Por qué automatizar procesos puede mejorar la eficiencia de su empresa

Desde hace unos años, recurrir a tecnologías de automatización ya no es una medida exclusiva de grandes marcas, sino que se encuentra al alcance de empresas de todos los tamaños. Ahora bien, ¿por qué automatizar procesos? En esencia, porque es una de las claves para elevar la eficiencia en los negocios.

La automatización permite facilitar y optimizar diversas tareas internas, lo que tiene un impacto positivo en factores como la productividad, la gestión de costos, la calidad del producto y la toma de decisiones.

En este artículo veremos por qué automatizar procesos presenta grandes ventajas en términos de eficiencia empresarial, y cómo emprender el camino de la automatización en tu empresa.

Automatización de procesos: En qué consiste

La automatización de procesos es un concepto empresarial que consiste en la utilización de herramientas tecnológicas para realizar tareas sin la necesidad de que los seres humanos las hagan manualmente.

Entre estas herramientas, podemos encontrar diversos software de gestión empresarial, robots e inteligencia artificial, entre otros.

La automatización se puede aplicar a una amplia variedad de tareas que incluyen la producción, la gestión de inventarios, la contabilidad y el marketing, entre otros.

¿Por qué automatizar procesos puede mejorar la eficiencia empresarial?

Diversos estudios y casos de éxito han demostrado que la automatización es una gran aliada de la eficiencia empresarial. Si te estás preguntando por qué automatizar procesos es una buena opción para tu empresa, presta mucha atención a estos datos y estadísticas:

Reducción de costos

Un estudio realizado por PwC encontró que la automatización puede reducir los costos de procesamiento en un 33 %, lo que representa ahorros significativos para las empresas.

Optimización de la producción

Según un informe de McKinsey, la automatización de la cadena de suministro reduce los tiempos de entrega en un 50%, lo que mejora la satisfacción del cliente y la competitividad.

Mejora en la mano de obra

Un estudio publicado por el Boston Consulting Group encontró que la automatización genera mejoras en la calidad tanto de la mano de obra como del producto y que reduce los costos de producción hasta en un 25%.

Eliminación de procesos innecesarios

La automatización también ayuda a identificar y eliminar tareas innecesarias, lo que mejora la eficiencia. Según una valoración de Accenture, el 88% de las empresas que utilizan el aprendizaje automático ven una mejora del 200% o más en los KPI de los procesos comerciales.

Mejora en la toma de decisiones empresariales

Encontramos otro de los motivos por los que automatizar procesos fomenta la eficiencia en un informe de Forrester. Allí, la firma indica que la automatización reduce los tiempos de toma de decisiones en un 90%, lo que mejora la capacidad de la empresa para adaptarse a los cambios del mercado.

¿Cómo automatizar procesos empresariales?

Ya vimos por qué automatizar procesos es excelente en términos de eficiencia. Entonces, ¿cómo llevar a la realidad la automatización en tu negocio? Sin dudas, las tecnologías empresariales serán tus grandes aliadas en este aspecto.

Estas son algunas de las herramientas centrales que puedes implementar:

• Software de gestión empresarial (ERP): Los sistemas ERP son programas informáticos que permiten gestionar diferentes procesos empresariales, desde la gestión de inventarios hasta la facturación y la contabilidad.

• Robótica: Los robots pueden programarse para realizar tareas repetitivas y peligrosas que normalmente requieren la intervención humana. Por ejemplo, se utilizan en la producción de bienes, en la gestión de almacenes y en la manipulación de materiales.

• Inteligencia artificial (IA): La IA se emplea para automatizar procesos a través de la identificación de patrones y la toma de decisiones. Por ejemplo, algunos programas de IA analizan grandes cantidades de datos para identificar oportunidades de venta.

Sumado a estas tecnologías, las firmas electrónicas y los software CLM son otras de las soluciones que posibilitan automatizar procesos y potenciar la eficiencia empresarial. En los siguientes apartados, te contamos en detalle sobre estas herramientas.

4 ventajas de adoptar una solución de firma electrónica

La firma electrónica se ha convertido en una herramienta cada vez más popular en el mundo empresarial debido a sus numerosas ventajas:

1. Ahorro de tiempo y costos: Permite a las empresas eliminar el proceso manual de imprimir, firmar y enviar documentos, lo que ahorra tiempo y costos asociados a la impresión, el envío y la gestión de papel.

2. Mayor seguridad y autenticidad: Es segura y auténtica, ya que utiliza métodos de encriptación y autenticación para garantizar la identidad del firmante y la integridad del documento firmado.

3. Cumplimiento normativo: Cumple con los estándares internacionales de seguridad y cumplimiento normativo, como la Ley de Firma Electrónica Avanzada, lo que ayuda a las empresas a cumplir con los requisitos legales y normativos en la gestión de documentos.

4. Mejora la sostenibilidad: Elimina el uso de papel y reduce el impacto ambiental, lo que contribuye a la sostenibilidad y al cuidado del medio ambiente. 

Solución de CLM: funcionalidades y ventajas

Los software de Contract Lifecycle Management (CLM), como su nombre lo indica, son herramientas dedicadas a la gestión del ciclo de vida de los contratos de una empresa, que permiten automatizar tareas vinculadas a la gestión contractual.

Entre las principales funcionalidades de un CLM, encontramos:

• Creación y gestión de contratos: Permite crear y gestionar contratos de manera digital, lo que reduce el tiempo y los costos asociados a la gestión de contratos en papel.

• Integración de flujos de trabajo: Puede integrarse con otras herramientas empresariales, lo que permite automatizar los flujos de trabajo relacionados con la creación y gestión de contratos.

• Monitoreo y cumplimiento: Monitorea el cumplimiento de los términos y condiciones de los contratos, lo que ayuda a garantizar que se cumplan los acuerdos establecidos.

• Seguridad: Utiliza medidas de seguridad avanzadas para proteger la información confidencial de los contratos.

De esta forma, implementar una solución de CLM brinda las siguientes ventajas:

• Reducción de costos y tiempos: Automatiza y agiliza el proceso de creación y gestión de contratos, lo que reduce los costos y tiempos asociados.

• Mejora la eficiencia: Optimiza los flujos de trabajo y reduce la necesidad de intervención manual en la gestión de contratos, lo que mejora la eficiencia empresarial.

• Mejora la calidad y precisión: Al garantizar la calidad y precisión de los contratos, reduce los errores y las ambigüedades.

• Cumplimiento normativo: Ayuda a las empresas a cumplir con los requisitos legales y normativos relacionados con la gestión de contratos.

¿Todo listo para automatizar procesos en tu empresa?

Visto lo anterior podemos darle respuesta a la interrogante de por qué automatizar procesos puede mejorar la eficiencia empresarial: porque reduce errores, optimiza tiempos de producción, mejora la calidad del producto, elimina procesos innecesarios y mejora la toma de decisiones empresariales.

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