Comment réaliser la signature d'un contrat de travail à distance ?

Signer un contrat de travail peut sembler anodin... Pourtant, de nombreux salariés et employeurs se retrouvent perdus face aux démarches à suivre, aux délais légaux ou aux risques liés à l'absence de contrat signé. Selon une étude du Ministère du Travail (DARES, 2023), près de 12 % des salariés en France débutent ainsi leur activité sans avoir signé de contrat de travail conforme. La bonne nouvelle ? Cette problématique est simple à résoudre, à condition d’être bien informé. En effet, afin que la signature d'un contrat de travail soit juridiquement valable, il est essentiel de connaître vos droits, les obligations de l’employeur et les bonnes pratiques à respecter. Découvrez tout ce qu'il faut savoir sur le sujet au sein de cet article de blog !

CDI, CDD : comprendre les différentes formes de contrat

Qu'est-ce qu'un contrat de travail ?

Un contrat de travail est un document qui formalise la relation entre un employeur et un salarié. Il repose sur trois éléments essentiels : l'existence d'une prestation de travail, le paiement d'une rémunération et un lien de subordination juridique entre les deux parties.

Même si un contrat de travail oral peut être reconnu dans certaines situations, un contrat écrit, rédigé et signé reste la norme, notamment afin de sécuriser les droits de chacun. Ce document précise la nature du contrat de travail, sa durée, la description du poste, le salaire, les horaires et toutes autres conditions de travail essentielles.

Le CDI : Contrat à Durée Indéterminée

Le CDI (Contrat à Durée Indéterminée) est la forme de contrat la plus utilisée en France. Il n'a pas de durée définie et offre au salarié une stabilité importante.

Caractéristiques principales du CDI :

• Conclu pour un temps plein ou un temps partiel

• Soumis aux dispositions du Code du Travail et aux conventions collectives applicables

• Peut être rompu par démission, licenciement ou rupture conventionnelle

Pour un CDI à temps plein, un contrat écrit n'est pas strictement exigé par la loi. À défaut, l'accord verbal peut suffire à prouver l'existence du lien de travail. L'absence de signature ne remet donc pas en cause son existence, mais peut compliquer la preuve des engagements des parties. En ce sens, la signature d'un contrat de travail CDI avant l'embauche est fortement conseillée.

Pour un CDI à temps partiel, un contrat écrit est cependant obligatoire.

Le CDD : Contrat à Durée Déterminée

Le CDD (Contrat à Durée Déterminée) est un contrat destiné à répondre à des besoins précis et temporaires de l’entreprise : remplacement d’un salarié absent, surcroît d’activité, missions saisonnières… Il peut être conclu à temps plein ou à temps partiel.

Pour un CDD, un contrat écrit et signé est obligatoire.

L'importance de signer un contrat de travail

Enjeux juridiques

En France, la signature d'un contrat de travail n'est pas toujours exigée de manière formelle pour les CDI à temps plein. Toutefois, l'obligation de contrat de travail écrit et signé s'impose dans plusieurs situations spécifiques :

• CDD ;

• CDI à temps partiel ;

• Contrats d'intérim ;

• Contrats d'apprentissage ou de professionnalisation.

Dans ces cas, l'absence d'un contrat écrit peut entraîner plusieurs conséquences juridiques : requalification en contrat CDI à temps plein et risque d'amende pour l'employeur en cas de récidive.

Cas de la période d'essai

La période d'essai est un élément fondamental du contrat de travail. Pour être valable, elle doit être expressément stipulée par écrit, dans le contrat de travail ou dans une lettre d'embauche. Autrement dit, elle ne peut pas être présumée. Sans mention écrite, la période d'essai est donc réputée inexistante.

Concrètement, dans le cas d'un CDI temps plein sans contrat signé avec mention de période d'essai, l'employeur ne pourra pas rompre la collaboration sous prétexte d’une période d'essai. Auquel cas, il risquera une requalification en licenciement sans cause réelle et sérieuse.

Contrat non signé par l’employeur

Le contrat de travail non signé par l’employeur n’oblige ce dernier à rien. C'est pourquoi, l'employé a le devoir de demander la signature d'un contrat de travail par écrit, en recommandant une lettre avec accusé de réception. Le contrat de travail doit être signé par les deux parties.

Quand signer un contrat de travail ?

Pour un contrat de travail CDI, aucun délai légal strict n'est imposé pour la signature. Toutefois, il est préférable de signer le contrat avant la date de début de travail afin d'éviter toute ambiguïté. À défaut, de régulariser la signature dès les premiers jours suivant l'embauche.

La situation est différente pour un contrat à durée déterminée (CDD). En effet, la loi impose des règles strictes. Le CDD doit impérativement être signé dans les deux jours ouvrables suivant la prise de poste. À défaut, l’employeur s’expose à des sanctions (amende) et surtout à une requalification du CDD en CDI. Exemple : si un salarié commence son travail le lundi, le contrat de travail CDD devra être signé au plus tard le mercredi.

Comment signer un contrat de travail ?

Une transformation digitale accélérée pour le secteur RH

La pandémie mondiale de coronavirus a démocratisé la mise en place du télétravail en entreprise, redistribuant par la même occasion les cartes de la politique de gestion RH. Pour cause, les processus de recrutement ont subitement dû être gérés à distance. Or, selon un rapport Docusign sur les tendances RH 2021, seuls 11 % des équipes RH se sentaient "très préparées" aux changements organisationnels résultant de la pandémie de la COVID-19.

Afin de répondre aux nouveaux besoins, les entreprises ont alors dû explorer, dans la précipitation, de nouvelles technologies RH, notamment des logiciels de gestion adaptés au télétravail. Les entreprises se sont donc penchées sur la signature électronique afin de pouvoir signer un contrat de travail à distance, que ce soit un CDI, un CDD (conformément à l'article L1242-13 du Code du travail), un contrat d'apprentissage ou des contrats de travail plus courts tels que ceux saisonniers ou intérimaires.

Cette transition numérique a alors permis de gagner en flexibilité d'embauche et de combler les lacunes, selon les besoins contractuels. Par ailleurs, les signatures électroniques permettent de recevoir beaucoup plus rapidement les documents signés par les nouveaux collaborateurs, tout en garantissant leur valeur juridique à long terme. Or, dans le secteur d'activité professionnelle que sont les ressources humaines, la rapidité est primordiale.

Signature électronique

Que ce soit pour signer un avenant de contrat de travail, pour signer un nouveau contrat de travail ou pour signer des clauses spécifiques attenantes, le règlement eIDAS confère une valeur juridique à la signature électronique. La signature électronique qualifiée bénéficie même de la présomption de fiabilité en cas de litige.

Toutefois, pour être juridiquement valable, cette signature d'un contrat de travail doit répondre à certaines conditions :

• disposer d'un

  processus fiable d'identification du signataire

• respecter

  l'intégrité du document signé

Ces deux points sont définis par l'article 1367 du Code civil qui établit les conditions de validité de la signature électronique. Pour les salariés étrangers, le contrat doit obligatoirement être disponible dans leur langue d'origine afin de garantir la bonne compréhension des engagements.

Archivage électronique

La dématérialisation des contrats de travail s'accompagne d'un système d'archivage électronique conforme à la loi. Autrement dit, une fois signé, le contrat unique est placé au sein d'un coffre-fort électronique afin de garantir son intégrité et son accessibilité. L'employeur définit alors la durée de conservation des données compte tenu des délais de prescription des actions contentieuses pouvant être engagées par les parties. Pour un contrat de travail, nous vous conseillons une durée d'archivage minimum de 5 ans, conformément aux obligations légales.

Docusign comme prestataire de services de confiance

Seules les autorités de certifications et tiers de confiance reconnus au sein de la Trust List européenne sont en mesure de vous proposer des solutions d'archivage et de signature électronique d'un contrat de travail. Pour cause, ce sont les seules sociétés habilitées à effectuer des opérations de sécurité juridique d'authentification, de transmission et d'archivage électronique des données, garantissant ainsi une valeur juridique optimale pour le salarié comme pour l'employeur.

Les solutions de signature Docusign sont justement conformes aux exigences techniques les plus hautes françaises, européennes et mondiales. Notre processus de signature est encadré par un certificat électronique sécurisé et notre organisme de services électroniques est PSCE qualifié (Prestataire de Services de Confiance Qualifié) référencé au sein de la Trust List européenne. Par ailleurs, l'adoption de notre solution de signature électronique au sein de votre entreprise est rapide et simple.

En optant pour Docusign eSignature, vous bénéficiez donc d'un service de signature électronique qui vous assure conformité et sécurité juridique. Et cela, en toute simplicité, puisque notre interface supprime la complexité inhérente à l'utilisation de certificats numériques, permettant à chaque salarié de signer ses documents en quelques clics.

FAQ "Signature d'un contrat de travail"

Peut-on travailler sans contrat de travail ?

Oui, il est possible de travailler sans contrat écrit, notamment en CDI temps plein. Toutefois, travailler sans contrat signé expose à de nombreux risques juridiques. Il est donc fortement recommandé de faire établir un contrat de travail pour sécuriser les droits de chaque partie.

Est-il obligatoire d'avoir un contrat de travail écrit et signé ?

En France, un contrat de travail écrit est obligatoire pour un CDD et pour certains CDI spécifiques (travail à temps partiel, travail temporaire…). Pour un CDI classique, un écrit n’est pas toujours exigé par la loi, mais il est vivement conseillé de signer un contrat de travail afin de clarifier les droits et obligations de chacun.

Combien de temps pour signer un contrat de travail ?

Le délai pour signer un contrat de travail dépend du type de contrat. Pour un CDD, la loi impose une signature dans les 2 jours ouvrables suivant la prise de poste. Pour un CDI, aucun délai précis n’est fixé, mais il est préférable de signer le contrat avant l’embauche afin d'éviter toute ambiguïté.

J'ai signé un CDI, puis-je me rétracter ?

En principe, la signature d'un contrat de travail CDI engage définitivement les deux parties. Il n’existe pas de délai de rétractation sauf clauses du contrat particulières (période d'essai). Toutefois, un salarié peut refuser de rejoindre l'entreprise, mais il s'expose alors à des risques (dommages-intérêts pour rupture abusive).

Peut-on signer un contrat de travail avant la date d'embauche ?

Oui, il est courant de signer un contrat de travail avant la date d'embauche. Cela sécurise la future collaboration. Attention : une fois signé, le contrat engage pleinement les deux parties, sauf mention spécifique d’un délai de rétractation ou d’une condition suspensive.