5 questions à poser avant de choisir une solution de signature électronique

Il faut passer à la signature électronique. Le papier c'est obsolète. Dépassé. Qui utilise encore ça, de nos jours ? Ahem.

Oui, bon, on le sait bien, on utilise encore pas mal de papier. C'est normal. Soyons honnêtes. Essayer de trouver un fournisseur en qui on puisse avoir confiance, trouver une solution de qualité qui réponde à tous nos besoins... Vous avez le temps, vous ? Moi pas. Donc c'est plus facile d'utiliser du papier. Et de détester ça.

L'année vient de commencer. C'est l'heure des bonnes résolutions (et de la galette des rois, aussi, mais cet article ne parle pas de galette des rois). L'objectif est clair. Trouver une solution que l'on va apprécier, utiliser, et en laquelle en aura confiance. Pour choisir sagement, voici cinq questions à vous poser AVANT de choisir votre solution de signature électronique.

1. Est-ce que la solution est facile à utiliser ?

Les utilisateurs de la signature électronique ne sont pas forcément des experts informatiques de haut vol, capables de gérer des process extrêmement compliqués en un minimum de temps. Comme vous le savez, si une solution est compliquée, parait difficile à utiliser, vous avez déjà perdu 80% de vos utilisateurs.

Assurez-vous que les éléments suivants soient respectés :

- Une solution accessible SANS aucune connaissance technique. Drag and drop, templates… Autant de fonctionnalités indispensables pour que vos utilisateurs envoient des documents à signer en un clic. Si vous avez besoin de lire le manuel auparavant, c'est que quelque chose ne va pas. On cherche quelque chose de simple et d'intuitif.

- Une solution accessible depuis n'importe quel appareil. Est-ce que les solutions retenues ont une app ? Non ? Bon. C'est déjà mauvais signe. Est-ce que le site web est au moins conçu pour les mobiles ? Non ? Il est temps de fuir. Vous me remercierez plus tard.

- Une solution sans rien à installer et sans hardware. Les services en Cloud fournissent la meilleur expérience utilisateur. Essayez de choisir des solutions de signature électronique accessibles directement depuis votre navigateur (quid de la protection des données ? Je vous en parle plus bas).

2. La solution va-t-elle s'intégrer facilement dans mon infrastructure existante ?

N'importe quelle entreprise d'aujourd'hui utilise de nombreux outils. Avec des configurations particulières, adaptées à un usage particulier. Cela serait génial si les utilisateurs finaux se servaient de Docusign de façon transparente, non ?

Visitez les pages partenaires des solutions de signature électronique que vous avez choisies et regardez si les autres outils que vous utilisez au quotidien y figurent. Si elles n'y sont pas, assurez-vous que l'entreprise est suffisamment dynamique ou agile pour s'adapter à vos besoins futurs. La dématérialisation est un process très vaste et le DTM (Digital Transation Management) n'est souvent que le début.

3. Est-ce que l'authentification de mes signataires est suffisante ?

Lorsque je rencontre des prospects ou des clients sur des salons en Europe, la principale question que l'on me pose est :

« Comment puis-je m'assurer que la personne qui signe est bien la personne à qui j'ai demandé de le faire ? »

C'est une question fondamentale. Choisissez une solution qui puisse vous proposer différentes façons d'identifier le signataire. Cela peut être un OTP (One Time Pin Code), le partage d'un secret commun ou le fait d'entrer un mot de passe avant de pouvoir accéder à la signature du document.

C'est une façon simple et efficace de renforcer l'authentification, pour des contrats très complexes ou à forte valeur par exemple. Vous ne pensez pas avoir besoin de ce type d'authentification avancée pour le moment ? Pas de soucis. Assurez-vous juste que votre fournisseur pourra vous soutenir si vos besoins changent.

4. Est-ce que mes données sont protégées et sécurisées ?

La sécurité des transactions et des données est également un sujet important lorsqu'on choisit une solution de signature électronique. Les documents pour lesquels vous requérez une signature ont de la valeur pour votre entreprise. Assurez-vous donc qu'ils sont gérés et stockés de façon sécurisée.

Les règles relatives à la gestion des données sont locales. Si vous êtes français, il est recommandé que les données soient protégées par les lois Européennes. Chez Docusign, par exemple, nous pouvons garantir que nos équipes Engineering sont basées en France et que vos données soient sauvegardées, stockées et gérées depuis un de nos datacenters Européens (Français, par exemple).

5. Est-ce légal ?

En Juillet 2016, une nouvelle régulation appelée eIDAS donne les standards relatifs à la signature électronique en Europe. Assurez-vous que la solution de signature électronique que vous avez choisie respecte le règlement eIDAS.

Certise sur le gâteau, si votre fournisseur est une Autorité de Certification, cela vous donne le sérieux et la confiance que vous recherchez chez un partenaire. La valeur légale des signatures électroniques est un aspect crucial à considérer pour garantir la validité de vos transactions.

Est-ce que cela vous a aidés ? Maintenant que vous savez ce que vous recherchez, il est temps d'essayer les solutions que vous avez shortlistées.

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