Dématérialisation des factures et contrats avec Docusign

Pour vous, facture client rime forcément avec document papier ? Plus après la lecture de cet article ! Numérisation des factures, facture dématérialisée, facture électronique… Peu importe le nom que vous lui donnez, la dématérialisation fiscale est devenue un enjeu majeur pour les entreprises françaises. Pour cause, en plus des nombreux avantages qu’offre cette solution (gain de temps, d’argent et de productivité), la dématérialisation des factures deviendra une obligation légale dès 2024. Zoom sur la réglementation en vigueur et les atouts de la solution Docusign.

Qu’est-ce qu’une facture dématérialisée à valeur probante ?

Une facture dématérialisée est une facture fournisseurs ou clients au format numérique. Autrement dit, à l’inverse du format papier majoritaire jusqu’alors. Mais attention, pour être valable juridiquement, une e-facture doit respecter la réglementation fiscale et les normes en vigueur. À savoir :

• être créée et signée électroniquement via des solutions de dématérialisation

• garantir l’authenticité du document dématérialisé en vérifiant l’identité des signataires afin d’éviter toute usurpation d’identité

• garantir l’intégrité du contenu, soit être non modifiable

• être lisible

Mais ce n’est pas tout. Au-delà des critères d’authenticité, d’intégrité et de lisibilité, d’autres obligations légales assurent la validité d’une facture électronique :

• Le format : les factures traitées doivent être au format PDF ou au format EDI.

• Les mentions obligatoires : numéro de la facture, noms et adresses des deux parties, numéro d’immatriculation (SIRET), date de la vente de marchandises ou de la prestation de services, date d’échéance du règlement, quantité et dénomination précise des produits ou services vendus, prix unitaire hors taxe, taux de TVA, prix unitaire TTC, pénalités en cas de retard et frais de recouvrement…

• L’archivage électronique : les factures dématérialisées doivent être stockées au sein d’un coffre-fort électronique durant 6 ans pour le droit fiscal et durant 10 ans sur le plan comptable.

Dématérialisation des factures, une obligation dès 2024 ?

La France est un peu à la traîne. Alors que des pays, comme la Norvège, la Finlande ou encore le Danemark, utilisent la facturation électronique généralisée depuis 2005, ce n’est toujours pas le cas en France. Et ce, même si de nombreuses lois ont déjà été votées en ce sens depuis 2017. Mais tout est sur le point de changer, puisque la loi de finances 2021 stipule qu’à compter du 1er juillet 2024, et au plus tard au 1er janvier 2026, toutes les entreprises privées et publiques assujetties à la TVA devront avoir recours à un système de facturation électronique. Et ce, pour les factures sortantes (factures clients) comme pour les factures entrantes (factures fournisseurs et prestataires). L’objectif ? Lutter contre la fraude fiscale.

Cette nouvelle loi se compose alors de deux volets :

• e-invoicing : soit la généralisation des factures numériques. Ce volet stipule que toutes les entreprises - petites et moyennes entreprises (TPE et PME), entreprises de taille intermédiaire (ETI) ou grandes entreprises - devront émettre des factures sous forme électronique en 2026. Pour ce faire, vous aurez alors le choix entre la solution de dématérialisation des factures publique Chorus Pro ou une plateforme privée certifiée par l’État.

• e-reporting : soit l’échange de données informatisé avec l’administration fiscale. L’objectif ? Tendre vers le pré-remplissage des déclarations de TVA.

La dématérialisation des factures avec Docusign

Vous l’aurez donc compris, la dématérialisation des factures sera bientôt une obligation légale. Mais pour que votre facture numérique ait une réelle valeur juridique, il faut qu’elle respecte certaines règles et normes. Afin de vous assurer une parfaite légalité, le mieux reste alors de passer par des logiciels spécifiques, comme un logiciel de facturation et un logiciel de signature électronique.

Pour ce dernier outil, nous vous recommandons la solution Docusign eSignature. Leader mondial de la signature électronique, le tiers de confiance Docusign vous assure performance et fiabilité. Et ce, même face à des volumes de signatures très importants. Par ailleurs, notre expertise de plus de 10 ans, vous permet un accompagnement à la fois technique, réglementaire et opérationnel. 

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