El cambio que ha hecho Box ganar más visibilidad de sus contratos

Una optima ejecución nuevos negocios requiere amplia visibilidad de qué se pasa con los contratos. Todavía, el proceso de envío de documenos físicos para su firma pone algunos desafíos, cómo lo ha visto Box.

Box es una plataforma de géstion y almacenamiento de archivos desde la nube. La practicidad de acceder a archivos desde cualquier ubicación ha seducido 95 mil empresas en todo el mundo, desde las PyMEs hasta las grandes organizaciones.

Sin embargo, para asegurar el crecimiento de sus negocios, la empresa enfrentaba un largo proceso de ejecución de contratos. Es decir, necesitaba imprimir y remitir documentos, además de esperar que sus clientes los firmaran y retornaran.

Todo esto tardava la ejecución de los contratos y, consecuentemente, el cierre de negocios.

El desafío de los procesos manuales

De hecho, la visibilidad del status de firma de los contratos se volvió un tema de gran importancia para Box.

El workflow era muy manual, además de no existir integraciones con otras aplicaciones de ventas, facturación y soporte.

Por otro lado, una empresa como Box tiene incontables empleados trabajando desde sus dispositivos móbiles, desde distintas ubicaciones. Un proceso de ventas basado en contratos en papel reducía la agilidad de las negociaciones y impedía la real escalabilidad del negocio.

Para una plataforma innovadora, las inneficiencias de este contexto representaban muchos riesgos.

¿Cómo incrementar la visibilidad de los contratos?

“Docusign no sólo ayuda a nuestros ejecutivos de cuenta a cerrar una gran cantidad de negocios, sino que acelera el ritmo al que podemos operar. Además, les permite a nuestros empleados trabajar desde donde se encuentren”.

La opinión del gerente de ingeniería de ventas de Box, Matt Norton, refleja las transformaciones ocurridas después de la adoción de la tecnologia de firmas electrónicas de Docusign.

Todo el proceso de ventas ocurre desde una única pantalla. Cuando se ejecuta un contrato, Docusign para Salesforce inicia automáticamente un flujo de trabajo que permite a Box crear y firmar contrados desde el CRM, ya involucrando varios otros departamentos.

Gracias a la integración por API, cada acuerdo firmado se enruta automáticamente a una carpeta única en Box. Así, desencadena notificaciones a la administración de ventas, operaciones de ventas, servicios al cliente y facturación.

En resumen, con la adpción de la solución de Docusign, Box ha logrado automatizar sus procesos internos y alcanzar la escalabilidad deseada en los procesos de ventas.

Otro desafío resuelto es que los empleados de Box pueden comentar el documento dentro de la plataforma, o asignar una tarea a otros que tienen acceso al contenido, lo que facilita el flujo de trabajo.

De hecho, desde el cambio, la empresa tiene un proceso completo y simplificado de ejecución y revisión de contratos.

Por lo lado del cliente, Box logra ofrecer una experiencia más sencilla. La forma de ejecutar sus contratos se ha convertido altamente profesional y fácil para todos los usuarios.

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