¿Hay diferentes tipos de firmas electrónicas? ¿Cuáles son?

Publicado el 1 de septiembre de 2020. Actualizado el 24 de septiembre de 2021.

Todos los tipos de firmas electrónicas son consecuencia directa de la transformación digital de los negocios, así como de la incorporación de nuevos procesos inteligentes que optimizan los tiempos de gestión para hacerlos más seguros.

Esta innovadora forma de prestar consentimiento se encuentra avalada por la legislación mexicana, por lo tanto, su uso es totalmente válido siempre y cuando ambas partes estén de acuerdo.

Empresas como Microsoft y Apple utilizan este recurso con el fin de mejorar su competitividad en el mercado, ayudándolos a reducir costos, optimizar los tiempos de respuesta y contratación, entre otros.

Por estos motivos, hemos dedicado este artículo para explicar cuáles son los tipos de firmas electrónicas y su aceptación en México. ¡Continuemos!

Firma electrónica

La firma electrónica se utiliza alrededor del mundo para formalizar acuerdos y negocios de cualquier naturaleza. Consiste en un conjunto de códigos que reúne datos digitalizados, compactados y convertidos en un archivo informático, que permite la identificación plena y legal de una persona dentro de un documento electrónico.

Es una de las maneras más sencillas de autenticar un documento por medios informáticos, que permite plasmar nuestro consentimiento de forma digital. Es decir, viene a sustituir el uso de la firma autógrafa —manuscrita en papel—.

Su uso es frecuente en trámites y transacciones empresariales o comerciales. Para lo cual es necesario reunir los requisitos legales exigidos por el organismo fiscal correspondiente.

Conoce las diferencias entre la firma electrónica simple y la avanzada:

Tipos de firmas electrónicas

A nivel global, de acuerdo con tipologías jurídicas, se utilizan 3 conceptos de firma electrónica básicos:

1. Firma electrónica simple

Una “firma electrónica” incluye cualquier dato electrónico incluido dentro de un mensaje de datos, o adjunto o asociado lógicamente al mismo a través de cualquier tecnología, que se utiliza para identificar al firmante con respecto al mensaje de datos, y para indicar que el firmante aprueba la información contenida en el mensaje de datos, y que produce los mismos efectos jurídicos que la firma manuscrita, siendo admisible como prueba en juicio.

La firma electrónica simple está tipificada en el artículo 89 del Código de Comercio de México. También se le denomina "estándar" y no utiliza certificados digitales para asociar la autenticar la identidad del firmante.

2. Firma electrónica avanzada

Una firma se caracteriza como avanzada cuando comple con ciertos requisitos específicos. De manera general los requisitos son de: vincularse de manera única al firmante, asegurar que se identifique el firmante, impide que se hagan modificaciones después del momento de firma.

En el contexto de México, la Ley de Firma Electrónica Avanzada y 97 del Código de Comercio definen requisitos similares los siguientes para que una firma se considere avanzada o fiable:

• Los datos de creación de la firma, dentro del contexto en el que se utiliza la misma, corresponden exclusivamente al firmante;

• Los datos de creación de la firma estuvieran, en el momento de la firma, bajo el control exclusivo del firmante;

• Es posible identificar alguna alteración de la firma electrónica (inviolable), ocurrida después del momento de la firma;

• Con respecto a la integridad del mensaje de datos, es posible identificar cualquier alteración de la firma electrónica (inviolable) que ocurrió después del momento de la firma; y

• Contiene un certificado digital aplicado por un proveedor de servicios de certificación aprobado por el gobierno.

3. Firma electrónica cualificada

La firma electrónica cualificada es un tipo de firma muy particular y sofisticada. Se realiza con un certificado digital de firma electrónica cualificada, que es un documento electrónico que vincula los datos del firmante y de validación de la firma con su identidad.

Así que, en el caso de México, la Firma electrónica avanzada corresponde a la Firma electrónica cualificada.

La asignación del certificado digital a una persona se basa en una ID digital validada por un esquema de prueba de identidad patrocinado por el gobierno o la industria. Cabe mencionar que el certificado cualificado debe ser emitido por una autoridad de certificación cualificada por medio de un dispositivo cualificado de creación de firma.

Este tipo de firma posee el máximo nivel de seguridad.

Además de los tipos clasificados a partir del marco jurídico, hay otras formas cómo las personas se refieren a las firmas electrónicas:

4. Firma digital

Es un tipo de firma que además de cumplir con los requisitos básicos de una firma electrónica, necesita que el documento se firme con un certificado digital, exclusivo del firmante. Permite validar acuerdos de forma remota mediante el uso de medios electrónicos para su formalización y llenar todos los requisitos legales.

Por lo tanto, lo que llamamos de firma digital es un tipo de firma electrónica avanzada.

Utiliza un Certificado Digital (CD), el cual, es requerido en algunas transacciones para darle validez al acto.

Este CD no es más que un documento de identificación del firmante, ya sea una persona natural o jurídica. Reúne y almacena de forma segura toda su información a través de un encriptado, avalando la integridad y autenticidad.

No todos los contratos o documentos solicitan el uso de certificados digitales, pero, en caso de aquellos que por disposición legal así lo requiera, cada persona debe obtener su CD a través de los Prestadores de Servicios de Certificación facultados por la Secretaría de Economía de México.

Se considera muy segura, ya que utiliza operaciones matemáticas y algoritmos de cifrado para encriptar la firma mediante la criptografía. Ofrece procesos de firma más sólidos debido a que se considera una prueba sólida y sustancial de no rechazo. Además, la criptografía brinda una prueba de integridad y origen de la firma.

Este tipo de firma electrónica utiliza una implementación técnica específica. Algunos proveedores siguen el protocolo PKI (Public Key Infrastructure - o Infraestructura de Clave Pública).

5. Firma Biométrica

La firma biométrica consta de un mecanismo único y especial que utiliza captura de datos biométricos o físicos, mediante dispositivos que digitalizan la información de identidad proveniente del iris del ojo, la huella dactilar, la voz o incluso la propia firma a mano.

Para ello es necesario el uso de instrumentos digitales como, s_martphones_ o tablets, que contengan una aplicación para captar los datos biométricos.

Sus estándares de seguridad son muy altos y su finalidad es la misma, aunque con un protocolo distinto, el cual permite un proceso más rápido no solo por el uso de datos biométricos, sino también, por la flexibilidad al permitir el uso de diversos dispositivos.

¿Qué es la e.firma?

La e.firma es un certificado digital que se usa en México para ejecutar transacciones con entes gubernamentales.

El Sistema de Administración Tributaria (SAT) la pone a disposición para que podamos realizar cualquier tipo de trámites y servicios sin la necesidad de acudir personalmente.

De acuerdo con el artículo 7 de la Ley de Firma Electrónica Avanzada, tiene la misma validez jurídica que la firma autógrafa. Maneja diversos elementos que autentican, aseguran y garantizan nuestra identidad.

• Certificado de formato .req.

• Clave privada formato .key.

De este modo, tanto empresas como personas físicas podrán agilizar sus trámites con el Estado con mayor seguridad. Pues, debido al ahorro en costos, tiempos, viáticos y la rapidez de su uso, podrán concretar un mayor número de acuerdos, mejorando la productividad empresarial o del negocio personal.

Teniendo esto en cuenta, ahora debemos aclarar un punto muy importante: ¿cuáles son sus usos avalados en la ley? ¡A continuación lo sabremos!

Firma electrónica: usos previstos en la legislación

Como hemos venido observando, debido a su validez jurídica en el marco legal mexicano, las firmas electrónicas sirven para agilizar los procesos administrativos y la firma de contratos entre ausentes.

Desconocer esta posibilidad puede suponer una desventaja competitiva respecto a las empresas que están familiarizadas con este sistema.

Esta tecnología ofrece un servicio práctico y avalado para firmar:

• Contratos de compraventa, prestación de servicios.

• Notificaciones corporativas, clínicas o comerciales.

• Aprobación de cotizaciones.

• Decisiones judiciales.

• Notificaciones de cambio de términos y condiciones de uso.

¿Qué actos son legales firmar electrónicamente en las organizaciones?

A continuación, analicemos algunos de sus principales casos de uso:

Contrataciones y gestión laboral

La firma electrónica se aplica ampliamente en los procesos empresariales, incluso en los contratos de trabajo. Puede ser usada tanto por el patrón como por el empleado, teniendo la misma validez que la firma autógrafa, pero, sin la necesidad de movilizarse. Es decir, facilita llevar a cabo contrataciones a distancia.

Esto se debe a que se cumplen todos los extremos legales:

• Voluntad de la empresa contratante

• Persona a contratar

• Verificación del contrato laboral

• Documentos inherentes al mismo.

¡Fundamental!

No obstante, se puede ampliar aún más el panorama hasta otros departamentos. Como el caso de Recursos Humanos, que podrá realizar la gestión de nómina, asistencias y cualquier tipo de comunicación intraempresarial dirigida a los equipos de trabajo utilizando la FE.

En contratos de arrendamiento

¿Quieres rentar un bien y tienes dudas si puedes hacerlo de manera online? Pues, ten en cuenta que podrás hacer uso de la FE para concretar el acuerdo.

Es un error pensar que únicamente la firma autógrafa es la aceptada por ley. De hecho, hemos observado exhaustivamente que no es así. Recuerda que ambas partes deben hacer uso de esta modalidad. Tanto el sujeto activo como el pasivo de la negociación deben poder hacerlo, si no se considerará inválido el acto.

De este modo, podrás imaginarte que existe un sinfín de documentos que se pueden firmar electrónicamente, puesto que estaremos facultados por ley a prestar nuestro consentimiento de manera remota.

¿Cómo elegir una herramienta de firma electrónica?

Aunque cada firma electrónica tiene características particulares, la mayoría son fáciles de usar y se integran de manera sencilla a otras aplicaciones y sistemas. Sin embargo, ¿cómo saber cuál elegir?

A continuación, mencionamos algunos elementos que debes tomar en cuenta al escoger una solución:

Capacidad móvil

La mejor herramienta de firma electrónica te permitirá ver, leer y firmar acuerdos en cualquier dispositivo móvil. Al hacerlo, las firmas se completarán en menos tiempo, las tasas de finalización serán más altas y la experiencia de usuario mejorará.

Seguridad

Asegúrate de que tu software de firme electrónica cubra los mejores estándares de seguridad globales. Las áreas de negocio del distribuidor deben contar con excelentes funciones de seguridad y protección como:

• Seguridad física de sistemas y edificios en donde se encuentran los sistemas.

• Seguridad de los datos y procesos almacenados en las plataformas.

• Certificaciones de seguridad

Privacidad

Asegúrate de que el distribuidor del servicio de firma garantice la protección de la información empresarial y personal. Además, revisa si emplea prácticas de protección de datos y si está comprometido con reglamentos como el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos).

Integración

La integración con otros sistemas y aplicaciones es fundamental en una herramienta de firma electrónica. Por ello, opta por aquellas soluciones que se integren con los sistemas de software que tu organización ya utiliza. ¡Esto te ahorrará mucho tiempo y mejorará tus procesos!

Las integraciones y APIs preexistentes para integraciones creadas a medida son maneras simples de adoptar tecnología de firma digital en flujos de trabajo existentes.

Escalabilidad

Adopta soluciones que te permitan modernizar de manera continua tus operaciones y formas de hacer negocios. Considera si esa herramienta podría ser implementada en diversos departamentos a futuro y que usos se le puede dar en diferentes procesos organizacionales.

Recuerda que la escalabilidad es un factor crucial antes de adoptar cualquier tecnología en tu empresa.

¡Hemos llegado al final!

Ahora que ya conoces todos los beneficios de implementar esta excelente herramienta en tu empresa, ¿estás listo para empezar a usar esta tecnología?

¡Prueba aquí la herramienta de firma electrónica de Docusign!