Die wichtigsten Vorteile der Vertragsautomatisierung

Verträge spielen in allen Bereichen Ihres Unternehmens eine Rolle – ob im Kundenmanagement, Lieferantenmanagement oder in der Personalabteilung. Bei Ineffizienz im Zusammenhang mit Verträgen verringert sich die Marge und der Ruf eines Unternehmens leidet; Fehler, die aufgrund scheinbar kleiner Ineffizienzen entstehen, können sogar zu Geldstrafen, Risiken und Verlusten führen.

Unternehmen, die Software zur Vertragsverwaltung einsetzen, vermeiden dadurch kostspielige Fallstricke. Laut der von Forrester im Auftrag von Docusign durchgeführten Studie führen Ineffizienzen bei Verträgen zu Folgendem:

• 46 % der Unternehmen erfahren Verzögerungen bei wichtigen Projekten

• 45 % schaffen schlechte Kundenerlebnisse

• 42 % stellen Umsatzverzögerungen fest

• 39 % verursachen unnötige Druck-, Versand-, und Faxkosten

Insgesamt schätzt die Global Contract Management Association (IACCM), dass ineffiziente Vertragsprozesse zu einem durchschnittlichen Umsatzverlust eines Unternehmens von 9,2 % führen.

Hier sind vier wesentliche Vorteile der Vertragsautomatisierung.

Schnellere Umsatzgenerierung

Ein verzögerter Kaufvertrag bedeutet verzögerter Umsatz. Indem Sie Vertragsabläufe automatisieren (und dadurch manuelle Aufgaben abschaffen), können Sie die Dauer der Vertragsverarbeitung von Wochen auf Minuten reduzieren und somit schneller Umsatz erzielen.

Unnötig komplizierte Prozesse können im schlimmsten Fall sogar einen Abbruch zur Folge haben. Laut der von Forrester im Auftrag von Docusign durchgeführten Studie berichten 32 % der Unternehmen von geringeren Abschlussraten und abgebrochenen Geschäftsabschlüssen aufgrund ineffizienter Vertragsprozesse.

Kurz gesagt: Vertragsverwaltungssoftware erleichtert die Umsatzgenerierung. Vertragsvorbereitung, Einigung bezüglich der Bedingungen und die Vertragsunterzeichnung - All das geht einfacher und schneller, wenn die beteiligten Parteien von überall und fast jedem Gerät auf einen Vertrag zugreifen können.

Ihre Rechtsabteilung ist produktiver, Ihre Vertriebsteams haben mehr Zeit für Akquise, Up-Selling und Cross-Selling und niemand muss mehrere Stunden damit verbringen, die Arbeit vom vergangenen Tag nachzuholen, wie beispielsweise markierte Kopien auszudrucken oder zu faxen.

Verbesserter Vertragswert

Wenn Sie den Begriff „Wertsteigerung" hören, denken Sie wahrscheinlich an Möglichkeiten, den Umsatz, die Produktion oder die Marketingproduktivität zu steigern. Aber denken Sie auch an den Wert, den Sie aus Ihren Verträgen ziehen können?

Vertragsverwaltungssoftware kann Verlängerungsversäumnissen vorbeugen, auf anstehende Fristen aufmerksam machen und einheitliche Preise, Bedingungen und Leistungsspezifikationen festlegen. Dadurch erhalten Sie eine Wertsteigerung aus jedem Vertrag, den Ihr Team abschließt.

Wenn Verträge keine angemessenen Sicherheitsvorkehrungen bieten, sehen sich Unternehmen mit Vertragswertverlust konfrontiert. Mit der Zeit hat der verlorene Wert (die Differenz zwischen dem potenziellen und tatsächlichen Wert eines Vertrags) Auswirkungen auf die Rentabilität. Anstelle von einem Umsatz von X geben Sie sich mit Y, einer niedrigeren Zahl, zufrieden. Sind die Rabatte beispielsweise niedriger als von Ihrem Vertriebsteam beabsichtigt? Sind die Spezifikationspreise richtig festgesetzt? Und klar abgegrenzt? Hat Ihr Kunde kostspielige Strafen für die Nichterfüllung festgelegt? Haben Sie wiederum dem Kunden zusätzlich erbrachte Dienstleistungen in Rechnung gestellt?

Verbesserte Compliance

Eine 2017 veröffentlichte Unternehmensumfrage ergab, dass die jährlichen Compliancekosten durchschnittlich bei mehr als 4,5 Millionen Euro liegen. Die Kosten bei Non-Compliance sind fast drei Mal so hoch: mer als 12 Millionen Euro. Mit einer Vertragsverwaltungssoftware lassen sich Vorlagen und Standardklauseln erstellen, was zum einen der Rechtsabteilung Zeit erspart und zum anderen Compliancefehler vermeidet. Vorlagen, die Ihren konkreten Vorschriften entsprechen können für alle Vertragsparteien verwendet werden, darunter Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter.

Neben anfallenden Bußgeldern müssen Unternehmen, die Compliance-Bedingungen nicht erfüllen, mit Verzögerungen, Vertragsabbrüchen, Rufschädigung und einem geringeren Vertrauen von Seiten der Investoren rechnen. Bei Vertragsverlängerungen stellt Compliance ein hohes Risiko dar. Wurden rechtliche oder andere Änderungen zur Sicherstellung der Compliance vorgenommen? Müssen Ihre Lieferanten zum Beispiel neue Nachhaltigkeitsmaßnahmen umsetzen und sind diese ausdrücklich in Ihrem Vertrag festgelegt? Ein effektives Vertragsmanagement kann Sie auf die erforderlichen Änderungen aufmerksam machen, damit Sie hohe Bußgelder und Strafen vermeiden können.

Bei der Abwägung von Kosten und Nutzen wird deutlich, dass Sie alles in Ihrer Macht Stehende tun müssen, um Ihre Compliancebemühungen vertraglich zu untermauern. Das Geld, das Sie insgesamt sparen – sowohl hinsichtlich vermiedener Kosten als auch erhöhter Produktivität Ihrer Rechtsabteilung –, spricht für automatisierte Vertragsabläufe.

Bessere Kundenerfahrung

Laut einer Salesforce-Umfrage von 2018 geben 80 % der Kunden an, dass das vom Unternehmen bereitgestellte Kundenerlebnis mindestens genauso wichtig ist wie seine Produkte und Dienstleistungen.

Viele Unternehmen investieren stark in ihre Vertriebsteams und -prozesse, nur um dann festzustellen, dass ihre Bemühungen in der Vertragsphase zunichte gemacht werden. Automatisierte Verträge ermöglichen einen schnellen und mühelosen Vertragsabschluss. (Wer möchte sich schon mit Drucken, Unterzeichnen, Scannen, Faxen oder Versenden aufhalten, wenn jeder andere Bereich des Berufs- und Privatlebens bereits digitalisiert ist?)

Ein positives Erlebnis bei der ersten Vertragsunterzeichnung macht sich später bei Vertragsverlängerung, Up-Selling und Cross-Selling bezahlt. Laut dem Bericht „ROI of Customer Experience 2020" des Qualtrics XM Institute geht ein positives Kundenerlebnis häufig mit zukünftigen Kaufentscheidungen einher.

Den wahren Wert von Verträgen nutzen

Verträge sind in Ihrem Unternehmen allgegenwärtig – und mit ihnen die Vorteile, die Sie durch Vertragsautomatisierung erzielen können. Von schnelleren Transaktionen bis hin zu besseren Kundenerlebnissen, von höherem Vertragswert bis hin zu größerer Konformität – Vertragsverwaltungssoftware macht es möglich, Geld zu sparen, den Umsatz zu steigern und Beziehungen zu stärken.