Trabajando en remoto: ¡7 ventajas de usar la firma electrónica!

La firma electrónica trabajando en remoto es un punto crítico en la productividad de las empresas en la actualidad. ¿Quieres saber por qué?

En este artículo aclararemos los puntos más importantes sobre este tema.

Firma electrónica en el trabajo remoto: ¿Cuál es su importancia?

Las firmas electrónicas son una parte fundamental de todas las empresas que están trabajando en remoto. Con una política adecuada, podrás facilitar el proceso de firma incluso de los documentos más importantes.

Un beneficio de esta tecnología es la facilidad para firmar acuerdos y cualquier tipo de documentos, incluyendo contratos de compra-venta, contratación de personal, entre otros.

Pero, ¿por qué el proceso tradicional es obsoleto cuando estamos trabajando en remoto?

Las oficinas cuentan con, por ejemplo, una copia en papel enviada por correo o fax, luego la firman y la devuelven al remitente. También pueden imprimir una copia en papel, firmar y luego escanearla y enviarla por correo electrónico al solicitante.

Todo este papeleo se convierte en un sinfín de copias en papel firmadas en cajones de archivo, como formularios de consentimiento de empleados almacenados en una carpeta del personal.

Esto dificulta en gran medida la trazabilidad de los documentos y las firmas, y vuelve lento y tedioso todo el proceso. Sin embargo, al utilizar una solución de firma electrónica basada en la nube, las operaciones remotas se agilizan y el almacenamiento de documentos físicos se vuelve innecesario.

Es acá donde radica su importancia

Sin duda, con el auge del trabajo remoto, esta situación se volvió mucho más complicada. ¿Tiene el empleado una impresora en casa? ¿Qué tal un escáner o un fax para devolver los documentos?

Todo el proceso de impresión, firma, escaneo y envío de fax está desactualizado, incluso si no estamos en teletrabajo.

Las firmas electrónicas eliminan la necesidad de una copia en papel, lo que a su vez, suprime las preocupaciones sobre las impresoras, el tóner e incluso los escáneres y las máquinas de fax.

Una firma electrónica es una versión oficial de la firma del empleado que acepta usar electrónicamente. Esto les permite firmar documentos en calidad oficial, y el documento tendrá peso legal.

Esta tecnología puede ser tan simple como escribir el nombre de la persona en un campo en particular, junto con la fecha y marcar una casilla de consentimiento. Ese cuadro generalmente indica que el empleado acepta que la versión mecanografiada de su nombre es una "firma oficial".

Con el auge de la tecnología en dispositivos móviles, las firmas electrónicas escritas a mano también se están volviendo más populares.

Un empleado con un lápiz óptico y una pantalla táctil puede escribir su firma; el programa la convierte en un archivo de imagen, que luego pueden aprobar y usar para firmar varios documentos.

7 ventajas de las firmas electrónicas trabajando en remoto

Ahora bien, ¿cuáles son las ventajas que conlleva el uso de las firmas electrónicas trabajando en remoto? ¡Enseguida te lo contamos!

1. Tasas de productividad más altas

Para nadie es un secreto que las pérdidas de productividad empresarial se deben a desafíos documentales; por lo que la innovación en esta área podría arrojar resultados prometedores.

Un software de firma electrónica puede ayudar a aumentar la productividad al reducir los tiempos de espera para que se firmen tanto contratos electrónicos como documentos de todo tipo.

Algunas empresas informan haber esperado algunos días para que un gerente o cliente preste su consentimiento, lo que tiene un impacto significativo en la productividad.

2. Datos más seguros

Es un error común pensar que firmar documentos trabajando en remoto podría representar un mayor riesgo para los datos y la privacidad. Aunque todavía tiene ciertos riesgos, gracias a las diferentes capas de seguridad los potenciales problemas son minúsculos.

Sus homólogos en papel, por otro lado, se pueden robar, perder o destruir fácilmente.

Con copias electrónicas de documentos y muchos niveles de cifrado y medidas de seguridad para protegerlos, los documentos digitales tienen una ventaja en el departamento de seguridad y protección de datos.

El software de autenticación de firmas también ha mejorado con el tiempo, asegurando que la falsificación de documentos electrónicos sea menos peligrosa.

3. Mayor ahorro de costos

Ejecutar la administración de contratos mediante un software de gestión de documentos y la firma electrónica ofrece la oportunidad de ahorrar una cantidad considerable de dinero.

Reduce los costos de impresión y papel mientras ahorras espacio y horas de mano de obra al archivar.

Además, hay un importante ahorro de costes en logística, ya que la firma electrónica hace que no se necesiten servicios de mensajería.

4. Más tiempo para que el personal se concentre en el trabajo de alto valor

A veces, las empresas no crecen porque sus empleados más valiosos se atascan en tareas repetitivas.

Por ejemplo, una organización tiene un gerente de operaciones con una maestría en gestión de proyectos que quiere acelerar el proceso de aprobación de nuevos proyectos.

En estos entornos de trabajo acelerados y altamente digitalizados, en los cuales un profesional puede ser equipado con un software para evitar tanto el trabajo administrativo, como el envío de sugerencias de firmas.

Con el objeto de ganar tiempo para concentrarse en tareas de calidad, este Director podría contribuir con su conocimiento y hacer un buen uso de la experiencia.

5. Sistemas más simples

Los sistemas más simples a menudo conducen a una acción más rápida y un crecimiento más sostenible para una organización.

Por ejemplo, los empleados corporativos pueden hacer la vida más fácil para los demás y para ellos mismos al tomar medidas automatizadas en ciertas tareas operativas, tales como contratar supervisores para aprobar aprobaciones presupuestarias o firmar contratos para nuevos empleados.

Las mejoras de automatización ahora permiten a los representantes determinar exactamente qué páginas firmar en un documento para que los firmantes no se pierdan una página. Este problema ha complicado durante mucho tiempo el proceso de firma de documentos.

Hay muchas industrias en las que las herramientas de firma electrónica pueden ayudar, y todos los departamentos de una empresa se ven afectados positivamente por la implementación de un sistema de firma electrónica: recursos humanos, contabilidad, marketing, ventas, etcétera.

6. Tiempos de implementación más rápidos

Los sistemas más optimizados conducen a tiempos de implementación más rápidos.

Sí, contratar a las personas adecuadas para que puedan estar trabajando en remoto efectivamente es inmensamente valioso, pero equiparlos con las herramientas adecuadas es un punto clave.

Si una empresa quiere crecer y escalar, la agilidad esto es crucial; y el uso de servicios de firma digital contribuye a garantizar esta agilidad en la gestión de documentos.

Del lado del cliente, las aplicaciones de firma electrónica también podrían proporcionar un valor agregado significativo.

Tal es el caso cuando es necesario hacer el papeleo para incorporar a un cliente, permitiendo que ambas partes se pongan a trabajar de inmediato, lo que casi siempre conduce a una mayor experiencia y satisfacción con la marca.

7. Arreglos de trabajo flexibles

Incluso después del COVID-19, a los empleados les gustaría mantener cierto grado de flexibilidad laboral en un trabajo general de cualquier arreglo o en una versión híbrida del mismo. Con el software de firma electrónica es más fácil continuar con estas configuraciones.

Esta solución debe estar en la lista de herramientas de trabajo remoto para que cualquier equipo virtual prospere.

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