10 casos de uso de firma electrónica para pequeñas empresas

​​Si eres propietario o gerente de una pequeña o mediana empresa, con frecuencia tienes que liderar diversas funciones y departamentos: ventas, marketing, RH, finanzas, jurídico, compras y más.

Esto resulta en una enorme cantidad de documentos para hacer que siga avanzando el negocio, así como una enorme cantidad de firmas en dichos documentos.

Es por eso que Docusign ofrece software de firma electrónica (eSignature) para pequeñas empresas como una forma de obtener autorizaciones en firma a distancia. Usar tecnología de firma electrónica puede reducir riesgos, ahorrar recursos y generar una mejor experiencia para clientes al firmar acuerdos empresariales.

Sin importar si buscas un buen lugar dónde comenzar o nuevos casos de uso para incrementar tu eficiencia empresarial, te invitamos a que veas estas formas en que las pequeñas empresas pueden hacer uso de Docusign eSignature.

10 principales casos de uso de firma electrónica para pequeñas empresas

Contratos de ventas

Con frecuencia, los contratos de ventas son los documentos más importantes de una empresa. Los usuarios de Docusign eSignature pueden ejecutar acuerdos de ventas en línea, cerrar tratos en menos tiempo — en horas o minutos en vez de semanas y días — incluso cuando los contratos requieren de múltiples firmas.

Puedes mantener visibilidad total de dónde están los acuerdos de ventas en el proceso de firma, lo que permite automatizar los procesos de ventas e integrarlos con sistemas CRM líderes, como Salesforce.

Órdenes de compra

Una orden de compra puede ser un formato contractual sencillo y breve, o un formato mucho más largo que enlista términos sobre precios, alcance, envío, propiedad intelectual y otros aspectos vinculantes de un acuerdo. Por practicidad, tanto vendedor como comprador quieren ejecutar un contrato de forma rápida y eficiente, lo cual pueden lograr con Docusign eSignature. Al igual que con todos los documentos eSignature, el proceso se protege en múltiples niveles de seguridad con codificación.

Acuerdos con proveedores

Las empresas en crecimiento cuentan con relaciones de proveedores, y con frecuencia pasan un tiempo considerable nutriendo estas relaciones y coordinando actividades de compra. Para mejorar el proceso de compra, los propietarios de pequeñas empresas están migrando de procesos en papel a flujos de trabajo digitales. 

Este cambio acelera el proceso de compra a pago, al tiempo que reduce los riesgos por errores y los costos asociados con los procesos de documentación en papel. Y por si fuera poco, cumplir con las políticas de la empresa es sencillísimo.

Órdenes de cambios

Para las pequeñas empresas que trabajan por proyectos, como arquitectura, construcción y diseño web, el cambio es una constante. Un cliente puede realizar pequeños cambios o dar un giro repentino a lo que se había acordado anteriormente. Ya que la compensación por horas adicionales al acuerdo original está sujeta a revisión, obtener una firma en una orden de cambios es crítico.

Docusign eSignature permite que el proceso sea sencillo y permite a la firma enviar la orden de cambios en cuanto se solicite un cambio. Con una firma electrónica, se puede evitar el retraso del proyecto y mantener fácilmente un "registro en papel" digital para revisar en la nube, en cualquier lugar, desde cualquier dispositivo.

Nuevos formatos para clientes

Si un cliente necesita llenar formatos u otro tipo de documentación para hacer negocios contigo, las firmas electrónicas pueden ahorrarte tiempo y dinero. Con frecuencia, es necesario que la documentación impresa – como formatos de consentimiento, exenciones de responsabilidad o actualizaciones a políticas – viaje múltiples veces de un lugar a otro. El costo material de los documentos impresos y el tiempo que lleva leer, procesar, monitorear y archivar formatos de clientes puede ser considerable, y muy probablemente resultará en una experiencia de cliente menos que ideal. 

Los formatos electrónicos habilitados con Docusign eSignature abordarán estos retos y generarán una mejor experiencia para tus clientes. Tu pequeña empresa puede crear y enviar por volumen un enlace en línea fácil de compartir para que los clientes revisen y den consentimiento por adelantado, o los clientes pueden firmar de manera presencial en Docusign usando sus propios dispositivos.

Docusign eSignature es de especial importancia para las pequeñas empresas que brindan bienes hechos a la medida, como imprentas o mueblerías. Para estas empresas, los documentos con aprobación final son críticos. eSignature te permite capturar y archivar aprobaciones con facilidad, para rápidamente poder completar la orden de tu cliente. 

Contratos de bienes raíces 

Muchas agencias normativas estatales y federales han reformado sus reglas sobre bienes raíces para habilitar firmas electrónicas en contratos inmobiliarios, una tendencia que aceleró la pandemia.

Como resultado, Docusign eSignature se ha usado para decenas de millones de transacciones inmobiliarias, todas las cuales tienen validez legal. Para los documentos de bienes raíces y otros acuerdos de venta, las empresas que usan Docusign eSignature alcanzan tasas de cierre más altas, obtienen ingresos en menos tiempo y mejoran la eficiencia de los agentes de ventas.

Docusign ha desarrollado una biblioteca de plantillas para transacciones inmobiliarias. Visita el sitio web de Docusign para obtener más información.

Licencias de propiedad intelectual y otros acuerdos jurídicos

Debido a que las firmas electrónicas son jurídicamente válidas con un registro de auditoría admisible ante la corte, son ideales para muchos documentos jurídicos, como licencias de propiedad intelectual, asociaciones y otros acuerdos. Con cambios en regulaciones en EE. UU. y otros países, las firmas electrónicas y registros pueden ahora tener el mismo peso y efecto jurídico que tenían anteriormente las firmas a mano y los documentos en papel.

Acuerdos de confidencialidad

En un mundo competitivo, los acuerdos de confidencialidad brindan seguridad, permitiéndote hacer negocios con más libertad con terceros. Sin embargo, los acuerdos tradicionales que se firman con pluma en papel no solo son inconvenientes, sino también una complicación para el cliente. Tus socios pueden firmar acuerdos de confidencialidad en Docusign eSignature desde una laptop o dispositivo móvil, lo que facilita la protección a tu información. Además, te permite trabajar con terceros con seguridad.

Incorporación de personal

Contratar nuevo personal se traduce en una gran cantidad de papeles: formatos de contratación, inscripción a programa de prestaciones, depósito automático de nómina y más. Todos estos documentos se pueden manejar de forma segura y sencilla con Docusign eSignature.

Los documentos de contratación se pueden llenar y firmar de forma electrónica, seguido de una diseminación rápida y automática de contratos e información sobre políticas de RH para el personal. El equipo de RH también ahorra tiempo al contar con un tablero en línea que le permite monitorear el estado de cada documento de RH.

Consentimiento parental y verificación de edad

Las compañías de videojuegos, los fotógrafos y las empresas de entretenimiento con frecuencia se enfocan en una audiencia menor de 18 años, lo que requiere de una autorización firmada por padre de familia o tutor. Docusign eSignature permite generar permisos parentales desde una gran variedad de dispositivos electrónicos y está diseñada para integrarse con diversas soluciones de software de verificación de identificación.

Crea tus propias plantillas dentro de Docusign, después reutiliza los datos legados dentro de dicho acuerdo de una autorización a otra. Incluso puedes agregar tu marca a las plantillas Docusign y los correos electrónicos resultantes para que sean iguales a la identidad visual de tu empresa.

Docusign eSignature: fácil de usar, rápido, seguro

Docusign eSignature es software comprobado que ha revolucionado el proceso de autorización de firmas:

Fácil de usar: periodo de inicialización corto para el personal; los empleados y clientes pueden firmar desde casi cualquier dispositivo, en cualquier lugar, en cualquier momento

Rápido: el software incluye funciones integradas que aceleran el proceso de firma de documentos

Seguro: múltiples niveles de seguridad protegen a tu empresa y a tu cliente o proveedor.

Comienza a usar eSignature para tu pequeña empresa: Regístrate para comenzar una prueba sin costo.