peut, par exemple, renégocier ses tarifs ou adapter ses prestations selon l'évolution du marché. Cette phase implique également une évaluation détaillée des performances passées, notamment le respect des engagements mutuels et la qualité de la relation commerciale.

La décision de clôture nécessite, quant à elle, une vérification minutieuse des engagements. Elle comprend, par ailleurs, la validation des livrables, le règlement des dernières factures et la confirmation écrite des deux parties. Dans le cas d'une clôture, il est essentiel de documenter les raisons de cette décision et d'assurer une transition fluide vers d'autres fournisseurs ou solutions si nécessaire.

Une solution CLM moderne permet d'anticiper ces échéances grâce à des alertes personnalisées. Par exemple, un rappel automatique 90 jours avant l'expiration laisse le temps d'évaluer la relation commerciale et de préparer la suite. Le système peut également générer des rapports d'analyse comparative pour faciliter la prise de décision, en mettant en évidence les points forts et les axes d'amélioration de la relation contractuelle. Cette approche proactive de la gestion des contrats permet d'optimiser les processus de renouvellement tout en minimisant les risques de rupture non planifiée.

Septième étape : archivage dans un espace sécurisé

La dernière étape du processus de gestion du contrat consiste à mettre en place un système de gestion centralisé pour le stockage des contrats. Ils sont ainsi facilement accessibles et consultables, mais en toute sécurité.

En effet, les contrats existants sont l'un des principaux atouts de votre organisation, mais ils peuvent également constituer votre plus grande source de risque. Si vos contrats sont bloqués dans des fichiers PDF non consultables, il est pratiquement impossible de les analyser et de les modifier avec l'évolution de la réglementation du secteur.

Prenons un exemple simple : les entreprises opérant au Royaume-Uni et confrontées à l'impact du Brexit sur le processus d'accord. Sans un contract lifecycle management adéquat pour la recherche et l'analyse des documents existants, vous ne pourrez pas identifier des contrats qui mentionnent des éléments tels que les réglementations GDPR, les changements de monnaie ou les lois sur le commerce international.

Heureusement, les solutions CLM modernes disposent de fonctionnalités telles que l'analyse des contrats et l'intelligence artificielle (IA) pour aider à identifier et à atténuer ces risques.

Docusign CLM, la solution idéale pour optimiser le processus de gestion des contrats

L'élaboration d'un processus clair de gestion des contrats est essentielle pour les entreprises modernes confrontées à des défis contractuels croissants. Pour cause, une fois que vous aurez défini les spécificités de chaque étape au sein de votre organisation, vous pourrez observer de véritables changements. Parmi ces derniers ? Un gain de temps et de sécurité pour vos contrats, mais aussi une réduction significative des risques d'erreurs et une meilleure conformité réglementaire.

Docusign CLM est LA solution de gestion complète qui répond à tous vos besoins en matière de contrats, quelle que soit leur complexité. Elle offre une gestion de documents de bout en bout avec automatisation des tâches manuelles, rationalisation des flux de travail complexes et gestion sécuritaire de vos contrats à chaque étape du processus. Notre plateforme intègre également des fonctionnalités avancées comme l'intelligence artificielle pour l'analyse des contrats, des tableaux de bord personnalisables pour un suivi en temps réel et des workflows automatisés qui éliminent les tâches répétitives.

Les bénéfices sont tangibles pour toutes les parties prenantes : les équipes juridiques gagnent en efficacité grâce à des modèles standardisés et des bibliothèques de clauses, les commerciaux accélèrent leurs processus de vente, et la direction bénéficie d'une visibilité accrue sur l'ensemble du portefeuille contractuel.

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FAQ "Processus de gestion des contrats"

Quelles sont les étapes du processus de gestion du cycle de vie des contrats ?

Le cycle de vie des contrats s'articule autour de sept phases stratégiques :

1. Création du document : La génération de documents s'appuie sur des modèles de contrats et des bibliothèques de clauses afin d'accélérer la création tout en réduisant les risques d'erreurs.

2. Négociation : Les équipes juridiques, commerciales et opérationnelles collaborent pour affiner les termes du contrat jusqu'à obtenir une version satisfaisante pour tous.

3. Validation interne : Chaque service apporte son expertise via un workflow personnalisé qui garantit le bon déroulement des approbations, avec des circuits parallèles pour optimiser les délais.

4. Signature : La signature électronique permet de signer les documents instantanément depuis n'importe où, tout en créant une piste d'audit numérique sécurisée.

5. Exécution du contrat : Un tableau de bord centralisé permet de suivre en temps réel l'état d'avancement des engagements contractuels grâce à des KPIs et un reporting automatisé.

6. Renouvellement ou clôture : Cette phase implique une analyse approfondie des conditions existantes et une anticipation des nouveaux besoins, avec des alertes personnalisées pour gérer les échéances.

7. Archivage : Un système de gestion centralisé permet de stocker les contrats de manière sécurisée tout en les rendant facilement accessibles.

Comment gérer les contrats commerciaux en entreprise grâce à Docusign ?

Docusign CLM vous permet de créer, acheminer, signer et stocker vos contrats en toute simplicité ! En effet, notre solution CLM (Contract Lifecycle Management) simplifie l'ensemble du processus contractuel grâce à des fonctionnalités avancées : automatisation des workflows, modèles de contrats personnalisables, tableaux de bord intuitifs pour le suivi en temps réel, système d'archivage sécurisé... Que vous gériez des contrats commerciaux, RH ou fournisseurs, notre plateforme garantit une gestion efficace de bout en bout, tout en réduisant les risques d'erreurs et en accélérant les délais d'exécution.

Le système de gestion contractuelle Docusign respecte-t-il mes obligations légales ?

OUI ! Docusign respecte les obligations légales et sécuritaires les plus strictes au monde. En France, Docusign se trouve ainsi sur la liste des prestataires de confiance de l'ANSSI s’ouvre dans un nouvel onglet. Au niveau européen, nous bénéficions de la certification eIDAS, garantissant la conformité aux réglementations de l'Union européenne. Notre solution assure, par ailleurs, une sécurité maximale grâce à des protocoles de cryptage avancés.