Le zéro-papier de Munich à New York avec Celonis et Docusign

Fondée par trois amis à Munich, Celonis a démarré en tant que projet universitaire conçu pour aider les entreprises à améliorer l’efficacité de leurs processus clés. Aujourd’hui, c’est l’une des startups avec la plus forte croissance en Allemagne. La société a étendu sa présence avec des bureaux supplémentaires en Europe, en Amérique du Nord et en Asie–Pacifique et sa technologie est utilisée par les plus grandes entreprises du monde telles que Dell, Pfizer et L’Oréal..

Nous avons discuté avec Nikol Gavranovic, responsable de la gestion des contrats chez Celonis, des bénéfices de l'automatisation des contrats et de sa rapide mise en place au sein de l'entreprise, en quelques mois seulement. 

Un sprint est derrière vous : vous avez introduit Docusign CLM chez Celonis à l'échelle mondiale au début du mois de mars 2021. Quand le déploiement a-t-il commencé ?

Nikol Gavranovic : En effet. La mise en œuvre a été rapide. Nous avons commencé à déployer Docusign CLM en janvier, et le déploiement mondial a eu lieu le 1er mars 2021. Nous n'avons réussi ce sprint aussi rapidement grâce à notre collaboration avec Spaulding Ridge, notre partenaire de mise en œuvre.

Nous utilisons actuellement Docusign CLM pour les ventes, afin que les équipes commerciales puissent travailler de manière aussi indépendante que possible et que les affaires soient conclues plus rapidement. CLM facilite également l'établissement de rapports, car nous pouvons mieux comprendre quelles conditions ont été insérées dans des transactions spécifiques. Plus tard dans l'année, nous mettrons également en œuvre Docusign CLM dans d'autres secteurs de l'entreprise, tels que les achats et les RH.

Pouvez-vous décrire brièvement le parcours de Celonis, de la signature électronique à la gestion complète des contrats ?

NG : Celonis a été fondée il y a près de dix ans, et nous avons maintenant des sièges à Munich et à New York, ainsi que 15 succursales dans le monde entier. Avec notre croissance rapide, notre volume de contrats a également augmenté de façon spectaculaire.

Avec plus de 1 200 employés, nous avons atteint une taille telle que les contrats ne peuvent plus être créés ou suivis manuellement. C'est pourquoi nous étions à la recherche d'une solution capable de créer des contrats de manière automatisée et standardisée afin de pouvoir travailler plus efficacement en interne.

Avec Docusign CLM, l'équipe juridique a créé une bibliothèque de clauses préapprouvées afin que les contrats puissent être rédigés plus rapidement. Par conséquent, les contrats sont conclus plus rapidement et nous travaillons plus efficacement dans l'ensemble, que ce soit au niveau des ventes ou des RH lorsqu'il s'agit de recruter de nouveaux talents.

En tant que responsable de la gestion des contrats, vous avez comparé plusieurs produits CLM au préalable. Pourquoi avez-vous finalement choisi Docusign ?

NG : Docusign CLM offre des fonctionnalités qui sont extrêmement importantes pour une entreprise internationale. Comme nous utilisons la solution de signature électronique Docusign depuis des années, nos employés connaissent bien Docusign, et nous savions qu'ils seraient tout aussi enthousiastes à l'égard du nouveau système CLM. En outre, il était important pour nous de pouvoir gérer les contrats de manière transparente à partir d'une source unique.

Un autre point important pour nous est l'intégration facile de Docusign CLM et de Salesforce dans notre canal de vente. Tous les contrats peuvent être consultés dans Salesforce au niveau du compte et les équipes de vente peuvent se concentrer davantage sur leur travail stratégique maintenant qu'il n'y a plus de problèmes de contrats.

Chez Celonis, vous aidez vos clients à analyser et à optimiser les processus complexes de l'entreprise... très similaire à ce que nous faisons ici chez Docusign.

NG : Exactement, nos approches se complètent très bien ! Docusign nous aide avant tout à devenir plus efficaces en interne... tout comme notre solution de gestion de l'exécution intelligente, basée sur l'exploration des processus, permet à nos clients d'optimiser leurs processus.

Nos clients étant situés dans le monde entier, il était très important pour nous que notre plateforme CLM soit acceptée et reconnue au niveau international. Éviter le papier autant que possible était également une grande priorité. Un système CLM était la prochaine étape logique. Avec un système de gestion des contrats entièrement numérisé, les contrats n'ont plus besoin d'être imprimés, signés et scannés puisqu'ils sont disponibles à tout moment de manière centralisée et numérique. Chaque bout de papier économisé profite également à l'environnement.

Avec Docusign CLM, les utilisateurs peuvent :

• Faire des affaires plus rapidement grâce à une automatisation efficace.

• Optimiser la gestion de la conformité grâce à des processus commerciaux standardisés

• Améliorer l'expérience client grâce à un processus contractuel rapide et transparent

• Élaborer des contrats sans utiliser de papier