Projet de signature électronique : le guide pour les DSI

La signature électronique est devenue un incontournable de la transformation numérique des entreprises. Mais pour une DSI, déployer un projet de signature électronique ne consiste pas simplement à remplacer la signature manuscrite par quelques clics. Il faut aussi l’intégrer au système d’information, sécuriser les échanges, choisir les bons niveaux de signature et favoriser son adoption au sein de l’entreprise.

Alors, comment réussir ce projet de digitalisation ? Quels critères prendre en compte dans le choix de la solution ? Et comment en assurer le pilotage ?

En bref Pour réussir un projet de signature électronique, la DSI doit :

• Partir des objectifs métier (délais, valeur probante, parcours à distance) avant de choisir une solution.

• Auditer et prioriser les flux de signature existants, puis lancer un pilote sur un premier périmètre.

• Adapter le niveau de signature au risque : simple, avancée ou qualifiée selon le règlement eIDAS.

• Intégrer la solution au SI (CRM, SIRH, achats) via connecteurs ou API, avec une gouvernance claire pour éviter le Shadow IT.

• Accompagner le changement et mesurer les résultats avec des KPI : délais de traitement, qualité des parcours, adoption et gains opérationnels.

Quels objectifs métier fixer avant de choisir la solution ?

Un service vous demande de signer plus vite ses contrats fournisseurs. Un autre souhaite accélérer la signature des offres d’embauche. Ces demandes semblent proches, mais leurs exigences peuvent différer.

La première étape consiste donc à formuler les objectifs métier. Vous pouvez chercher à réduire les délais de validation, limiter les erreurs de saisie, faciliter les parcours à distance... Vous pouvez aussi vouloir renforcer la valeur probante des documents, mieux suivre leur traitement ou réduire les impressions.

Cette clarification évite de traiter la signature électronique comme une brique isolée. Elle la replace dans un parcours complet, depuis la préparation du document jusqu’à son archivage. Ainsi, la DSI peut distinguer les irritants opérationnels des contraintes juridiques et identifier les processus à traiter en priorité.

Comment auditer l'existant et prioriser les flux ?

Une fois les objectifs définis, commencez par cartographier les processus de signature déjà en place. Pour chaque type de document, identifiez les outils utilisés, les personnes impliquées, les étapes de validation, les droits d’accès et les éventuels points de friction (ressaisies manuelles, impressions, envois par e-mail, relances, multiplication des outils...).

Tous les flux n’ont pas vocation à être digitalisés en même temps. Pour les prioriser, évaluez-les selon plusieurs critères : leur valeur métier, leur volume, leur risque juridique, leur facilité d’intégration au système d’information et l’expérience proposée au signataire. Un processus fréquent, relativement simple à intégrer et générant beaucoup de tâches manuelles peut, par exemple, constituer un bon candidat.

L’objectif ? Sélectionner un premier périmètre pour lancer un projet pilote auprès d’utilisateurs représentatifs. Vous pourrez ainsi mesurer les gains obtenus, identifier les éventuels freins et ajuster le processus avant de déployer la solution de signature électronique à plus grande échelle.

Quel niveau de sécurité et de preuve retenir ?

En matière de signature électronique, le niveau de sécurité doit avant tout être proportionné au risque associé au document. Un document à faible enjeu ne nécessite pas nécessairement les mêmes garanties qu’un contrat commercial sensible ou qu’un acte soumis à des exigences réglementaires particulières. La DSI doit donc déterminer, avec les équipes juridiques et conformité, le niveau de signature électronique adapté à chaque usage.

Le règlement eIDAS distingue trois niveaux : signature électronique simple, avancée et qualifiée. Plus le niveau augmente, plus les exigences relatives notamment à l’identification du signataire et à la protection de la signature sont importantes.

Mais le type de signature n’est qu’une partie de l’équation. La sécurité du processus repose également sur plusieurs éléments : l’authentification du signataire, l’intégrité du document après signature, l’horodatage, la traçabilité des actions ou encore la conservation des éléments de preuve. La DSI doit également encadrer les droits d’accès et s’assurer que seules les personnes autorisées peuvent préparer, envoyer ou consulter les documents concernés.

Comment intégrer la signature au SI sans créer de Shadow IT ?

Pour favoriser son adoption, la signature électronique doit s’intégrer aux outils et aux processus déjà utilisés par les équipes. Si signer un document oblige à multiplier les manipulations ou à changer constamment d’environnement, les utilisateurs risquent de se tourner vers des solutions alternatives non contrôlées : c’est ce qu'on appelle le Shadow IT.

La DSI doit donc identifier les outils qui pilotent chaque processus : CRM pour les contrats clients, SIRH pour les documents RH, solution achats pour les fournisseurs... La solution de signature électronique peut ensuite y être intégrée, notamment grâce à des connecteurs ou des API, afin de limiter les ruptures dans le parcours utilisateur.

D'ailleurs, d'après l’étude Deloitte–Docusign 2025, les organisations qui intègrent leurs processus d’accords à des plateformes clés comme Salesforce ou SAP déclarent dépasser leurs objectifs financiers 36 % plus souvent que les autres.

Enfin, la DSI doit définir des règles communes : qui peut créer un modèle, envoyer un document, accéder aux informations ou gérer les intégrations ? Une gouvernance claire permet de centraliser les usages tout en conservant des parcours simples pour les métiers. Cette approche s’inscrit plus largement dans une démarche de dématérialisation pilotée par la DSI.

Comment conduire le changement auprès des équipes ?

Même la meilleure solution restera peu utilisée si les équipes n’en perçoivent pas l’intérêt. Pour favoriser l’adoption de la signature électronique, montrez concrètement ce qu’elle apporte au quotidien : moins de manipulations, moins d’erreurs, des délais raccourcis, un meilleur suivi des documents, etc.

Accompagnez ensuite le déploiement avec des consignes simples, des modèles prêts à l’emploi et une formation adaptée. Les utilisateurs doivent notamment savoir quand utiliser la signature électronique, quelles règles de sécurité respecter et vers qui se tourner en cas de difficulté.

Enfin, recueillez les retours des premiers utilisateurs afin d’identifier les éventuels points de friction et d’ajuster le processus avant de généraliser son utilisation.

Quels indicateurs utiliser pour mesurer le projet ?

Le nombre de documents signés ne suffit pas à mesurer la réussite d’un projet de signature électronique. Pour évaluer son impact réel, la DSI doit définir quelques indicateurs de performance (KPI) avant le déploiement, puis les comparer à la situation initiale.

Commencez par mesurer les délais de traitement : combien de temps s’écoule entre la préparation, l’envoi et la signature finale d’un document ? Vous pourrez ainsi vérifier si la digitalisation accélère réellement les processus.

Suivez également la qualité des parcours : nombre d’erreurs, de documents retournés, de relances manuelles ou encore de signatures abandonnées. Une hausse de ces indicateurs peut révéler un processus trop complexe ou mal compris par les utilisateurs.

L’adoption de la solution constitue un autre indicateur clé. Analysez son utilisation par service ou par processus afin d’identifier les équipes qui se sont approprié l’outil et celles qui rencontrent encore des difficultés.

Enfin, mesurez les gains opérationnels et économiques : temps administratif économisé, diminution des impressions et des envois, réduction des tâches manuelles, baisse des coûts de traitement... Vous pourrez ainsi démontrer la valeur créée par le projet et identifier les ajustements nécessaires avant de l’étendre à de nouveaux usages.

Ce qu'il faut retenir

Pour une DSI, la mise en place de la signature électronique implique de partir des besoins métier, de sécuriser les données et les accès, d’intégrer la technologie au système d’information et d’accompagner la conduite du changement. Une stratégie bien pensée permet ainsi d’améliorer l’efficacité des processus, de renforcer la confiance et de créer de la valeur durable pour l’ensemble de l’organisation.

Avec Docusign, vous pouvez aller plus loin que la seule signature électronique et optimiser la gestion de vos accords tout au long de leur cycle de vie. Automatisation des processus, intégration à vos outils existants, gestion documentaire, signature électronique, suivi des accords... Vous disposez d’une plateforme conçue pour accompagner votre transformation digitale.

Vous souhaitez passer à la mise en œuvre ? Testez notre solution gratuitement pendant 30 jours !

Questions fréquentes

Qu'est-ce que la signature électronique et comment fonctionne-t-elle ?

La signature électronique permet à une personne de manifester son consentement sur un document numérique sans avoir à l’imprimer ni à le signer à la main. Selon le niveau de signature et le risque associé au document, le processus peut alors intégrer différents mécanismes d’authentification ou de vérification de l’identité du signataire.

Quelle est la valeur juridique d'une signature électronique en France ?

En France et dans l’Union européenne, une signature électronique ne peut pas être privée d’effet juridique au seul motif qu’elle se présente sous une forme électronique. Le règlement eIDAS distingue alors trois niveaux de signature : simple, avancée et qualifiée, avec des exigences croissantes en matière d’identification du signataire, de contrôle de la signature et de sécurité. La signature électronique qualifiée est la seule à bénéficier du même effet juridique qu’une signature manuscrite.

Combien coûte un projet de signature électronique pour une DSI ?

Le coût d’un projet de signature électronique dépend du nombre d’utilisateurs, du volume de documents, des fonctionnalités choisies et du niveau d’intégration souhaité avec le système d’information. Une utilisation simple ne nécessite pas les mêmes ressources qu’un déploiement à grande échelle impliquant plusieurs processus métier ou une automatisation des flux de travail. Il est donc préférable d’évaluer les besoins de l’organisation avant de choisir une solution.

Combien de temps faut-il pour déployer une solution de signature électronique ?

La durée de déploiement dépend de la complexité du projet. Une configuration simple peut être mise en place rapidement, tandis qu’un projet impliquant plusieurs métiers, des intégrations au système d’information et des flux de travail personnalisés nécessite davantage de préparation. Un projet pilote permet de tester la solution, d’identifier les éventuels points de friction et d’ajuster le processus avant la mise en production à plus grande échelle.

Comment choisir le bon prestataire de signature électronique ?

Pour choisir un prestataire de signature électronique, commencez par vérifier que la solution répond à vos besoins métier et aux exigences juridiques applicables à vos usages. Prenez également en compte la sécurité, les possibilités d’authentification et de vérification de l’identité, l’expérience utilisateur, les capacités d’intégration avec vos outils internes ainsi que le support proposé. La solution doit pouvoir s’intégrer à vos processus existants sans complexifier inutilement le flux de travail.

Quels sont les risques si l'on néglige la sécurité du processus de signature ?

Des mécanismes d’authentification inadaptés au niveau de risque peuvent augmenter les risques de fraude, d’usurpation d’identité ou de contestation d’une signature. La sécurité ne repose toutefois pas uniquement sur l’identification du signataire : l’intégrité du document, la traçabilité des actions, la gestion des droits d’accès et la conservation des éléments de preuve doivent également être prises en compte. La DSI doit donc adapter les mesures de sécurité à chaque processus métier et au niveau de risque associé aux documents.