¿Cuál es la utilidad de la firma electrónica? Descubre sus principales usos

La firma electrónica es una herramienta que ha mejorado la eficiencia y experiencia en torno a los flujos de trabajo de las empresas. Esta solución permite otorgar el consentimiento contractual en cualquier relación comercial que requiera ser verificada por ambas partes, lo que la hace muy importante para asegurar la continuidad y eficiencia de las operaciones organizacionales.

En México, el 73% de las empresas han adoptado esta solución, incrementando 26 puntos porcentuales de 2019 a 2021. Además, se espera que su adopción continúe creciendo a lo largo de 2022.

En este artículo, abordamos cuáles son sus principales usos, así como las ventajas de implementarla en cada área.

Concepto de firma electrónica

La firma electrónica es un concepto que involucra un conjunto de autenticaciones electrónicas, que permiten hacer acuerdos de manera remota utilizando medios electrónicos para formalizarlos. De hecho, distintos tipos de autenticaciones están involucradas en este conjunto, entre ellas las firmas digitales y la e.firma.

Antes de comenzar a hablar de la utilidad de la firma electrónica en el ámbito empresarial, recordemos que existen 3 principales tipos de firmas electrónicas, y cada una tiene sus particularidades y casos de uso:

• Firma electrónica simple: utiliza mensajes de datos para asociar la identidad del firmante. Puede utilizar correo electrónico, dirección IP etc.

• Firma electrónica avanzada: se encuentra vinculada al firmante de manera única. Cumple con los requisitos de la Ley de Firma Electrónica Avanzada.

• Firma electrónica cualificada: un tipo de firma que se realiza con certificado digital de firma electrónica emitido por proveedores de certificación.

Si quieres conocer más de cada una, te recomendamos leer: Tipos de firmas electrónicas.

Ahora sí, conozcamos las utilidades generales de la firma electrónica en el ámbito profesional. ¡Comencemos!

Utilidad de la firma electrónica

La firma electrónica tiene muchas ventajas y utilidades, sobre todo en el ámbito empresarial. A continuación vamos a analizar algunas de ellas para comprobar su eficacia como herramienta corporativa.

Impulsar tasas de cierre y eficiencia de los equipos de ventas

El ciclo de ventas se puede ver afectado por la espera para la firma de documentos, que tradicionalmente se deben enviar y recibir físicamente. Con la firma electrónica y la digitalización de los procesos de venta, es posible acelerar estos ciclos y mejorar las tasas de éxito.

Por ejemplo, al utilizar la firma electrónica, la empresa Bandai aceleró su tiempo promedio de firma a solo 24 horas. ¡Una cifra increíble!

Además, empresas como Salesforce que implementaron la solución de Docusign eSignature lograron que el 90% de sus contratos se completaran el mismo día y 71% en un lapso de una hora.

Sin duda, esta solución reduce el papeleo y permite que los clientes puedan firmar acuerdos y contratos desde cualquier lugar, permitiendo cerrarlos de manera rápida y oportuna.

Optimizar procesos del departamento de Recursos Humanos

Más de la mitad de los profesionales de RRHH ven sus procesos ralentizados debido a formatos manuales y el papeleo, según el Reporte de Tendencias de RRHH de Docusign. Por esta razón, la adopción de tecnologías como la firma electrónica es una prioridad para aumentar la productividad.

Esta herramienta ayuda a optimizar procesos de firma de:

• nuevas contrataciones;

• cartas de oferta;

• acuerdos de confidencialidad;

• registros a eventos;

• documentos de indemnización;

• cambios de las políticas de trabajo a distancia;

• entre otros.

Además, la solución permite automatizar flujos de trabajo, reducir tareas administrativas y generar formatos de todo tipo de documentos (de manera rápida y eficiente).

Mejorar las operaciones del área de compras

La firma electrónica ayuda a completar contratos más rápido en el área de compras, automatizando los procesos y acelerando el rendimiento.

Con ella podrás agilizar los pedidos de compra y mejorar la experiencia para compradores y proveedores por igual. Algunos ejemplos de documentos que podrás firmar con esta herramienta son:

• órdenes de compra;

• descripciones laborales;

• acuerdo principal de servicios;

• entre otros.

Mejorar la gobernabilidad en el área legal

El 47% de los departamentos jurídicos procesan más de 1,000 acuerdos cada mes, y el 65% experimenta retrasos para cerrar acuerdos debido a problemas en la gestión de contratos.

Con un software de firma electrónica, es posible mejorar la visibilidad y gobernabilidad de todos los acuerdos, estandarizando cláusulas y procesos de contrato. Además, esta solución automatiza procesos para admisión, negociaciones y aprobaciones con flujos de trabajo establecidos.

Automatizar procesos en las operaciones IT

La utilidad de la firma electrónica en el área de IT es principalmente automatizar procesos que requieren aprobaciones. Algunos ejemplos son:

• monitoreo de activos;

• reportes de incidentes;

• gestión de políticas;

• solicitudes de cambio de sistema;

• aprobación de requisitos;

• entre otros.

Cabe destacar que además de estos sectores, la firma electrónica también es muy útil en departamentos como: marketing, finanzas, servicios y gestión de productos.

Utilidad de la firma electrónica por industria

Esta solución tiene grandes ventajas para las operaciones de todo tipo de industrias y empresas, desde PYMES hasta grandes compañías. Veamos algunos ejemplos:

Sector público

La firma electrónica es una herramienta que impulsa los trámites administrativos. Por ejemplo, mediante la e.firma, es posible hacer más de 400 trámites en 20 dependencias del país.

En este sector, también permite firmar: notificaciones electrónicas, convenios, títulos académicos, convocatorias y actas, y muchos documentos más.

Sector inmobiliario

En este sector, la herramienta permite digitalizar los trámites y mejorar la productividad de la empresa. Con la firma electrónica se pueden firmar: contratos de compra-venta, contratos de alquiler, ofertas y órdenes de compra, hojas de visita, entre otros documentos.

Comercio

Permite firmar altas de proveedores, facturas, contratos y presupuestos, cancelaciones y devoluciones. En líneas generales, ayuda a digitalizar la mayoría de las operaciones, volviéndolas más eficientes. Además, mejora la experiencia de los proveedores, clientes y socios.

¡Hemos llegado al final!

Como ves, la firma electrónica es una herramienta esencial para la productividad empresarial que hace más eficientes las operaciones, agiliza los trámites y garantiza el cierre de acuerdos. Además, es muy útil para todo tipo de sectores y departamentos que manejan gran cantidad de documentos todos los días.

Incluso, fuera del ámbito corporativo, esta herramienta se encuentra presente en gran parte de las transacciones y actividades que realizamos de manera diaria.

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