Waarom contractmanagement belangrijk is voor kleine bedrijven

In welke sector je ook zit of wat je specialisatie ook is, het beheren van contracten met leveranciers, medewerkers en klanten is waarschijnlijk dagelijkse kost. Volgens consultancybureau PwC heeft een organisatie gemiddeld 20 tot 40 duizend contracten, aangezien de meeste zakelijke transacties met een contract worden geregeld.

Is contractmanagement belangrijk voor kleine bedrijven?

Contractmanagement wordt voor kleine bedrijven steeds belangrijker. Het is van essentieel belang dat contracten rechtsgeldig zijn. Daarnaast moeten ze de productiviteit en groei van het bedrijf versterken.

Met een gedegen contractmanagement weten bedrijven zeker dat de meest voordelige bepalingen in het contract komen. Daarnaast kunnen ze zo snel hun contracten controleren, zodat de relatie met de klant niet wordt beschadigd omdat er per ongeluk bepalingen worden geschonden of de geest van de wet niet wordt gevolgd. Door contractmanagement op een goede manier uit te voeren, krijgen bedrijven bovendien een beter overzicht van hun huidige verplichtingen naar klanten en leveranciers.

Voordelen van tools voor contractmanagement voor kleine bedrijven

Met effectief contractmanagement kunnen kleine bedrijven verschillende obstakels vermijden, zodat ze kunnen groeien en succesvol zaken kunnen doen.

Als we kijken naar audits, blijkt dat steeds meer kleine bedrijven geen langetermijnplan hebben. Dit zal op de korte termijn geen problemen opleveren, maar na verloop van tijd kan een gebrekkige audittrail toekomstige deals in de weg staan en de bedrijfsgroei afremmen. In het ergste geval zijn er juridische gevolgen.

De voordelen van goed contractmanagement zijn duidelijk. Met DocuSigns digitaal ondertekende certificaat van voltooiing kunnen kleine bedrijven gemakkelijk audittrails maken en bekijken. Bovendien wordt elke stap van het contractproces – van de ondertekeningslocatie tot de bewakingsketen – automatisch geregistreerd. Zo blijft alles overzichtelijk en eenvoudig, ideaal dus als een bedrijf slechts beperkte middelen heeft. Met dit digitale dossier zijn controles en evaluaties geen probleem en worden ouderwetse, handmatige processen zoals aanmeldingsformulieren overbodig.

Voor eigenaren van kleine bedrijven zijn tijd en geld hun belangrijkste middelen, en het is dan ook van essentieel belang dat ze hun cashflow goed beheren. Als betalingen vertragingen oplopen, kan dat desastreus zijn voor kleine bedrijven. Doordat Docusign Payments het proces om betalingen te innen integreert, is het onmisbaar voor kleine bedrijven. Het volledige betaalproces wordt gestroomlijnd, van het ondertekenen van contracten tot het uitvoeren van de betaling. Zo verklein je het risico op wanbetalers, verbeter je de cashflow en kun je eenvoudiger contracten beheren.

 Effectief contractmanagement is ook essentieel voor de salesafdeling van kleine bedrijven. Zowel belanghebbenden als salesmedewerkers werken voornamelijk in hun CRM-systeem en daarbij willen ze zoveel mogelijk waarde kunnen toevoegen. Ze willen niet allerlei verschillende systemen gebruiken om contracten op te stellen; ze willen gewoon vanuit Salesforce resultaten boeken. Docusign Gen voor Salesforce biedt dan uitkomst. Hiermee kunnen de medewerkers namelijk gewoon vanuit het Salesforce-platform overeenkomsten opstellen en beheren. Een eenvoudige oplossing die zichzelf al snel terugverdient doordat je medewerkers meer tijd hebben voor werkzaamheden die echte waarde toevoegen. 

Best practices op het gebied van contractmanagement voor kleine bedrijven

Bij de meeste bedrijven staan best practices voor contractmanagement niet bovenaan de agenda. Toch is het belangrijk dat hierover wordt nagedacht. Vaak hebben bedrijven namelijk honderden verschillende contracten lopen. Met een gebrekkig en ineffectief systeem moeten deze contracten handmatig worden gesorteerd en gecontroleerd, wat tot veel tijdverspilling leidt. Als je dan ook nog eens specifieke details moet toelichten, is de ramp compleet. 

Het is misschien een cliché, maar tijd is geld. Als je medewerkers veel tijd verspillen aan het afhandelen van contracten, zul je dit onderaan de streep zien. Door slim te investeren in processen en systemen voor contractmanagement, zoals elektronische handtekeningen en betalingsintegratie, zullen kleine bedrijven hiervan al snel de vruchten kunnen plukken.

Met Docusign CLM (Contract Lifecycle Management) kunnen bedrijven profiteren van innovatieve technologische oplossingen die contractmanagement een stuk eenvoudiger maken. Handmatige methoden kosten veel tijd en zijn gevoelig voor menselijke fouten. Door contracten automatisch op te stellen, te bewerken en te controleren, voorkom je fouten en weet je zeker dat alle belangrijke punten zijn opgenomen in het contract.

Als je voor contractmanagement met Docusign kiest, kies je voor gebruiksgemak en naleving. Alle handtekeningen voldoen gegarandeerd aan de lokale normen voor elektronische handtekeningen en je hoeft geen ingewikkelde IT-systemen te gebruiken.

Contractmanagement voor kleine bedrijven

Voorheen betekende het ondertekenen van een contract dat je door een enorme stapel papieren moest worstelen. Dat was voor zelfs de meest vlijtige persoon een tijdrovende en stressvolle klus. Door een effectief systeem voor contractmanagement te implementeren, kunnen bedrijven die papierstapel omtoveren in een intuïtief platform dat duidelijke voordelen biedt voor de bedrijfsvoering.