Avis Budget Group treibt intelligentere, schnellere und strategischere Beschaffung mit KI-gestütztem CLM voran
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Die Beschaffung hat seit langem den Ruf, die Abteilung zu sein, die die Kosten unter Kontrolle hält. Doch versierte Führungskräfte wie Neal Jeffs von der Avis Budget Group erkennen das Potenzial dieser Abteilung, im gesamten Unternehmen eine größere Wirkung zu erzielen.
„Die Beschaffung ist ein wichtiger Teil der Mission der Avis Budget Group“, sagt Jeffs. „Sie steht im Mittelpunkt, wenn es darum geht, exzellenten Service, Innovation und einen Mehrwert für das Unternehmen zu bieten, indem wir die besten Verträge mit unseren Lieferanten abschließen.“
Jeffs, der von einem Wirtschaftsprüfer zum internationalen Direktor für Beschaffung ernannt wurde, verwaltet jährliche Ausgaben in Höhe von mehr als 600 Millionen Euro bei 20.000 Lieferanten.
Genauso wie die Avis Budget Group das Vermietungserlebnis mit sprachgesteuerten Reservierungen und kontaktloser Abholung modernisiert hat, setzt das Team von Jeffs bei der Beschaffung auf die digitale Zukunft und macht sie genauso agil und effizient wie die kundenorientierten Dienstleistungen des Unternehmens.
Im Zentrum dieser Transformation steht: Docusign CLM.
"Docusign CLM ist nicht nur ein Tool zur Lösung unmittelbarer Herausforderungen, sondern Teil einer breiteren Plattform, die sich mit den Anforderungen Ihres Unternehmens weiterentwickelt und Vertragsdaten in sinnvolle Maßnahmen umwandelt. Für uns ist es eine Grundlage für langfristigen Erfolg."
Die Umstellung auf eine zentralisierte, intelligente Auftragsvergabe
Als Jeffs zum Team stieß, sah die Beschaffung bei der Avis Budget Group ganz anders aus. Vereinbarungen wurden in Schreibtischschubladen, gemeinsamen Laufwerken und Altsystemen gespeichert. Die Zusammenarbeit fand per E-Mail statt, und eine Versionskontrolle gab es nicht.
"Wir hatten mehrere verschiedene Versionen - und manchmal wussten wir nicht einmal, wo sie gespeichert waren", so Jeffs. „Es kam vor, dass ein Vertrag zur Erneuerung anstand und wir den Lieferanten um eine Kopie bitten mussten... das war umständlich.“
Ohne eine organisierte Methode zur Nachverfolgung von Schlüsseldaten und -bedingungen sah sich das Team mit Problemen wie unerwünschten automatischen Verlängerungen, verpassten Beschaffungsmöglichkeiten und langen Verzögerungen bei Genehmigungen konfrontiert.
Als das Vertragsvolumen anstieg, wurden die Probleme immer größer.
„Wir brauchten einen globalen Ansatz für das Vertragsmanagement“, so Jeffs. Nach der erfolgreichen Einführung von eSignature war CLM der logische nächste Schritt - und die Auswirkungen zeigten sich sofort. "Docusign CLM war für uns ein entscheidender Wendepunkt", sagt er. "Wir sind jetzt in der Lage, alle unsere Verträge zentral zu speichern, sie proaktiv zu verwalten und nahtlose, von künstlicher Intelligenz unterstützte Workflows zu nutzen."
Von reaktiv zu proaktiv
Eine einzige Quelle der Wahrheit hat die Vertragsvergabe verändert und die Durchlaufzeit von Wochen auf Tage reduziert.
Beschaffungs-, Rechts- und Finanzteams haben jetzt in Echtzeit Einblick in den Stand der Vereinbarungen und die erforderlichen Maßnahmen. Automatische Warnmeldungen sorgen dafür, dass Genehmigungen schnell erteilt werden, während integrierte Berichte Verlängerungen nachverfolgen und Möglichkeiten für Neuverhandlungen aufzeigen.
„Damit sind wir in der Lage, zum richtigen Zeitpunkt auf den Markt zuzugehen“, so Jeffs. "Das bedeutet bessere Dienstleistungen, Lösungen und Geschäftsbedingungen für unser Unternehmen.
Docusign Iris erkennt Risiken, bevor sie zu Hindernissen werden
Die Umstellung von unzusammenhängenden auf strukturierte Arbeitsabläufe war ein großer Schritt - aber Iris ging noch weiter und ermöglichte es den Teams, Vereinbarungen im großen Maßstab in Sekundenschnelle zu überprüfen.
„Was uns wirklich beeindruckt hat, war die KI-Fähigkeit von Docusign“, so Jeffs.
Jeffs' Team trainierte Iris auf die bevorzugten Bedingungen der Avis Budget Group, so dass Risiken sofort erkannt wurden. Wenn ein Vertrag hochgeladen wird, zeigt Iris Unstimmigkeiten mit roten, gelben und grünen Warnmeldungen an.
Das Team muss sich nicht mehr durch juristische Fachausdrücke wühlen, sondern kann risikoreiche Klauseln sofort erkennen. KI-gestützte Einblicke machen es auch einfacher, Bedingungen durchzusetzen und Lieferanten zur Verantwortung zu ziehen.
„Der Überprüfungsprozess dauert jetzt nicht mehr so lange“, sagt Jeffs. "Die Leute sind so froh, dass sie wieder mehr Zeit für sich haben.
Eine Grundlage für langfristigen Erfolg
Von der verstärkten Automatisierung bis hin zu tieferen Analysen sieht Jeffs, dass Docusign eine noch größere Rolle in der Zukunft des Unternehmens spielen wird.
„Es wird bereits von unserem Fuhrpark, der Rechtsabteilung und den Vertriebsteams genutzt, und wir freuen uns darauf, herauszufinden, wie Docusign anderen Gruppen helfen kann“, sagt er.
Beschaffungsleitern, die ein CLM in Erwägung ziehen, gibt Jeffs einen einfachen Rat: Denken Sie langfristig. "Docusign CLM ist nicht nur ein Tool zur Lösung unmittelbarer Probleme, sondern Teil einer umfassenderen Plattform, die sich mit den Anforderungen Ihres Unternehmens weiterentwickelt und Vertragsdaten in sinnvolle Maßnahmen umwandelt. Für uns ist es eine Grundlage für langfristigen Erfolg."