Comment signer un contrat de travail à distance ?
Selon un sondage de l'Institut Montaigne, 60 % des salariés français souhaiteraient bénéficier de leur droit au travail à domicile. C’est indéniable, le télétravail devient la norme. Et nombreuses sont les entreprises qui apprennent à gérer des projets à distance, et avec elles, le pôle des ressources humaines. Le travail à distance des RH est rendu possible grâce à un cadre technologique et législatif propice. Logiciels SIRH (Systèmes Informatiques de Ressources Humaines), logiciels ATS (logiciel de gestion du recrutement) et désormais signature électronique sont autant d’outils numériques qui simplifient la vie des DRH et recruteurs à l’heure du télétravail. Mais alors, comment concrètement signer un contrat de travail à distance ? C’est ce que nous allons voir ensemble.
Une transformation digitale accélérée pour le secteur RH
La pandémie mondiale de coronavirus a démocratisé la mise en place du télétravail en entreprise, redistribuant par la même occasion les cartes de la politique de gestion RH. Pour cause, les processus de recrutement ont subitement dû être gérés à distance. Or, selon un rapport DocuSign sur les tendances RH 2021, seuls 11 % des équipes RH se sentaient "très préparées” aux changements organisationnels résultant de la pandémie de la COVID-19. Il faut dire que le contrat de travail écrit entre employeur et salariés est très longtemps resté la norme.
Afin de répondre aux nouveaux besoins, les entreprises ont alors dû explorer, dans la précipitation, de nouvelles technologies RH. Les entreprises se sont donc penchées sur la signature électronique afin de pouvoir signer un contrat de travail à distance, que ce soit un CDI, un CDD, un contrat d’apprentissage ou des contrats de travail plus courts tels que ceux saisonniers ou intérimaires.
Cette transition numérique a alors permis de gagner en flexibilité d’embauche et de combler les lacunes, selon les besoins contractuels. Dans le secteur d'activité professionnelle que sont les ressources humaines, la rapidité est également importante. Les signatures électroniques ont alors permis de recevoir beaucoup plus rapidement les documents signés par les nouveaux collaborateurs.
Signer un contrat de travail à distance
Signature électronique
Que ce soit pour signer un avenant de contrat de travail qui prévoit les modalités de mise en œuvre du télétravail des salariés, pour signer un nouveau contrat de travail ou pour signer des clauses spécifiques attenantes, le règlement eIDAS confère un cadre légal à la signature électronique.
Toutefois, pour être juridiquement valable, cette signature du contrat doit répondre à certaines conditions :
- disposer d’un processus fiable d’identification du signataire
- respecter l’intégrité du document signé
Ces deux conditions sont définies par l’article 1367 du Code civil qui établit les conditions de validité de la signature électronique.
Archivage électronique
La dématérialisation des contrats de travail s’accompagne d’un système d’archivage électronique. Autrement dit, une fois signé, le contrat unique est placé au sein d’un coffre-fort électronique afin de garantir une protection aux salariés. L’employeur définit alors la durée de conservation des données compte tenu des délais de prescription des actions contentieuses pouvant être engagées. Pour un contrat de travail, nous vous conseillons une durée d’archivage minimum de 5 ans.
Prestataire de services de confiance pour signer un contrat de travail à distance
Seules les autorités de certifications et tiers de confiance reconnus au sein de la Trust List européenne sont en mesure de vous proposer des solutions d’archivage et de signature électronique d’un contrat de travail. Pour cause, ce sont les seules sociétés habilitées à effectuer des opérations de sécurité juridique d’authentification, de transmission et d’archivage électronique des données.
Les solutions de signature DocuSign sont justement conformes aux exigences techniques les plus hautes françaises, européennes et mondiales. De même, notre organisme de services électroniques est PSCE qualifié (Prestataire de Services de Confiance Qualifié) référencé au sein de la Trust List européenne. Enfin, l'adoption de notre solution de signature électronique au sein de votre entreprise est rapide et simple.
En optant pour DocuSign eSignature, vous bénéficiez donc d’un service de signature numérique qui vous assure conformité et sécurité juridique. Et cela, en toute simplicité, puisque notre interface supprime la complexité inhérente à l’utilisation de certificats numériques.
