Dématérialisation des documents : le fax est-il mort ?

Vos enfants vous font de gros yeux lorsque vous leur parlez de fax ? On dirait bien que la machine à envoyer et recevoir des documents physiques a fait son temps… Alors qu’en 2005 les professionnels du secteur estimaient les ventes mondiales à 20 millions par an, elles tourneraient aujourd’hui à quelques millions seulement. En France, il se vend en moyenne une centaine de télécopieurs par jour. Malgré la connotation vieillotte et le déclin des ventes de télécopieurs, ces chiffres montrent tout de même que le fax se vend toujours et a toujours sa place en 2021. Cependant, son utilisation a quelque peu évolué pour s’adapter à la dématérialisation des documents. 

Pourquoi le fax papier a-t-il connu un tel succès ?

Le fax, apparu pour la toute première fois en 1842, connaît un véritable succès à partir des années 1960. Les ventes de télécopieur explosent. Et pour cause, alors qu’Internet en est encore à ses balbutiements, cette machine révolutionne les échanges en permettant d’envoyer et de recevoir un document instantanément et sans avoir à se déplacer. Mais ce n’est pas tout, car les avantages de ce petit bijou sont nombreux : 

• simple d’utilisation (insérer le document papier à faxer dans la machine et composer le numéro du destinataire)

• forte valeur légale en raison de la traçabilité des échanges de documents

• conformité réglementaire en ce qui concerne l’échange de données sensibles avec une protection des données et un chiffrage imbattables (ce qui n’est pas toujours le cas des mails qui peuvent être piratés et interceptés)

L’utilisation du fax est alors restée au sein de nombreuses entreprises, notamment celles dans le secteur juridique, de la santé, de l’immobilier et de la finance. Le télécopieur permet ainsi d’allier simplicité, efficacité, sécurité, fiabilité, réactivité et légalité. Malgré tout, si certaines sociétés fonctionnent encore avec le fax papier par habitude, d’autres ont d’ores et déjà adopté des processus de dématérialisation des documents pour s’affranchir des problématiques liées à la machine physique.

Dématérialisation des documents : le fax papier laisse place au fax numérique

Le fax est en réalité loin d’être mort. Si l’avènement d’Internet et la transformation numérique des entreprises ont quelque peu bousculé le fax au format papier, ce dernier a su s’adapter à son temps. Ainsi, le fax est aujourd’hui devenu un support numérisé qui s’intègre parfaitement aux interfaces modernes. La gestion électronique de documents d’entreprise n’a jamais été aussi simple.

Cette dématérialisation des échanges apporte d’ailleurs son lot d'avantages :

• archivage électronique des dossiers clients et des documents

• gain de temps et de productivité

• minimisation des erreurs humaines

• réduction des coûts (suppression des lignes de fax analogiques, de la machine, de l’encre, du papier…)

• mobilité accrue (possibilité de faxer n’importe où, n’importe quand et depuis n’importe quel appareil)

• valeur légale grâce aux accusés de réception et signatures électroniques qui valent preuves devant un tribunal

• conformité réglementaire avec la numérisation des accusés de réception via des scanneurs de documents ou des imprimantes multifonctions (MFP)

Par quoi remplacer le fax papier aujourd’hui ?

Mail, le logiciel d’envoi et de réception de courriers

Le mail est LE grand successeur du fax aujourd’hui, notamment grâce aux services de fax to email. On y retrouve ainsi une simplicité d’utilisation, une rapidité d’envoi et une valeur juridique grâce aux accusés de réception. On pourrait même dire que la confidentialité des données dématérialisées est accrue à certains niveaux. En effet, contrairement au support-papier, un service fax to email permet d’envoyer un document numérique directement dans la boîte de réception du destinataire. Aucun risque de voir le document tomber dans les mains d’une personne tierce ou disparaître. Sans oublier que le mail, comme tout outil numérique, offre une plus grande mobilité et flexibilité aux entreprises.

Les seuls hics de cette solution de dématérialisation des documents ? Les risques de piratage et la taille limitée des fichiers numériques envoyés. Ainsi, assurez-vous que votre document électronique ne soit pas trop lourd afin de pouvoir l’envoyer au destinataire sans heurts.

Cloud, le système de gestion documentaire en ligne

Grâce aux innovations technologiques, les faxs numérisés offrent désormais des options d’hébergement de bases de données en Cloud. Cela permet, tout d’abord, un meilleur travail collaboratif, en partie grâce à une simplicité d’accès aux documents numériques stockés et à une mobilité accrue. Le Cloud présente également de grands avantages économiques : économies d’espace, de maintenance, de consommables et de matériaux. Et pour cause, plus besoin d’investir dans des installations physiques. Sans compter tous les avantages liés à la numérisation de documents.

Docusign : nos solutions de dématérialisation des documents

On pense souvent que le fax papier permet d’envoyer des documents signés légaux, ce qui n’est pas le cas des documents numérisés et dématérialisés. C’est faux ! Signature électronique et légalité sont, bien évidemment, compatibles en France. Et ce grâce à la réglementation eIDAS qui fournit un cadre légal et pratique à l’utilisation de la signature électronique au sein de l’Union européenne. Ainsi, tout document signé électroniquement, dont l’identité des signataires a été validée, possède une valeur probante.

Par ailleurs, Docusign eSignature répond aux normes de sécurité européennes les plus strictes et utilise les technologies de cryptage de données pour assurer la conformité réglementaire des courriers et documents électroniques. Grâce à la signature électronique Docusign, vous faites donc des affaires plus rapidement et vous réduisez vos coûts, tout en alliant sécurité des données, fiabilité et légalité. Testez gratuitement la signature électronique n°1 dans le monde pour vos projets de dématérialisation des documents !