Waarom zou ik elektronische handtekeningen moeten gaan gebruiken?

Als je al langer overweegt om elektronische handtekeningen te gaan gebruiken, maar nog niet de stap hebt gezet om elektronische handtekeningen te integreren in de workflows van je bedrijf, dan is dit het moment.

De kans is groot dat je in het dagelijks leven op andere gebieden al gebruikmaakt van elektronische handtekeningen, bijvoorbeeld bij het in ontvangst nemen van een postpakket of het online afsluiten van een telefoonabonnement.

Door een elektronisch ondertekenproces binnen je bedrijf te implementeren, pak je tal van operationele uitdagingen aan, verbeter je de veiligheid en beperk je de fouten die er zo vaak insluipen.

Wat is de meerwaarde van elektronische handtekeningen?

1. E-handtekeningen waarborgen de veiligheid, bescherming en vertrouwelijkheid

Kleine en middelgrote bedrijven moeten vaak vertrouwelijke of zelfs gevoelige informatie of gegevens verzenden die ondertekend en teruggestuurd moeten worden. De wetenschap dat je dit geheel veilig kunt doen, is essentieel. Of het nu gaat om een arbeidsovereenkomst van een nieuwe medewerker of een factuur of een verkoopcontract dat moet worden ondertekend, als je het digitaal doet, kunnen gevoelige documenten worden versleuteld en ben je niet afhankelijk van de postdienst of een ouderwets faxsysteem.

2. Elektronische handtekeningen creëren een duidelijke, digitale audittrail

Een ander voordeel van het gebruik van eSignature in je bedrijf is dat je over een uitgebreide digitale audittrail beschikt. Zo weet je altijd wie je document heeft ondertekend en wanneer. Het registreren van het ondertekenproces kan jou en jouw organisatie bescherming bieden met het oog op naleving en juridische verplichtingen.

3. Elektronische handtekeningen verbeteren tijdadministratie

Op zoveel gebieden in het bedrijfsleven komt snelheid tegenwoordig op de eerste plaats. Elektronische handtekeningen gebruiken vermindert de hoeveelheid papierwerk en zorgt ervoor dat je ondertekende documenten veel sneller en efficiënter kunt terugkrijgen van collega's en klanten. Ze beperken bovendien de kans op fouten, die de bedrijfsvoering kunnen vertragen.

4. E-handtekeningen maken je aantrekkelijker om zaken mee te doen

Door een elektronisch ondertekeningsproces in je bedrijf te integreren, stroomlijn je het facturerings- en betalingsproces en vereenvoudig je de manier waarop je bedrijf communiceert met andere organisaties, medewerkers en klanten. Dankzij elektronische handtekeningen kan een bedrijf zijn activiteiten stroomlijnen, wat weer bijdraagt aan een betere klantervaring.

5. Elektronische handtekeningen integreren eenvoudig met bestaande systemen

Een nieuw proces implementeren wil nog wel eens voor verstoring zorgen, wat niet handig is als een bedrijf operationeel moet kunnen doorwerken. Het goede nieuws is dat elektronisch ondertekenen naadloos integreert met de systemen en toepassingen die je bedrijf nu al gebruikt. Je kunt documenten in verschillende bestandsindelingen maken en daarna uploaden naar deelsites, waar ze gemakkelijk toegankelijk zijn.

6. Elektronische handtekeningen zijn handig en veelzijdig

Bedrijven hebben klanten, medewerkers en contactpersonen over de hele wereld. Daarom is het handig als je anderen, waar dan ook, documenten kunt sturen, die ze vervolgens elektronisch kunnen ondertekenen op een moment dat het hun uitkomt. Deze kunnen ze dan snel en veilig terugsturen via een smartphone of tablet, zelfs als ze onderweg zijn. Documenten die elektronisch moeten worden ondertekend, kunnen ook in andere talen worden verzonden, waardoor communicatie niet langer een probleem is.

Samenvatting: zijn elektronische handtekeningen wat voor jou?

Het is duidelijk dat het traditionele, papierafhankelijke ondertekeningsproces niet langer voldoet in het hedendaagse bedrijfsleven. Gelukkig kun je elektronische handtekeningen snel en eenvoudig implementeren in je bedrijfsvoering. Dankzij de vele voordelen die het digitaliseren van je ondertekeningsproces biedt, is de toepassing van elektronische handtekeningen een logische volgende stap voor je bedrijf.