Hoe Docusign eSignature de doorlooptijd voor contracten verkort

Wil je een kortere doorlooptijd voor contracten? Als je altijd lang moet wachten om een handtekening te ontvangen, komt dat misschien omdat je nog afhankelijk bent van met pen gezette handtekeningen. Als documenten handmatig ondertekend moeten worden, kan het contractproces aanzienlijk meer tijd in beslag nemen. Met Docusign eSignature breng je hier verandering in door het ondertekenproces te versnellen de doorlooptijd te verkorten. Sterker nog, met Docusign eSignature wordt 80% van de overeenkomsten al binnen een dag voltooid en 44% zelfs binnen een kwartier. 

Hoe verkort Docusign eSignature het contractproces?

• Je kunt met Docusign eSignature altijd en met vrijwel elk apparaat een elektronisch document opsturen. Met eSignature is het aanzienlijk eenvoudiger om een contract te verzenden naar iedereen die een handtekening moet zetten. Dit is bovendien een stuk sneller dan documenten afdrukken, met de post opsturen en wachten tot je ze weer retour ontvangt. De betrokkenen ontvangen het contract meteen. 

• Wanneer de ontvangers toegang krijgen tot het document dat ze moeten ondertekenen, kunnen ze het openen, bekijken en online ondertekenen. Ze kunnen het contract zelfs op hun mobiele apparaat openen en ondertekenen. Je kunt je klanten zelfs via sms of e-mail een melding sturen dat een document voor ze klaarstaat. Omdat het zó eenvoudig is, zijn de betrokkenen eerder bereid om het document meteen te ondertekenen, vooral omdat ze niets hoeven af te drukken en geen geld kwijt zijn aan verzend- of koerierskosten. Klanten waarderen de eenvoud van de hele ervaring. 

• Docusign eSignature werkt eenvoudig en is heel gebruiksvriendelijk. Gebruikers die nog nooit eerder een elektronische handtekening hebben gezet, hebben misschien nog vragen. Daarom hebben we een gids opgesteld genaamd 5 tips voor nieuwe gebruikers van elektronische handtekeningen.  

• Werken je collega's of klanten momenteel op afstand? Gebruik dan eSignature, zodat ontvangers altijd en overal een handtekening kunnen zetten. Ze hoeven niet eerst naar het kantoor te komen en je loopt niet het risico dat contracten naar het verkeerde adres worden gestuurd of zelfs kwijt raken.

• Met Docusign eSignature kun je gemakkelijk de status van een contract bekijken. Je ziet precies wie het document heeft ontvangen en bij welke stap van het ondertekenproces ze zijn. Je kunt automatische herinneringen en meldingen instellen voor elke stap van het proces, zodat je zeker weet dat het contract wordt voltooid.

• Docusign eSignature integreert met de tools en systemen die je al gebruikt. Als je salesteam bijvoorbeeld al Salesforce gebruikt, kun je een contract direct naar Salesforce sturen om het volledige proces te stroomlijnen. Je kunt contracten ook rechtstreeks naar Google Docs sturen. Dankzij deze integratie profiteer je van meer overzicht over je contracten in systemen die je al gebruikt. 

Hoe hebben andere Docusign-klanten hun doorlooptijd van contracten verkort?

Honderdduizenden organisaties maken al gebruik Docusign eSignature om de contractprocessen te verbeteren. Hier volgen enkele voorbeelden.

Santander

Met hulp van het Docusign Customer Success-team heeft Santander ook een geavanceerde ondertekeningsworkflow opgezet, zodat meerdere mensen tegelijkertijd hetzelfde document kunnen bewerken en ondertekenen. Dat maakte het bestaande proces een stuk beter. Met Docusign eSignature en Docusign CLM kunnen klanten maar liefst 87% sneller een rekening openen bij Santander. 

Specsavers

Specsavers heeft een joint-venturemodel waarbij ze samenwerken met andere opticiens, waarbij elke Specsavers-filiaal een eigen juridische entiteit is. Wanneer het weer tijd is voor de financiële verslaggeving, moet elke winkel dus zijn financiële gegevens indienen bij de desbetreffende regelgevende instantie. De juridische afdeling en leidinggevenden van Specsavers moeten deze verslagen ondertekenen, wat voorheen altijd op papier werd gedaan. De documenten werden vervolgens per post teruggestuurd, maar dat kon weken of soms zelfs maanden in beslag nemen. Met Docusign eSignature is dit volledige proces gedigitaliseerd, waardoor het nog maar 3 tot 4 minuten duurt om een handtekening te ontvangen van een leidinggevende. Lees voor meer informatie de Docusign-klantverhalen.

Wat zijn de andere voordelen van Docusign eSignature?

Docusign eSignature heeft naast de kortere doorlooptijd voor contracten nog veel meer voordelen: 

• Minder papier

Je hebt minder papier nodig, wat niet alleen zorgt voor lagere kosten, maar ook veel beter is voor het milieu. Lees meer over de voordelen van papierloos werken. 

• Veilig

Docusign gebruikt de meest robuuste technologie voor gegevensversleuteling en voldoet daarmee aan de strengste internationale beveiligingsnormen. 

• Rechtsgeldig

Docusign eSignature voldoet aan wetgeving van de EU dat in de eIDAS-verordening wordt beschreven. Lees meer over de inhoud en de toepassing van deze verordening.

Met Docusign eSignature kunnen duizenden organisaties sneller, gemakkelijker, duurzamer en kosteneffectiever zakendoen. Bovendien is Docusign de vooraanstaande leverancier van elektronische handtekeningen.