Die KI ist in aller Munde, denn sie bahnt sich neue Wege in allen Rollen und Branchen auf der ganzen Welt. Einer der vielversprechendsten Durchbrüche? Der Vertragsprozess. KI im Vertragsprozess verwandelt eine komplexe, zeitaufwändige Aufgabe in einen hochtourigen Umsatzmotor und hilft Teams, schneller zu arbeiten, Routine zu beseitigen und neue Erkenntnisse zu gewinnen. 

An KI- und Vertragstechnologie mangelt es auf dem Markt nicht. Es gibt vielmehr so zahlreiche Möglichkeiten, dass die Erkundung von Tools bei den Entscheidungsträgern mehr Fragen als Antworten aufwirft: Welche Plattformen haben die größte Wirkung? Was ist die richtige Reihenfolge für die Implementierung? Wo soll ich überhaupt anfangen?

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie den Übergang zur KI angehen sollen, ist dieser Leitfaden genau richtig. Im Folgenden stellen wir einige der wirkungsvollsten Möglichkeiten vor, KI im Vertragsprozess zu nutzen – basierend auf realen Kundenerfolgen. 

Dieser Leitfaden ist nach fünf gängigen Anwendungsfällen aus den Bereichen Recht, Beschaffung und Vertrieb gegliedert und deckt alles von Vertragsanfragen bis zu Vertragsverlängerungen ab. Erfahren Sie, was alles möglich ist und wie Sie souverän in die KI-Ära einsteigen können.

Rechtsabteilung

1. Suche und Speicherung

Weniger Zeit für das Durchforsten von Verträgen, mehr Zeit für die Umsetzung von Erkenntnissen

Die Herausforderung: 

Wachsende Unternehmen haben mit Verträgen in verschiedenen Geschäftsbereichen und Regionen alle Hände voll zu tun. Die häufigste Herausforderung der Rechtsabteilung beim Umgang mit diesem enormen Volumen ist oft eine vielfach genannte Einschränkung: das Fehlen eines zentralisierten, durchsuchbaren Repositorys.

Allzu oft sind Verträge in Unternehmen über verschiedene Systeme verstreut – E-Mail, Laufwerksfreigaben, lokale Speicher und mehr. Ohne ein cloudbasiertes und gemeinsam nutzbares System sowie intelligente Suchfunktionen ist die Suche nach Vertragsdetails zeitaufwändig, frustrierend und teuer. Die Folgen dieser mangelnden Transparenz wirken sich auf den Rest des Unternehmens aus:

• Langsame Einblicke: Isolierte Verträge und manuelle Suchen erschweren es, spezifische Bedingungen zu finden, Fragen zu beantworten und auf wichtige Informationen zuzugreifen. Sie bergen auch ungenutzte Umsatzmöglichkeiten wie Verlängerungen und attraktivere Konditionen.

• Zusätzliche Kosten: Wenn eine regulatorische oder richtlinienbezogene Änderung mehrere Unternehmensverträge betrifft, muss die Rechtsabteilung möglicherweise sogar externe Rechtsberater oder weitere Ressourcen beauftragen, um die Akten zu durchsuchen und die betroffenen Verträge aufzufinden. Die Kosten summieren sich schnell, ebenso wie der Druck, die Umsetzungsfrist einzuhalten.

• Weitere Unterbrechungen: Ohne ein gemeinsames, aktuelles Vertragsrepository werden die Teams der Rechtsabteilung zu bloßen Ansprechpunkten für Statusanfragen, was ihre Workflows stört und sie von ihrer Kernarbeit abhält.

• Erhöhtes Risiko: Dezentral gehandhabte Verträge können die Compliance-Risiken erhöhen, da die Rechtsabteilung nur begrenzte Transparenz hinsichtlich bestehender Verpflichtungen hat. Dies kann zu Streitfällen, Vertragsstrafen in Höhe von rund 14 % des gesamten Vertragswerts und veralteten Vertragsbedingungen bei zukünftigen Verhandlungen führen. 

Die Rolle der KI im Vertragsprozess: 

Ein KI-gestütztes Repository speichert alle Verträge an zentraler Stelle. Noch wichtiger ist, dass es sie intelligent organisiert und kategorisiert, sodass Rechtsteams:

• Verträge und Bedingungen in Sekunden finden: Manuelles Durchsuchen von freigegebenen Ordnern oder Drittanbieter-Tools nach dem Namen einer Gegenpartei, dem neuesten Datenschutzabkommen oder einem KI-Nachtrag entfällt. KI im Vertragsprozess ermöglicht es der Rechtsabteilung, mithilfe von Abfragen in natürlicher Sprache gezielt nach bestimmten Informationen in Verträgen zu suchen. (Erhältlich im Juni nur auf EN).

• Stakeholder in jeder Phase auf dem Laufenden halten: Keine duplizierten Dateien, keine Versionskonflikte und kein unbefugter Zugriff mehr. Mit einem einzigen, sicheren Vertragsarchiv kann die Rechtsabteilung schnell Fragen beantworten, Stakeholder finden, wonach sie suchen, und jeder kann datengestützte Berichte einsehen.

• Proaktive Maßnahmen ergreifen: Um sicherzustellen, dass kein Vertragsmeilenstein unbemerkt bleibt, kann die Rechtsabteilung Benachrichtigungen für Verlängerungen und andere wichtige Events einrichten oder Warnungen auf der Grundlage von Datumssuchanfragen auslösen. Durch diese Automatisierung und Organisation hat sie die Zeit, neue Chancen bestens vorbereitet anzugehen.

Das Ergebnis? Eine effizientere Rechtsabteilung, ein geringeres Compliance-Risiko und umsetzbare Erkenntnisse als Grundlage für zukünftige Verhandlungen.

Nun kann die Rechtsabteilung Fragen wie diese beantworten:

• Wie viele aktive MSAs hat mein Unternehmen?

• Welche Kunden haben eine Vertraulichkeitsvereinbarung mit uns?

• Brauchen wir ein neues DPA, oder können wir ein bestehendes anpassen?

• Welche Verträge enthalten Formulierungen zur Haftungsbeschränkung?

Erfahren Sie mehr über das KI-gestützte Repository Docusign Agreement Manager. Legen Sie ausgeführte Verträge an zentraler Stelle ab und wandeln Sie sie in strukturierte, durchsuchbare Daten um – für schnelle Prüfungen, einfache Compliance und umsetzbare Einblicke.

2. Anfrage, Überprüfung und Redlining 

Vertragsanfragen organisieren, beschleunigen und alle Beteiligten auf dem Laufenden halten

Die Herausforderung:

Der Weg bis zur Signatur geht über viele Stationen. Wenn Vertragsanfragen von Stakeholdern aus dem gesamten Unternehmen eingehen und die Tools der Rechtsabteilung nicht verbunden und manuell zu bedienen sind, wird der Prozess länger, riskanter und weniger kollaborativ. So sieht das aus:

• Fragmentierte Workflows: Vertragsanfragen gehen in Postfächern, Slack und Laufwerksfreigaben ein. Entwürfe werden in Teams, E-Mails oder alten Tools aufgesetzt. Um Vertragsabläufe voranzubringen, müssen Mitarbeiter der Rechtsabteilung zwischen fragmentierten Dokumenten und Plattformen hin- und herwechseln, was den Fortschritt verlangsamt, zu Inkonsistenzen führt und die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass Anfragen und Verträge verloren gehen.

• Wiederkehrende Aufgaben: Ohne Automatisierung muss die Rechtsabteilung Versionen nachverfolgen, Daten kopieren und Freigaben im Auge behalten – das bindet Ressourcen und verzögert Geschäftsabschlüsse. Bereits jetzt verbringen Anwälte etwa 25 % ihrer Zeit wird in einem neuen Tab geöffnet mit administrativen Aufgaben.

• Transparenzmangel: Vertragserstellung an verschiedenen Stellen, Redlining, Routing und Freigaben erschweren der Rechtsabteilung die Sicherstellung, dass alle Anfragen erledigt werden und Stakeholder eingebunden und informiert bleiben.

Dieser Prozess ist ineffizient – es mangelt an Transparenz, Konsistenz und Verantwortlichkeit. Anfragen gehen einfach unter. Stakeholder bleiben nicht auf dem Laufenden. Und die Rechtsabteilung ist so sehr mit der Organisation der Logistik beschäftigt, dass kaum Zeit für wichtigere Aufgaben bleibt.

Die Rolle der KI im Vertragsprozess:

KI und Workflow-Automatisierung optimieren den gesamten Vertragslebenszyklus, vom Zeitpunkt des Eingangs einer neuen Vertragsanfrage in der Rechtsabteilung bis zur endgültigen Freigabe. Durch die Zentralisierung des Eingangs, die Standardisierung der Erstellung und die Beschleunigung von Bewertungen ersetzt eine intelligente Vertragsplattform einen fragmentierten Prozess durch einen kohärenten und reibungslosen Prozess.

Das können Sie tun:

• Datenaufnahme optimieren, Prüfzyklen beschleunigen und Freigaben zentralisieren: Der kollaborative Hub dient als zentraler Motor für betriebliche Effizienz und wurde speziell für die Optimierung der Aufnahmeprozesse, die Beschleunigung der Überprüfungszyklen und die Zentralisierung von Freigaben entwickelt. Durch die Zusammenführung dieser kritischen Phasen in einer einzigen Umgebung optimiert die Plattform den gesamten Prozess von der anfänglichen Anfrage bis zur endgültigen Signatur. Dieser integrierte Ansatz stellt sicher, dass Vertragsvorgänge schneller erfolgen, Reibungspunkte vermieden werden und Teams von Anfang bis Ende die volle Kontrolle über den Workflow behalten. 

• Verhandlungen durch intelligentes Redlining beschleunigen: Während der gesamten Entwurfsphase sorgt KI für effizientere und konsistentere Verträge mit vorab genehmigter Sprache, automatisierter Datenübernahme und integrierten Playbooks. Sobald ein Vertrag ausgefüllt ist, kann die KI-gestützte Überprüfung alle Bedingungen von Drittanbietern hervorheben, die nicht mit den Unternehmensrichtlinien übereinstimmen. Mit Automatisierung und schneller Analyse beschleunigt KI Verhandlungen, reduziert das Hin und Her und beschleunigt den Signiervorgang.

• Vertrags-Workflows mühelos überwachen: Mit KI für das Routing von Workflows kann der Vertragsgenerator geeignete Parteien aus den Bereichen Rechtsabteilung, Geschäft, Finanzen, Beschaffung, Vertrieb und Sicherheit zur Freigabe markieren, anstatt separate E-Mails zu verschicken. Automatische Status-Updates und Versionshistorie halten die Stakeholder auf dem Laufenden.

Das Ergebnis? Weniger Schritte, kürzere Zyklen, einheitliche Verträge und skalierbare rechtliche Funktionen.

Jetzt kann die Rechtsabteilung Fragen wie die folgenden beantworten:

• Welche Stakeholder müssen diesen Vertrag überprüfen?

• Welche Verträge können von anderen internen Stakeholdern anhand standardisierter Vorlagen erstellt werden?

• Entspricht ein Vertrag unseren genehmigten Playbooks? Wie können wir Sonderbedingungen überarbeiten?

• Wie können interne Stakeholder den Überblick über den Status behalten, ohne die Rechtsabteilung zusätzlich zu belasten?

Erfahren Sie mehr darüber, wie Docusign Agreement Desk und AI-Assisted Review durch intelligente, automatisierte Freigaben und übersichtliche Audit-Trails die Zykluszeiten verkürzen und die Effizienz steigern.

Beschaffung

3. Lieferantenaufnahme und -koordination

Verkürzen Sie die Time-to-Value und stellen Sie die Compliance durch die einfache Validierung und Aufnahme von Lieferanten sicher.

Die Herausforderung:

Die Hinzufügung neuer Lieferanten zum Beschaffungsökosystem ist ein wesentlicher Teil des Wachstums – und ein langsamer Anbietervertragszyklus ist ein unmittelbares Hindernis. Ohne eine intelligente, zentralisierte Plattform haben Beschaffungsteams Schwierigkeiten, Prioritäten zu setzen, Partner zu prüfen und den Fortschritt bis zur Unterzeichnung zu verfolgen. Das Problem beginnt, wenn Stakeholder Anfragen für Lieferantenverträge einreichen – aber es erstreckt sich auch auf Verhandlungen, interne Freigaben und Bestellungen. Folgendes passiert:

• Langsame Partnerschaften: Jeder – vom Vertrieb über die Personalabteilung bis hin zum Betrieb – sendet Anfragen für neue Lieferantenpartnerschaften an die Beschaffungsabteilung. Da Anfragen jedoch ohne den vollständigen Kontext über unterschiedliche Kanäle wie Slack oder E-Mail eingehen, ist es für Beschaffungsteams schwierig zu wissen, welche Anfragen am wichtigsten und zeitkritischsten sind. Im weiteren Verlauf führt dies zu uninformierten Verhandlungen und einer langwierigen Lieferanteneinrichtung.

• Geringe Transparenz: Ein über verschiedene Plattformen verteilter Vertragsprozess beeinträchtigt die Transparenz von Status, Kommentaren, Freigaben und vielem mehr. Das bedeutet mehr manuelle Aufgaben – vom Weiterleiten bis zum Informieren von Stakeholdern –, eine schwächere Verhandlungsposition und suboptimale Entscheidungen über die gesamte Lieferantenstrategie.

• Frustration bei Stakeholdern: Der Zyklus ist für die Personen, die Verträge oder Bestellungen anfordern, genauso frustrierend wie für die Beschaffungsteams. Stakeholder wissen nicht, wen sie fragen sollen, welchem Prozess sie folgen sollen oder wie sie ein Statusupdate erhalten können. Wenn Anfragen in einem schwarzen Loch verschwinden, verlangsamt dies die Aufnahme von Lieferanten und beeinträchtigt die Leistung von Teams und Unternehmen.

Kein Wunder also, dass sich die Beschaffung oft von manuellen Prozessen, Versionskonflikten, unklaren Anfragen und langsamen Freigaben von der Vertragsanfrage bis zur Signatur überfordert fühlt. Ohne KI, Automatisierung und eine zentrale Stelle für alle Lieferantenaktivitäten ist das Ziel kürzerer Zyklen, schnellerer Verhandlungen und Onboardings sowie einer schnelleren Time-to-Value unerreichbar.

Die Rolle der KI im Vertragsprozess:

In Beschaffungsabläufen kann die KI die Aufnahme optimieren, Verhandlungen zentral steuern und Freigaben beschleunigen. Das können Beschaffungsteams tun:

• Annahme von Lieferantenanfragen vereinfachen: Optimieren Sie Ihr Lieferanten-Onboarding. Starten Sie Vertragsvorgänge direkt per E-Mail und vermeiden Sie manuelle Absprachen – alles wird über ein zentrales Dashboard verwaltet. 

• Mit einheitlicher Zusammenarbeit Zeit sparen: In einem zentralen Hub können Rezensenten Änderungen markieren, kommentieren und bearbeiten. Die KI analysiert die Vertragssprache anhand vordefinierter Playbooks, kennzeichnet Probleme und schlägt Markups vor. Außerdem werden alle Aktivitäten automatisch erfasst. Wichtige Parteien können den Vertragsstatus, die Eigentümer, die Dokumentversionen, die Freigaben, Nachrichten und andere wichtige Informationen einsehen. Weniger Zeitaufwand für Statusaktualisierungen und Compliance bedeutet mehr Zeit für den erfolgreichen Abschluss von Verträgen.

• Die Transparenz steigern und das Onboarding beschleunigen: Mit KI-Einblicken und Automatisierung kann die Beschaffung den gesamten Lebenszyklus des Lieferanten-Onboardings von der Identifikation über die Qualifikation bis hin zur Risikobewertung an zentraler Stelle verwalten, ganz ohne Code, mit weniger manuellem Aufwand und weniger Verzögerungen. Stakeholders werden praktisch aus der Vogelperspektive während des gesamten Prozesses auf dem gleichen Stand gehalten, und Lieferanten werden für den Erfolg gerüstet.

Das Ergebnis? Für Beschaffungsteams: sofortige Transparenz, gründliche Überprüfung, geringeres Risiko und schnellere Time-to-Value bei kritischen Anforderungen. Für Stakeholder: mühelose Vertragsinitiierung und automatisierte Echtzeit-Aktualisierungen.

Jetzt kann die Beschaffung Fragen beantworten wie:

• Was ist der Kontext hinter dieser neuen Lieferantenpartnerschaft?

• Welche Lieferantenvertragsanfrage sollte ich zuerst beantworten?

• Wie ist der Status dieser laufenden Verhandlungen?

• Wer muss diese Bestellung genehmigen, bevor wir fortfahren können?

Erfahren Sie mehr darüber, wie Docusign Agreement Desk, ein kollaborativer, KI-gestützter Hub, Beschaffungsworkflows automatisiert und schnelleren Lieferantenwert schafft. Hier geht es zur gesamten Erfolgsgeschichte der Avis Budget Group.

4. Verwaltung von Anbieterverträgen

Mit zentraler Anbieterüberwachung und -analyse Risiken minimieren und Vertragsverletzungen vermeiden 

Die Herausforderung:

Verträge abzuschließen ist eine Sache, aber Verlängerungen zu verfolgen ist eine völlig andere und entscheidende Herausforderung. Jeder Anbietervertrag hat seinen eigenen Zeitplan, seine eigenen Bedingungen und Richtlinien. Dazu gehören Zahlungen, Verlängerungen, die Einhaltung regulatorischer Vorschriften, Service-Level-Verpflichtungen, Berichterstattung, Versandstandards, Leistung und mehr. Die Nachverfolgung all dieser Details und die Verantwortlichmachung der Anbieter sind unerlässlich, um den vollen Wert eines Vertrags zu realisieren.

Bei manueller Durchführung stellt dies jedoch eine enorme Belastung dar. Eine dezentrale Datenverwaltung und begrenzte Kontrolle führen zu hohem Zeitaufwand und Fehleranfälligkeit, was Beziehungen belasten und zu finanziellen Einbußen führen kann:

• Wertverlust: Manuelle Prozesse und unstrukturierte Tabellenkalkulationen führen zu Einbußen beim Vertrags-ROI. Ohne einen konsolidierten Überblick über die Konditionen laufen Beschaffungsteams Gefahr, Lieferverpflichtungen, Gutschriften und Standards von Anbietern zu übersehen. Eine fragmentierte Sichtweise verhindert auch, dass die Beschaffung Möglichkeiten für strategische Anpassungen in ihren Partnerschaften erkennt, wie etwa die Konsolidierung von Verträgen, das Abbestellen ungenutzter Dienste oder die Nutzung von Skaleneffekten.

• Erhöhtes Risiko: Wenn Unternehmen den Überblick über anstehende Verlängerungen verlieren, steigt auch das Risiko, Zahlungsfristen, Branchenstandards und Datenschutzbestimmungen zu verletzen. Dies kann zu eingestellten Diensten, Strafmaßnahmen wie Prüfungen und Geldbußen sowie zu Rufschäden führen. 

• Nachteilige automatische Verlängerungen: Zu den wichtigsten übersehenen Klauseln gehören automatische Verlängerungen. Wenn die Beschaffung nicht in Echtzeit über anstehende Verlängerungstermine informiert ist, können sich Lieferantenverträge stillschweigend verlängern und das Unternehmen an veraltete Preisstrukturen, Zeitpläne und Angebote binden.

Um statt Vertragschaos Organisation und Klarheit zu schaffen, benötigt die Beschaffung nicht nur effiziente Speichermöglichkeiten, sondern auch eine intelligente Automatisierung, die wichtige Verpflichtungen hervorheben und Beschaffung, Finanzen und die Rechtsabteilung auf dem Laufenden halten kann.

Die Rolle der KI im Vertragsprozess:

Eine KI-gestützte Vertragsplattform vermittelt Beschaffungsteams frühzeitig Einblick in wichtige Verlängerungen, damit sie nicht länger im Krisenmodus reagieren müssen, sondern fundierte, strategische Entscheidungen treffen können. Folgendes können sie tun:

• Schnell wichtige Anbieterinformationen finden: Alle Anbieterverträge werden in einem einheitlichen, durchsuchbaren System erfasst. KI extrahiert kritische Metadaten zu Verlängerungen, Zahlungen, Vertragsstrafen und mehr. Die Beschaffung kann Berichte zu Ausgaben, Leistung und weiteren Kennzahlen einsehen, um den Überblick über den Geldfluss zu wahren.

• Verlängerungen und Terminen immer einen Schritt voraus bleiben: Dank KI-gestützter Technologie kann die Beschaffung wieder die Kontrolle übernehmen. Anstatt verstreute Verträge mühsam im Blick zu behalten, erhalten Beschaffungsteams regelbasierte Benachrichtigungen über bevorstehende Zahlungen und Verlängerungen. Frühzeitige Mitteilungen ermöglichen es ihnen, ihre Lieferantenstrategie zu analysieren und proaktive Entscheidungen darüber zu treffen, ob sie Verträge kündigen, verlängern oder zu günstigeren Bedingungen neu verhandeln möchten.

• Verborgene Werte erschließen: Gewährleisten Sie Transparenz und Abstimmung, ohne jedes Dokument manuell öffnen zu müssen. Mit ihrem vollständigen Vertragsportfolio jederzeit griffbereit können Beschaffungsteams Einsparpotenziale ermitteln – von der Konsolidierung mehrerer Verträge mit einem Anbieter bis hin zur Aushandlung von Mengenrabatten.

Das Ergebnis? Ein vorhersehbarer Cashflow, weniger unvorhergesehene Kosten, einfachere Compliance, gezielte Verlängerungen und klügere Entscheidungen über Anbieter.

Jetzt kann die Beschaffung Fragen beantworten wie:

• Wann ist unsere nächste Rechnung fällig?

• Welche Kündigungsrechte haben wir bei diesem Anbieter?

• Wollen wir unsere Beziehung erneuern oder unsere Bedingungen mit diesem Anbieter ändern?

• Erfüllt dieser Anbieter seine Verpflichtungen in Bezug auf Zeitplanung, Menge und Qualität?

„Dank der Transparenz, die durch das Vorhandensein aller Verträge an zentraler Stelle entsteht, können wir den Führungskräften mehr Details darüber mitteilen, welche Verträge abgelaufen sind, welche Produkte gekauft wurden, die keine gute Rendite erzielt haben, und welche Person für deren Anforderung verantwortlich war. Wir haben viel Transparenz gewonnen, um mit dem Beschaffungsteam diesbezüglich neu verhandeln zu können.“

– Senior Director of Enterprise Applications

– Forrester, The Total Economic Impact™ of Docusign CLM

Erfahren Sie mehr darüber, wie Docusign Agreement Manager Beschaffungsteams dabei hilft, alle Anbieterverträge zentral zu verwalten und zu analysieren, um eine effektivere Anbieterstrategie zu erreichen.

Vertrieb

5. Generierung von Vertriebsverträgen

Beschleunigte Geschäftsabschlüsse mit reibungsloser Vertragserstellung und -nachverfolgung 

Die Herausforderung:

In einem wettbewerbsintensiven Markt ist die Vertragsabwicklung das Letzte, worüber sich Vertriebsteams Sorgen machen sollten. Im Idealfall fließen solche wertvollen Verträge mit einfachen Formulierungen, transparenten Freigaben und nahtloser CRM-Integration von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Signatur. Leider ist das selten die Realität. 

Die Erstellung von Vertriebsverträgen erfolgt oft manuell, basierend auf Kundenanrufen, verstreuten Daten, per E-Mail verschickten Freigaben und Speicherung auf Laufwerksfreigaben oder einzelnen Computern. Dieser Prozess verzögert Geschäfte und frustriert Verkäufer von Anfang bis Ende:

• Verzögerungen beim Abschluss: Um einen Kundenvertrag zu starten, müssen Verkäufer in freigegebenen Ordnern nach der neuesten Vorlage suchen, die zu ihrem Kundentyp und ihren Geschäftsanforderungen passt. Dann müssen sie die Vorlage kopieren und die für ihren Deal spezifischen Informationen manuell aus dem CRM eingeben. Dies ist nicht nur Zeitverschwendung, sondern birgt auch das Risiko für Verkäufer, Ungenauigkeiten einzugeben, wie veraltete Preis- oder Produktinformationen.

• Manuelle Fehler: Der Vertrieb muss Felder manuell einrichten, das Format korrigieren und Datenfehler erkennen, bevor ein Vertrag endgültig verschickt wird. Sogar das Senden von PDF-Anhängen des Vertrags per E-Mail an die Unterzeichner ist mühsam und anfällig. 

• Lückenhafte Aufzeichnungen: Sobald Kunden den Vertrag unterschrieben und zurückgeschickt haben, müssen Verkäufer ihn in das CRM hochladen und alle relevanten Informationen in dieser zentralen Vertriebsquelle aktualisieren. Um den Verkauf zügig voranzutreiben, vergessen Verkäufer manchmal diesen wichtigen Schritt und hinterlassen unterschriebene Verträge in Posteingängen und ungenaue Daten im CRM. Werden Informationen nicht ordnungsgemäß gespeichert und aktualisiert, führt dies zu längerfristigen Problemen: Hektik in letzter Minute, verpasste Verlängerungsfristen und Compliance-Risiken.

Wenn Verträge in Postfächern oder freigegebenen Laufwerken verborgen sind und Vertriebsteams die manuelle Last der Vertragserstellung tragen, bleibt der Vertriebsprozess fragmentiert – mit Ineffizienzen, die sich im Durchschnitt auf 1,3 Mio. € an entgangenem Umsatz pro Unternehmen summieren können.

Die Rolle der KI im Vertragsprozess:

KI transformiert den Vereinbarungsworkflow, beschleunigt Geschäftsabschlüsse, stärkt die Position der Verkäufer und ermöglicht strategischere Verhandlungen. Eine intelligente, einheitliche Plattform zentralisiert und organisiert nicht nur Vertriebsvorlagen und unterzeichnete Verträge. Sie kann sich mit CRM-Systemen wie Microsoft Dynamics und Salesforce synchronisieren, Weiterleitungen automatisieren und Verkäufern die Arbeit an einem zentralen Ort ermöglichen.

Folgendes können Verkäufer tun:

• Eine einfache, schnelle Verkäufererfahrung schaffen: Vertriebsteams mit erweiterten Vertragsfunktionen berichten von durchschnittlich 29 % weniger Verzögerungen bei Vertragsabschlüssen. Durch den Einsatz standardisierter Vorlagen, rechtlicher Playbooks und genauer Kundendaten können Teams mit nur wenigen Klicks fertige Verträge erstellen. 

• Datenintegrität und Zusammenarbeit verbessern: Anstelle unsicherer PDFs werden Verträge mit verschlüsseltem Multikanal-Versand und elektronischen, ID-verifizierten Signaturen verschickt. Verkäufer arbeiten weiterhin mit den vertrauten Systemen – und Integrationen mit Produktivitätstools wie Slack, Microsoft-Apps und Google ermöglichen es ihnen, eine vollständige Echtzeit-Aufzeichnung des Feedbacks von Stakeholdern zu führen.

• Archivierung automatisieren und Chancen im Blick behalten: Unterschriebene Verträge werden direkt ins CRM-System übernommen und schaffen so eine zentrale und verlässliche Datenquelle für jeden Deal. Datenabweichungen und Eingabefehler gehören der Vergangenheit an. KI bietet Analysen und Benachrichtigungen über bevorstehende Verlängerungen. Eine Docusign-Studie unter Verkäufern ergab, dass über 70 % der Vertriebsleiter KI-gestützten Vertragsmanagement-Tools die Verringerung des Zeitaufwands für Vertragsabschlüsse und die Geschäftsabwicklung zuschreiben.

Das Ergebnis? Schnellere Abschlüsse und Verlängerungen, bessere Vorbereitung auf Verhandlungen und präziseres Tracking.

Der Vertrieb kann nun Fragen wie diese beantworten:

• Sind diese Produkt-SKUs korrekt? 

• Was ist die aktuellste Vertriebsvorlage für diese Art von Dienstleistungsrahmenvertrag?

• Ist im CRM-System unser aktuellster Vertrag mit diesem Kunden enthalten?

• Hat die Rechtsabteilung diese Formulierungen bereits genehmigt oder muss ich den Vertrag zur Überprüfung senden?

Erfahren Sie mehr darüber, wie Docusign IAM für den VertriebVerkäufern die Tools bereitstellt, mit denen sie schnell und strategisch handeln, Geschäfte abschließen und neue Chancen nutzen können.

Nutzen Sie mit der Docusign IAM-Plattform das volle KI-Potenzial für Verträge

Die KI im Vertragsprozess verändert die Spielregeln für Teams und Funktionen in Unternehmen und weltweit, vom Risikomanagement über Verhandlungen bis zur Vertriebsdynamik und darüber hinaus. Und Docusign ist mit Intelligent Agreement Management (IAM), einem KI-gestützten Ansatz zur Erstellung, zum Abschluss und zur Verwaltung von Verträgen, federführend an dieser Entwicklung beteiligt.

Die Docusign IAM-Plattform räumt mit veralteten Vertragsprozessen auf und macht aus statischen Vereinbarungen umsetzbare Erkenntnisse. Mit Daten an zentraler Stelle, Workflow-Automatisierung, Echtzeit-Einblicken und vollständiger Transparenz stellt IAM die KI in den Mittelpunkt Ihrer Vertrags-Workflows. Teams können auf manuelle Aufgaben verzichten und haben mehr Zeit für die Arbeit, für die sie ausgebildet wurden. Unternehmen können verborgenen Mehrwert aus Verträgen erschließen, Risiken minimieren und das Umsatzwachstum beschleunigen.

Erfahren Sie mehr über Docusign IAM, um zu sehen, wie Ihr Unternehmen von der Zentralisierung und Vernetzung der Vertragsarbeit auf einer KI-gestützten Plattform für das Vertragsmanagement profitieren kann.

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