¿Qué es la e.firma?

Las firmas electrónicas se encargan de acreditar la identidad de la persona natural o jurídica que la utilice. Existen diversos tipos y es acá donde encontramos la e.firma.

Esta funciona como un identificador único para ingresar y concretar trámites con el Gobierno de México, siendo un método innovador creado gracias a la transformación digital.

¿Quieres conocer más? De ser así, en este artículo te traemos su definición, para qué sirve, cómo sacarla y, por si fuera poco, detallaremos los beneficios que conlleva su uso empresarial. ¡Sigue leyendo!

E.firma: ¿qué es?

La e.firma es un registro digital que el Sistema de Administración Tributaria (SAT) pone a nuestra disposición para poder realizar diversos tipos de trámites y servicios de forma remota. Este tipo de firma electrónica contiene diversos elementos que autentican nuestra identidad.

Podemos, entonces, hacer trámites desde nuestra computadora, entrando a la plataforma del SAT. Por ejemplo, cambio de domicilio, declaración jurada, solicitudes de saldos a favor, etcétera.

¿Cuáles son sus funcionalidades?

Este tipo de firma electrónica tiene diversas funcionalidades:

• sirve para firmar solicitudes y documentos estatales digitalmente;
• es empleada en medios electrónicos y, de acuerdo al artículo 7 de la ley de firma electrónica avanzada, surte los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa.

De esta manera, es un medio idóneo para realizar más de 400 trámites en 20 dependencias. Entre ellos encontramos:

• servicios de salud del Instituto Mexicano del Seguro Social;
• autenticación del certificado de origen de artículos mexicanos;
• notificación de modificación de aduana para la permisología de importación de plaguicidas, sustancias tóxicas y nutrientes vegetales;
• permiso ordinario para la importación de materia prima;
• emisión de la autorización de exportación temporal de obra plástica declarada monumento artístico, siendo el órgano competente el Instituto Nacional de Bellas Artes y Literatura para personas jurídicas.

¿Cómo solicitarla?

Para tramitar y obtener la e-firma, debemos agendar una cita por el portal del Servicio de Administración Tributaria (SAT) en cualquiera de sus oficinas y llevar:

Empresas

• acta constitutiva de la compañía;
• identificación oficial;
• comprobante de domicilio fiscal;
• poder general para actos de dominio o administración;
• memoria USB;
• e-mail de contacto vigente;
• el representante legal debe contar con una e-firma como persona física.

Persona física

• documento de identificación oficial;
• comprobante de domicilio fiscal;
• memoria USB;
• correo electrónico vigente.

Consignada toda la documentación, nos tomarán los datos biométricos: registro de pupila, huella dactilar y firma autógrafa, los cuales, garantizan nuestra identidad.

Para finalizar el trámite

Acto seguido, nos entregarán dentro de la memoria de USB los archivos digitalizados que conforman la e-firma. Estos son:

• certificado de formato .req;
• clave privada formato .key.

Este trámite es totalmente gratuito.

¡Ahora estás listos para utilizarla!

Ahora, simplemente debes adjuntar ambos archivos desde la memoria USB al portal del SAT cuando sea solicitado.

¡Listo! Nada complicado, ¿cierto?

¿Cuáles son las diferencias con otras firmas electrónicas?

Es normal que se confundan estos dos conceptos, pero lo cierto es que no son lo mismo. Algunas diferencias son:

• las firmas digitales es un medio de autenticación que, si bien utiliza un certificado digital, este no es 100% necesario en todas las transacciones, dependerá de la empresa o persona; por el contrario, en la e-firma el uso del certificado digital emitido por el SAT es imprescindible;
• las e-firmas son solicitadas y emitidas exclusivamente para hacer gestiones con el Gobierno de la República; sin embargo, las firmas digitales pueden ser usadas para celebrar contratos, ventas, firma de documentos entre personas naturales o morales;
• para obtener una e-firma, debemos agendar una cita con el SAT y este nos emitirá dos certificados, de formato y la clave privada; por otro lado, la firma digital se solicita con la empresa que ofrece el servicio, la cual, se encarga de todo lo relativo a su funcionamiento, haciéndolo más sencillo y práctico.

Cabe destacar que ambas firmas electrónicas son fundamentales en términos organizacionales, sobre todo para sobrellevar tiempos de crisis.

¿Cómo beneficia a las empresas?

A continuación, pasamos a explicar algunas de las ventajas del uso de las firmas electrónicas, incluida la e-firma.

Mayor seguridad

Si algo tiene la firma electrónica, es un blindaje informativo. Los certificados otorgados por el SAT son de uso exclusivo, intransferible y es el gobierno quien elige las entidades que emiten certificados válidos para las transacciones con el Estado. Además, los datos son de conocimiento exclusivo del usuario, totalmente privados.

Completamente legal

Es la Ley de Firmas Electrónicas Avanzadas, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 11 de enero de 2012, la que le otorga la vigencia jurídica, enmarcándolas dentro del aparato legal mexicano.

Por este motivo, los documentos firmados con firmas electrónicas son válidos en juicio, siendo aceptados como material probatorio debido a las evidencias que se pueden reunir al firmar el acuerdo.

Aumenta la productividad empresarial

Gracias a este tipo de firmas electrónicas, las organizaciones pueden aumentar su productividad debido a:

• ahorro de costos, puesto que se reducen los gastos en papeles, lapiceras u otros instrumentos;
• ahorro en viáticos, evidentemente, si no debe acercarse el representante legal de la empresa o algún autorizado, no existe la necesidad de gastar en transporte;
• ahorro de tiempo; el tiempo es oro, ¿cierto? Ante la posibilidad de no trasladarse y la rapidez con la que firmamos un trámite, quien lo haga podrá ocuparse de otras tareas inmediatamente;
• más acuerdos, en los trámites presenciales perdemos tiempo en largas filas y, en algunos casos llegamos a hacer apenas un par, por este motivo, con el uso de la e-firma podremos finiquitar trámites con el Estado rápidamente y en mayor cantidad.

Es una opción agradable para el medioambiente

Ante la disminución de la cantidad de papel en las oficinas tanto empresariales como estatales, estaremos ayudando al medioambiente y al cuidado de los ecosistemas. Además, tener un sitio de trabajo más organizado y con menos papeleo, evita distracciones y aumenta la concentración.

El trámite es muy fácil

El trámite es sencillo, rápido y gratuito. ¡Justo lo que necesita toda compañía!

No dejes de empezar tu prueba gratuita de la firma electrónica para optimizar tus procesos. ¡Comunícate con nuestros expertos y aprende más sobre el tema y cómo sacarle provecho en tu empresa!