La nueva generación de sistemas de información: cierres más rápidos, datos más inteligentes

Los sistemas de información son la base operativa de cualquier empresa moderna. Hoy no solo almacenan datos: conectan procesos, automatizan flujos y permiten que los acuerdos se gestionen de manera más rápida y eficiente. Pero a medida que crecen, también aumentan los riesgos. 

La seguridad en los sistemas de información se ha convertido en un pilar estratégico para sostener la confianza, la continuidad operativa y la protección de activos digitales. Y la realidad en México evidencia esta urgencia. 

El estudio Cybersecurity Readiness Index México 2024, elaborado por Cisco, muestra que solo 3% de las organizaciones del país se encuentran en una etapa “madura” de preparación frente a riesgos de ciberseguridad, comparado con un 15% a nivel global. Esta brecha confirma que fortalecer los sistemas de información no solo es necesario, sino imprescindible para sostener operaciones seguras y decisiones confiables.

En este artículo descubrirás qué son los sistemas de información, cómo protegerlos, qué técnicas de seguridad debes considerar y cómo la nueva generación de plataformas (impulsadas por IA y orientadas a acuerdos digitales inteligentes) está transformando la forma en que las organizaciones trabajan.

¿Qué son los sistemas de información y cómo evolucionan?

Cuando hablamos de sistemas de información, nos referimos a un conjunto de elementos (datos, procesos, personas, herramientas y tecnología) que trabajan en conjunto para capturar, procesar, almacenar y distribuir información. Son, literalmente, la columna vertebral operativa de cualquier empresa.

Pero la pregunta más importante hoy es: ¿cómo han evolucionado estos sistemas?

La respuesta es clara: pasaron de ser estructuras aisladas a convertirse en plataformas conectadas que integran datos de múltiples áreas, como ventas, compras, finanzas, jurídico, operaciones, y los transforman en conocimiento útil.

Esta evolución está impulsada por tres tendencias claves:

1. Digitalización acelerada: más documentos, contratos y flujos pasan a ser 100 % digitales.

2. Necesidad de velocidad: los equipos requieren información en tiempo real para tomar decisiones inmediatas.

3. Inteligencia aplicada: los datos ya no solo se almacenan, ahora se analizan y se convierten en insights accionables.

Por eso, los sistemas actuales ya no solo funcionan como repositorios, sino como plataformas estratégicas que permiten gestionar acuerdos, automatizar procesos, reducir riesgos y facilitar el trabajo colaborativo.

Seguridad en los sistemas de información: el cimiento más importante

La seguridad en los sistemas de información es ahora una prioridad absoluta. No importa cuán moderno sea un sistema: si no protege la integridad, la confidencialidad y la disponibilidad de los datos, no podrá apoyar al negocio.

Esto abarca mucho más que herramientas tecnológicas: es una práctica integral que define cómo se administran, controlan y protegen los datos en todos los niveles de la organización. También cubre los sistemas de seguridad de la información, aquellos que monitorizan accesos, analizan comportamientos, detectan anomalías y aplican mecanismos de protección.

La seguridad es el punto de partida para que los acuerdos, decisiones, contratos y procesos digitales puedan operar sin riesgos.

Métodos para proteger los sistemas de información

A continuación, te explicamos los pilares de seguridad que toda organización debe implementar para proteger sus sistemas.

1. Autenticación: verificación de identidades en un entorno digital

Uno de los pilares más importantes es la autenticación, es decir, verificar que quien intenta acceder a un sistema realmente es quien dice ser. Existen diferentes niveles:

• Algo que sabes: usuario y contraseña.

• Algo que tienes: token, llave física, tarjeta inteligente.

• Algo que eres: huella, reconocimiento facial, escáner de retina.

La autenticación multifactor (MFA) se ha convertido en una práctica esencial, especialmente en empresas donde se manejan documentos sensibles y acuerdos digitales. Cuantos más factores se utilicen, más difícil será que alguien acceda sin autorización.

2. Control de acceso: quién puede ver y hacer qué

El control de acceso permite definir exactamente qué puede hacer cada persona dentro del sistema. Existen dos modelos principales:

• Access Control List (ACL): permisos personalizados por usuario.

• Role-Based Access Control (RBAC): permisos basados en funciones o roles.

Para organizaciones que cambian constantemente de responsables, procesos o estructuras, el control basado en roles ofrece mayor escalabilidad y reduce errores internos.

3. Cifrado: proteger datos en tránsito y en reposo

El cifrado es esencial para proteger datos sensibles. Se utiliza para garantizar que la información sea ilegible para terceros, tanto al enviarse como al almacenarse.

• Cifrado simétrico: la misma clave cifra y descifra.

• Cifrado asimétrico: usa una clave pública (para cifrar) y una privada (para descifrar).

El cifrado de extremo a extremo es hoy uno de los métodos más confiables para proteger acuerdos y documentos en movimiento.

Sistemas de gestión de seguridad de la información (SGSI): una capa estratégica

Además de los métodos individuales, muchas empresas implementan sistemas de gestión de seguridad de la información (SGSI). Estas estructuras permiten organizar políticas, procesos, auditorías y prácticas internas para asegurar que la seguridad sea continua y no dependa solo de herramientas aisladas.

Los SGSI ayudan a:

• Prevenir riesgos.

• Establecer controles claros.

• Asegurar la disponibilidad de la información.

• Cumplir regulaciones.

• Crear cultura organizacional de protección.

Son, en definitiva, una capa estratégica que fortalece todo el ecosistema digital de la empresa.

¿Cómo una plataforma de firma electrónica moderna fortalece los sistemas de información?

La firma electrónica se ha convertido en una herramienta clave dentro de la seguridad empresarial. Permite que acuerdos, contratos, aprobaciones y transacciones se realicen de forma más rápida y segura, incluso en entornos remotos.

Una plataforma moderna incorpora:

• Autenticaciones de identidad avanzadas.

• Cifrado de alto nivel.

• Auditoría detallada.

• Trazabilidad completa del documento.

• Verificación de integridad.

• Gestión segura del ciclo de acuerdos.

Los documentos firmados electrónicamente pueden incluir diferentes capas de protección para asegurar que no se alteren, que las identidades estén verificadas y que el proceso cumpla con las políticas internas de la organización.

Cómo iniciar la transición hacia sistemas de información más inteligentes

Si tu organización está comenzando este camino, aquí tienes recomendaciones claras:

• Evalúa qué información genera tu negocio y quién la utiliza.

• Establece políticas de seguridad básicas (contraseñas, accesos, autenticación).

• Implementa métodos de cifrado y auditoría.

• Automatiza flujos críticos de contratos.

• Integra herramientas impulsadas por IA para obtener insights en tiempo real.

• Capacita a tu equipo para adoptar nuevas prácticas digitales.

Cada paso contribuye a crear un sistema más sólido y preparado para el futuro.

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