Tipos de contratos que se benefician de la Gestión del Ciclo de Vida de los Contratos

Cuando una empresa se apoya de contratos para hacer crecer su negocio, resultan vitales la velocidad y la precisión en el ciclo de vida de contratos. Sin embargo, el camino desde la generación de un contrato hasta la firma de un acuerdo puede ser complicado y requerir de mucho tiempo. Cuando cada paso se realiza manualmente, el proceso puede ser propenso a complicaciones causadas por la desorganización, los procesos ineficientes para hacer borradores y negociaciones, y errores humanos.

Gestionar tus contratos con software de gestión contractual te permite almacenar todos tus acuerdos en un solo lugar, automatizar casi cada paso de la generación contractual y el proceso de firma, y tener acceso a cualquier contrato en cualquier momento. Este modelo digital y centralizado también te permite analizar toda tu colección de documentos para hacer un mejor análisis de tendencias que a su vez permitan hacer énfasis en riesgos u oportunidades que se habían pasado por alto.

Continúa leyendo para conocer qué tipos de contratos son los más beneficiados con el software de gestión de contratos y cómo la digitalización puede mejorar tu proceso contractual.

¿Qué es la gestión del ciclo de vida del contratos?

Gestión de Ciclo de vida de Contratos (CLM, por sus siglas en inglés) es software que ayuda a gestionar la forma en que preparas, firmas, almacenas y ejecutas tus acuerdos empresariales. El ciclo de los contratos se conforma de cinco pasos:

• Generación. Antes de poder evaluar la negociación o firma de un contrato, primero debe ser creado. Aunque se puede crear desde cero, con frecuencia se utilizan plantillas. 

• Negociación. Una vez que todas las partes han revisado el contrato, se negocian cambios a los términos. 

• Firma. Una vez finalizadas las negociaciones y aprobados los términos, todas las partes firman el contrato. Para contratos más grandes, es posible que se necesiten firmas de varias personas en representación de cada una de las partes. 

• Almacenamiento. Una vez firmado el contrato, debe ser almacenado en un lugar seguro y accesible. 

• Búsqueda, análisis y actualización. Es posible que durante la vida de un contrato deba ser consultado por diversas razones, incluyendo cumplimiento normativo, análisis o actualización de información o términos. 

3 tipos de contratos que se benefician de CLM

Aunque cualquier tipo de contrato se beneficiará de una solución CLM, ciertos contratos se benefician más gracias a la velocidad y la precisión de un proceso contractual digital. Los contratos complejos, de alto riesgo y propensos a errores se ven especialmente beneficiados por la adopción de una solución digital de gestión de contratos.

Estos tres tipos de contratos se benefician enormemente de una solución CLM:

1. Contratos de ventas

El proceso de ventas de tu empresa será tan rápido como tu proceso de aprobación contractual. Sin embargo, si tu contrato de ventas se genera desde cero, el personal revisa los términos negociados y el flujo de trabajo consiste en enviar y recibir correos electrónicos entre cada signatario, pierdes tu valioso tiempo en un proceso innecesariamente complejo.

Una solución digital se encarga de los procesos más tediosos que tienden a formar cuellos de botella, como ayudar con propuestas, generar cotizaciones automáticamente, generar contratos y automatizar el flujo de aprobación. Cuando una solución CLM se hace cargo de todos estos pasos, los empleados pueden enfocarse en negociar un contrato más favorable y brindar un mejor servicio al cliente. 

2. Contratos de compras

El proceso de compras es lo que permite a tu negocio ejecutarse sin contratiempos. Los procesos de aprobación ineficientes pueden causar problemas al obtener los materiales necesarios a tiempo, mientras que un almacenamiento contractual desigual puede causar que varias unidades de negocio hagan compras por duplicado del mismo proveedor.

CLM automatiza los flujos de trabajo de aprobación y puede ayudar a reducir gastos excesivos e identificar oportunidades para fusionar contratos con proveedores para aprovechar los descuentos por volumen. Así, si un proveedor se encuentra con problemas en la cadena de suministro, CLM permite renegociar el contrato de forma rápida y precisa. 

3. Contratos de servicios y venta en establecimientos

Cuando tu base de clientes es extensa, y cada uno de ellos tiene su propio contrato a largo plazo, resulta vital tener acceso a estos contratos a la brevedad. Si tu negocio quiere brindar rápido acceso a cualquier contrato que siga activo—sin importar hace cuánto tiempo se firmó—almacenar copias en papel en archiveros ya no es una opción. CLM permite hacer búsquedas de forma inteligente; digamos que es un motor de búsqueda con funciones integrales para los contratos de tu empresa.

Al adoptar un proceso contractual digital, los comercios podrán guiar fácilmente a sus clientes a través del contrato, brindar información más clara y ofrecer una mejor experiencia. 

Cómo la digitalización vuelve más eficiente el proceso contractual

Adquirir una solución digital para la gestión del ciclo de vida de los contratos hace que todo el proceso sea más eficiente de cuatro formas clave: 

1. Automatización

CLM puede automatizar la mayoría de los pasos del ciclo de vida del contrato. Tiene la capacidad de generar contratos según cláusulas y plantillas preaprobadas, lo que ahorra tiempo a los equipos de ventas y jurídico.

Y cuando el sistema CLM se integra a tu CRM y otros sistemas empresariales, se puede llenar automáticamente la información del cliente, lo que elimina la necesidad de ingresar datos manualmente y minimiza los riesgos causados por los usuarios. 

2. Colaboración

Una solución CLM almacena todos los contratos en un mismo lugar centralizado. Una buena herramienta CLM también integra colaboración que permite a todos los involucrados en el proceso de gestión contractual editar, comentar, asignar tareas, monitorear cambios y comparar versiones sin tener que hacer duplicados. Con CLM, buscar la versión más reciente de un contrato es cosas del pasado. 

3. Firmas electrónicas

El proceso de firma electrónica se ha vuelto más que una preferencia: ahora se considera una práctica estándar. Los sistemas CLM líderes usan firma electrónica para acelerar el proceso de firma. En vez de firmar con pluma múltiples copias de un contrato y después enviarlas por fax o correo a todos los signatarios, cada signatario firma electrónicamente una vez en cada campo correspondiente. 

4. Análisis contractual

Incluso los mejores equipos jurídicos tienen un tiempo limitado al día para analizar contratos. Una buena solución CLM puede recabar información mediante búsqueda IA en los contratos, extraer datos y encontrar patrones. Un modelo de análisis contractual inteligente y bien entrenado también puede hacer recomendaciones para el futuro según datos pasados. Cuando se presentan eventos inesperados, puede hacer un análisis minucioso de los términos del contrato para hallar, clasificar y priorizar la información relevante para tomar decisiones en el presente.

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