Vijf antwoorden voor gebruikers die Docusign eSignature voor het eerst gebruiken

Wanneer mensen voor het eerst een document ondertekenen met Docusign, hebben ze misschien wat vragen. Je gebruikers willen misschien zeker weten of Docusign eSignature veilig is en vragen zich af hoe elektronische handtekeningen precies werken. In deze blog vind je antwoord op de vijf meestgestelde vragen over het verzenden van documenten met Docusign:

1. Wat is Docusign eSignature? 

Docusign eSignature is onderdeel van Docusign Agreement Cloud™ en helpt bedrijven de manier waarop ze contracten en andere overeenkomsten afhandelen digitaal te transformeren. Sinds de introductie in 2003 is Docusign eSignature wereldwijd de koploper op gebied van elektronische handtekeningen. Honderdduizenden organisaties over de hele wereld maken al gebruik Docusign eSignature. De technologie helpt ze sneller, eenvoudiger, milieuvriendelijker en kosteneffectiever zaken te doen. Met Docusign eSignature kost het afhandelen van goedkeuringen en overeenkomsten geen dagen meer, maar slechts enkele uren of zelfs minuten. Bovendien zijn de elektronische handtekeningen rechtsgeldig. Er zijn al miljoenen documenten ondertekend met Docusign eSignature.

2. Hoe werkt Docusign eSignature?

eSignature is intuïtief in gebruik en maakt het eenvoudig om documenten en contracten te ondertekenen. Hier is een korte handleiding die nieuwe gebruikers van Docusign eSignature op weg helpt. 

Hoe een document ondertekenen met Docusign eSignature

Deze korte video demonstreert stap voor stap hoe je een document ondertekent met eSignature. Dit zijn de stappen die je gebruikers moeten volgen om een elektronische handtekening te zetten:

• De gebruikers krijgen een e-mail met daarin de knop 'REVIEW'. Met één klik krijgen ze toegang tot het document op vrijwel elk apparaat met internettoegang, zoals een mobiele telefoon, tablet of computer.

• Als gebruikers voor het eerst een contract ondertekenen met Docusign eSignature, moeten ze toestemming geven om elektronisch zaken te doen. Daarna klikken gebruikers op 'CONTINUE'. De navigatietabs en instructies geven aan waar in het document input van de gebruiker nodig is.

• De navigatietabs en instructies leiden de gebruiker naar de plaats waar hij een actie in het document moet uitvoeren. De gebruiker moet op de START-tag klikken om direct naar de eerste tag te gaan die actie vereist, zodat hij de verplichte velden kan invullen.

• De gebruiker klikt op SIGN om een handtekening toe te passen. Aangezien dit de eerste keer is dat de gebruiker een handtekening zet, wordt gevraagd een handtekening te zetten en ofwel een handtekening te tekenen of een handtekeningstijl te kiezen. Dat zal de elektronische weergave zijn van de wettelijke intentie om zich aan het contract te verbinden. De gebruiker moet op "ADOPT AND SIGN" klikken om de handtekening te bevestigen.

• Wanneer alle vereiste handelingen zijn uitgevoerd, hoeft er alleen nog maar op 'FINISH' te worden geklikt.

De documenten worden vervolgens automatisch opgeslagen en kunnen indien nodig worden afgedrukt. Je gebruikers zien de knop 'Other Options', waarmee ze andere acties kunnen uitvoeren, zoals de ondertekening later voortzetten ('Finish Later') of aan iemand anders toewijzen ('Assign to Someone Else'). Daar hebben de gebruikers ook de mogelijkheid om het document af te wijzen ('Decline'). Er wordt ze in dat geval wel om een reden gevraagd. Deze video van 1 minuut laat zien hoe Docusign eSignature werkt en geeft meer informatie over het gebruik van eSignature.

3. Is Docusign eSignature juridisch bindend? 

Nieuwe gebruikers vragen zich vaak af of een elektronische handtekening wel rechtsgeldig is. Docusign eSignature is vrijwel overal ter wereld voor bijna alle zakelijke en persoonlijke transacties juridisch bindend. Docusign eSignature voldoet aan wetgeving van de EU en het Verenigd Koninkrijk.

• Docusign eSignature voldoet aan EU-verordening 910/2014 inzake elektronische identificatie en vertrouwensdiensten (de eIDAS-verordening), evenals aan internationale wet- en regelgeving.

• Docusign geeft ondertekenaars al jarenlang de middelen die ze nodig hebben om elektronische handtekeningen te verifiëren. Een elektronische handtekening die met Docusign is gezet, heeft een audittrail, verzegeling, krachtige verificatie en beveiliging op bankniveau. Hierdoor kunnen gebruikers erop vertrouwen dat documenten die met Docusign eSignature zijn ondertekend, rechtsgeldig zijn.

• Lees meer over waarom elektronische handtekeningen rechtsgeldig zijn.

4. Een 'gekozen' handtekening is niet mijn echte handtekening. Hoe zit dat?

Met Docusign eSignature kunnen gebruikers een gescande afbeelding van een handgeschreven handtekening uploaden naar hun profiel of een handtekening tekenen op een mobiel apparaat met een aanraakscherm. Een handtekening is een juridisch begrip dat wordt gebruikt om aan te tonen dat de ondertekenaar de 'juridische intentie' heeft om zich aan de inhoud van een document te houden. Maar niet alleen handgeschreven handtekeningen zijn rechtsgeldig.

• Een elektronische handtekening is ook rechtsgeldig als er bewijs is dat een individu vooraf akkoord is gegaan om een contract elektronisch te ondertekenen en een bewuste handeling heeft uitgevoerd om zijn of haar juridische intentie aan te tonen.

• Docusign eSignature heeft verificatiemethoden en verzegelde, elektronische audittrails.

• Elektronische handtekeningen versus met pen gezette handtekeningen: Handgeschreven handtekeningen zijn niet per se de veiligste manier van ondertekenen, aangezien het moeilijk is om voor de rechtbank te bewijzen dat iemand ook echt zelf die handtekening heeft gezet als er geen getuigen zijn.

5. Is Docusign veilig en betrouwbaar?

Docusign volgt toonaangevende best practices om jouw gegevens en transacties te beveiligen. Elke elektronische handtekening is uniek en is voorzien van een audittrail met daarin de datum en tijd waarop de ondertekenaar bepaalde handelingen heeft uitgevoerd. Alle documenten worden versleuteld en kunnen alleen door de toegewezen gebruikers worden gelezen en ondertekend. Docusign voldoet aan strenge beveiligingsstandaarden en is bovendien gecertificeerd conform ISO 27001 en SSAE 16. Dit is wereldwijd het hoogste niveau voor gegevensbeveiliging dat momenteel beschikbaar is.