Digitaliza y organiza tus acuerdos en un repositorio central

Cuando necesitas encontrar un acuerdo, ¿en cuántos lugares buscas? ¿Los acuerdos de tu organización están dispersos en múltiples ubicaciones de almacenamiento en la nube, bandejas de entrada de correo electrónico, escritorios locales y archivadores? Incluso si encuentras el acuerdo que necesitas, ¿alguna vez dudas de que sea el acuerdo más reciente con una parte en particular?

Ninguna organización diseña intencionalmente su proceso de almacenamiento de acuerdos para que sea tan complicado. Pero con tantos equipos que participan en la creación, firma y gestión de acuerdos, los empleados inevitablemente priorizan la conveniencia sobre la visibilidad. No tiene por qué ser así. 

Elimina el desorden en tus acuerdos de manera definitiva

La solución a ese desorden de acuerdos es un único repositorio digital que cada empleado utiliza para gestionar el trabajo relacionado con los acuerdos. Cuando ningún acuerdo sale de ese repositorio designado, no se pierde ningún acuerdo. Docusign Navigator es nuestra solución al problema de los acuerdos perdidos y difíciles de encontrar. Es una parte integral de la plataforma Docusign Intelligent Agreement Management (IAM). 

Con Docusign IAM, todos tus acuerdos, tanto los completados en eSignature como los nuevos acuerdos completados con IAM, se almacenan automáticamente en Navigator. Incluso los documentos en papel y los PDF de tu escritorio local se pueden importar fácilmente a Navigator usando una herramienta integrada. Después, estos acuerdos pueden buscarse y analizarse en un repositorio central al que todas las partes interesadas pertinentes pueden acceder.

Es la manera más sencilla de dejar de preguntar “¿dónde está mi acuerdo?” y de obtener respuestas rápidas a “¿qué contienen mis acuerdos?” 

Digitaliza y organiza los acuerdos antiguos con Docusign Iris

Sabemos lo abrumador que puede ser digitalizar tu portafolio de acuerdos. Es por eso que Navigator incluye acceso a nuestro Centro de carga, que está diseñado para que esta transición sea tan fácil como unos cuantos clics. Todo lo que tu equipo debe hacer es cargar los acuerdos existentes, y Navigator puede convertirlos en puntos de datos digitales que se pueden buscar, analizar e implementar. Estos acuerdos pueden estar en tipos de archivo compatibles con herramientas comunes para acuerdos (por ejemplo, DOC, DOCX, PPS, PPSX, PPT, PPTX, RTF, WPD, XLS, XLSX). También pueden ser archivos de imagen creados al escanear documentos físicos o al cargar archivos digitales (por ejemplo, PDF, JPEG, PNG, TIFF).

Simplemente haz clic en “Cargar documentos” desde el menú de Navigator y selecciona los acuerdos heredados del almacenamiento local. Estas cargas se pueden realizar en lotes (si un Admin ha otorgado permiso) o un acuerdo a la vez. Una vez cargados, los acuerdos son procesados por Docusign Iris, nuestro motor de IA hecho a medida para los acuerdos. Iris puede ayudar a agilizar la revisión de contratos, gestionar las renovaciones y extraer valiosos insights de los contratos, haciendo que cada acuerdo sea más fácil de encontrar y reportar. 

Los equipos pertinentes pueden ver tus acuerdos en su totalidad, con atributos esenciales como nombres de las partes, tipo de acuerdo, valores monetarios y fechas, claramente visibles para que puedas ordenar la información o responder preguntas críticas de negocios de inmediato.

Descubre todo el potencial de tu repositorio digital de acuerdos

Cuando tus acuerdos que se completaron fuera de Docusign se hayan agregado a tus acuerdos existentes de Docusign en Navigator, estos son algunos consejos para que te asegures de que tu equipo obtenga valor lo antes posible:

• Mantén los datos limpios: al igual que cualquier base de datos, tu repositorio de acuerdos funciona mejor cuando los datos de entrada están limpios. Por ejemplo, un buen primer paso es identificar y eliminar las variaciones innecesarias del mismo nombre de la parte (por ejemplo, Tally, Tally Inc., Tally Corp.). Navigator facilita esto con capacidades de gestión de partes que te permiten fusionar duplicados y optimizar la forma en que se organiza la información de las partes. A medida que tu equipo agrega nuevos acuerdos, es importante examinar rutinariamente la higiene de los datos y establecer un proceso continuo para mejorar la calidad de los datos.

• Analiza la información de los acuerdos: Docusign ha sido líder en el ámbito de los acuerdos durante más de 20 años. Esa experiencia nos ha enseñado mucho sobre la información de acuerdos que los equipos necesitan tener a su disposición para tomar decisiones empresariales. Navigator incluye potentes informes de IA para analizar rápida y eficazmente los datos de tus acuerdos y actuar en consecuencia. Por ejemplo, puedes obtener información sobre los acuerdos que están por vencer y renovarse, los clientes más rentables, la proporción de acuerdos por tipo y mucho más.

• Habilita el acceso según se necesite: una vez que el repositorio digital dentro de Navigator está listo para funcionar, los administradores de Docusign pueden controlar quién tiene acceso a qué acuerdos (esto incluye a personas y a grupos). Esas personas pueden usar Navigator para encontrar acuerdos específicos, examinar el proceso de los acuerdos en general y revisar los datos pertinentes. Establecer esa única fuente de información es una forma eficaz de ayudar a todos a hacer su trabajo de manera más rápida y fácil.

• Haz ajustes conforme tu equipo evoluciona: a medida que tu organización cambia, los acuerdos que celebres también cambiarán. Necesitarás hacer nuevas preguntas y buscar información diferente. Habla con tu equipo sobre cómo usan Navigator, qué beneficios están obteniendo y qué necesidades no se están cubriendo. Adapta Navigator para satisfacer las nuevas necesidades y reflejar esa evolución más amplia.

Navigator es solo uno de los servicios de plataforma de Docusign IAM. Contáctanos para obtener más información sobre la gestión inteligente de acuerdos y sobre cómo puede beneficiarse tu equipo con las herramientas de acuerdos digitales de Docusign.