6 usos de la firma electrónica que pocas personas conocen

¿Sabías que la firma electrónica puede cambiar por completo la realidad de tu negocio? ¡Pues esto es verdad! Incluso, los usos de la firma electrónica rebasan los tradicionales como cerrar tratos y aceptar acuerdos comerciales.

Si te interesa este tema, te invitamos a que continúes leyendo nuestro post con atención, pues hablaremos a detalle sobre la importancia de la firma electrónica y de usos muy poco conocidos, pero que marcan una gran diferencia.

¡Adelante!

Importancia de la firma electrónica

Creada con la finalidad de agilizar los trámites y procedimientos organizacionales y/o personales, la firma electrónica también se ha consolidado como una práctica recurrente en virtud de su equivalencia jurídica. 

O sea, al firmar electrónicamente un documento usando un software de primera generación y calidad, aseguras la validez jurídica de numerosos trámites que, en el pasado, solo podían consolidarse bajo la ratificación presencial y la firma manuscrita de las partes involucradas.

Este tipo de plataforma es un sistema sencillo y eficiente que posibilita a las empresas aplicar celeridad a la firma de contratos, órdenes de compra, autorización de presupuestos, entre otros procesos largos, tediosos e ineficientes, ya sea por el uso excesivo de papel o por el tiempo requerido para gestionar la firma.

Así pues, la firma electrónica proporciona una serie de beneficios como:

Ahorro de tiempo y agilidad en los trámites

Con esta herramienta, no necesitas agendar citas con proveedores, clientes u otros stakeholders con la única intención de recolectar una firma, pues el trámite puede llevarse a cabo digitalmente mediante un proceso seguro, legal y sumamente confiable.

Eliminación del papeleo

Al no demandar la impresión de documentos, la empresa puede economizar con materiales de oficina, como es el caso de las hojas de papel.

Eliminar el papel y establecer una cultura paperless no solo tiene una potente connotación financiera, sino también sustentable, pues la organización puede posicionarse en el mercado como eco-friendly. 

Y recuerda: el público está cada vez más atento a la responsabilidad ambiental de los negocios.

Por lo tanto, erradicar el papeleo, además de minimizar los costos administrativos y de almacenamiento, puede generar un impacto positivo ante la opinión pública, aumentando así la probabilidad de captar y fidelizar cada vez más clientes.

Mayor movilidad

Este recurso permite firmar documentos dondequiera que el usuario se encuentre, independientemente del huso horario, necesitando apenas de una buena conexión a Internet.

Esto favorece la aceptación de tratos, contratación de personal, integración de flujos de trabajo, entre otros, por lo que mejora cualquier procedimiento que demande la recolección de una firma.

Optimiza la seguridad

Como luego de firmar un documento no es posible editarlo, se garantiza la integridad de las piezas, así como la confidencialidad de los signatarios, una vez que solo los usuarios autorizados pueden accederlo.

Uso de la firma electrónica que pocos conocen

Después de presentar un breve resumen sobre aspectos esenciales de la herramienta, centremos nuestra atención en los usos de la firma electrónica menos conocidos:

1. Firma de correos electrónicos

El uso de la firma electrónica para asegurar la identidad de los emisores de correos electrónicos aumenta la fiabilidad del negocio ante los destinatarios.

Por ejemplo, en el caso de que un gestor de compras necesite comunicarse con un proveedor enviando un mensaje de aceptación de precios o de métodos de pago, firmar electrónicamente el correo proporciona más seriedad y seguridad al trámite.

2. Facturas electrónicas

Las firmas electrónicas son uno de los componentes más relevantes de las facturas electrónicas, consistiendo básicamente en un paquete de datos que se asocia al documento emitido con la finalidad de identificar a la persona signataria.

Al contar con un proveedor de primera calidad:

• Garantizas el cumplimiento de los parámetros definidos por los órganos competentes;

• aseguras la validez jurídica de las transacciones, así como de sus comprobantes, evitando que luego de su emisión se niegue el compromiso;

• generas una mayor credibilidad ante los ojos de los clientes, dado que acceden a comprobantes exactamente iguales a los originales.

3. Consentimiento informado

Para los profesionales del área de la salud, un consentimiento informado debe firmarse para evitar problemas legales derivados de la realización de ciertos tratamientos terapéuticos.

En efecto, este consentimiento consiste en un documento que corrobora la libre aceptación de un paciente acerca de un diagnóstico o tratamiento terapéutico luego de entender a detalle su situación clínica.

Hasta hace poco tiempo, para firmar esta clase de escrito era necesario la presencialidad del paciente ante el médico.

Sin embargo, en la actualidad, las soluciones de firma electrónica han permitido que el paciente pueda procesar la información, concientizarse y manifestar la aceptación dondequiera que se encuentre. ¡Todo esto bajo un proceso seguro y confiable para las partes vinculadas!

4. Contrataciones

Como señalamos anteriormente, la firma electrónica ha posibilitado que las organizaciones cuenten con los mejores profesionales, independientemente de su ubicación geográfica, agilizando la contratación de personal.

Por ejemplo, una empresa situada en México puede contratar un experto argentino para desarrollar actividades desde su lugar de origen. 

Esto no solo reduce los costos con desplazamientos y mudanzas para el interesado en el puesto, sino que también permite introducir a los equipos profesionales altamente especializados mediante el régimen de trabajo remoto.

5. Renta de piso

Si así lo deseas, puedes rentar un inmueble desde cualquier lugar. Para hacerlo, necesitas contar únicamente con una plataforma de rentas y, posteriormente, con un software de firma electrónica.

Como mencionamos antes, este tipo de sistema aporta validez jurídica a los trámites, inclusive los inmobiliarios, como la compra y renta de propiedades comerciales o residenciales.

Vale la pena destacar que la renta online de inmuebles se está convirtiendo en una tendencia y esto, lógicamente, se vincula a la agilidad de las dinámicas de selección de clientes, análisis y cierre de tratos.

6. Firma de peticiones públicas

Las peticiones electrónicas pueden tener una gran fuerza frente a las decisiones gubernamentales, siendo que su efectividad y relevancia se relaciona con el propósito, la seriedad con la que se estructuran en la web y su engagement.

Cuando firmamos peticiones con la firma electrónica, aumentamos la credibilidad del documento principalmente porque cada interesado solo puede firmar una única vez por cuestiones de identidad, situación muy diferente a la que solemos encontrar cuando se habla de peticiones online sin firma reconocida.

¡Esto ha sido todo!

Esperamos que hayas recordado algunos puntos importantes sobre la versión electrónica de la firma manuscrita.

Asimismo, espero que hayas entendido que un programa confiable admite numerosos usos de la firma electrónica, desde trámites más básicos en el ambiente empresarial, como la firma de contratos comerciales y de acuerdos con proveedores, hasta los procedimientos especificados en nuestro último apartado, poco conocidos pero extraordinariamente relevantes.

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