Vijf tips voor gebruikers die voor het eerst elektronische handtekeningen gebruiken

Ken je iemand die Docusign voor het eerst gebruikt? Wanneer iemand voor de eerste keer een document ondertekent met Docusign, hebben ze misschien wat vragen. Je gebruikers willen misschien weten of Docusign eSignature veilig is en hoe elektronische handtekeningen precies werken. Deze blog geeft antwoord op de vijf meestgestelde vragen over Docusign. Handig voor als je een document verzendt naar iemand die Docusign voor het eerst gebruikt.

1. Wat is Docusign eSignature? 

Docusign eSignature is onderdeel van Docusign Agreement Cloud™ en helpt bedrijven de manier waarop ze contracten en andere overeenkomsten afhandelen digitaal te transformeren.

Sinds de introductie in 2003 is Docusign eSignature wereldwijd de koploper op gebied van elektronische handtekeningen. Honderdduizenden organisaties over de hele wereld maken al gebruik Docusign eSignature.

De technologie helpt ze sneller, eenvoudiger, milieuvriendelijker en kosteneffectiever zaken te doen.

Met Docusign eSignature kost het afhandelen van goedkeuringen en overeenkomsten geen dagen meer, maar slechts enkele minuten. Bovendien zijn de elektronische handtekeningen rechtsgeldig. Er zijn al miljoenen documenten ondertekend met Docusign eSignature.

2. Hoe werkt Docusign eSignature?

Hier is een korte gids voor nieuwe gebruikers om snel aan de slag te gaan met Docusign eSignature. Documenten en contracten ondertekenen is intuïtief en eenvoudig. Je gebruikers kunnen als volgt aan de slag met elektronische handtekeningen:

• De gebruikers krijgen een e-mail met daarin de knop 'Document controleren'. Als ze erop klikken, wordt het document geopend. Vrijwel elk apparaat met internettoegang kan worden gebruikt, zoals een mobiele telefoon, tablet of computer.

• Als dit de eerste keer is dat de gebruiker een contract ondertekent met Docusign eSignature, moet hij/zij toestemming geven om elektronisch zaken te doen.

• Daarna klikt de gebruiker op 'Doorgaan'. De navigatietabs en instructies geven aan waar in het document input van de gebruiker nodig is.

• Om een handtekening te zetten op een mobiel apparaat, kan een handtekening worden getekend. De gebruiker kan ook een handtekening kiezen als elektronische vertegenwoordiging van zijn/haar juridische intentie om zich aan het contract te houden.

• Wanneer alle vereiste handelingen zijn uitgevoerd, hoeft er alleen nog maar op 'Voltooien' te worden geklikt.

De documenten worden vervolgens automatisch opgeslagen en kunnen indien nodig worden afgedrukt. Je gebruikers zien de knop 'Overige Acties', waarmee ze andere acties kunnen uitvoeren, zoals de ondertekening later voortzetten ('Later voltooien') of aan iemand anders toewijzen ('Toewijzing wijzigen'). Daar hebben de gebruikers ook de mogelijkheid om het document af te wijzen ('Ondertekening weigeren'). Er wordt ze in dat geval wel om een reden gevraagd.

Deze onderstaande video laat zien hoe Docusign eSignature werkt:

3. Is Docusign eSignature juridisch bindend? 

Nieuwe gebruikers vragen zich vaak af of een elektronische handtekening wel rechtsgeldig is. Docusign eSignature is vrijwel overal ter wereld voor bijna alle zakelijke en persoonlijke transacties juridisch bindend. Docusign eSignature voldoet aan wetgeving van de EU en in de Benelux.

• Docusign eSignature voldoet aan EU-verordening 910/2014 inzake elektronische identificatie en vertrouwensdiensten (de eIDAS-verordening), evenals aan internationale wet- en regelgeving.

• Docusign geeft ondertekenaars al jarenlang de middelen die ze nodig hebben om elektronische handtekeningen te verifiëren. Een elektronische handtekening die met Docusign is gezet, heeft een audittrail, verzegeling, krachtige verificatie en beveiliging op bankniveau. Hierdoor kunnen gebruikers erop vertrouwen dat documenten die met Docusign eSignature zijn ondertekend, rechtsgeldig zijn.

• Lees meer over waarom elektronische handtekeningen rechtsgeldig zijn. 

4. Een 'gekozen' handtekening is niet mijn echte handtekening. Hoe zit dat?

Met Docusign eSignature kunnen gebruikers een gescande afbeelding van een handgeschreven handtekening uploaden naar hun profiel of een handtekening tekenen op een mobiel apparaat met een aanraakscherm. Een handtekening is een juridisch begrip dat wordt gebruikt om aan te tonen dat de ondertekenaar de 'juridische intentie' heeft om zich aan de inhoud van een document te houden. Maar niet alleen handgeschreven handtekeningen zijn rechtsgeldig.

• Een elektronische handtekening is ook rechtsgeldig als er bewijs is dat een individu vooraf akkoord is gegaan om een contract elektronisch te ondertekenen en een bewuste handeling heeft uitgevoerd om zijn of haar juridische intentie aan te tonen.

• Docusign eSignature heeft verificatiemethoden en verzegelde, elektronische audittrails.

• Elektronische handtekeningen versus met pen gezette handtekeningen: Handgeschreven handtekeningen zijn niet per se de veiligste manier van ondertekenen, aangezien het moeilijk is om voor de rechtbank te bewijzen dat iemand ook echt zelf die handtekening heeft gezet als er geen getuigen zijn. 

5. Is Docusign veilig en betrouwbaar?

Docusign volgt toonaangevende best practices om jouw gegevens en transacties te beveiligen. Elke elektronische handtekening is uniek en is voorzien van een audittrail met daarin de datum en tijd waarop de ondertekenaar bepaalde handelingen heeft uitgevoerd. Alle documenten worden versleuteld en kunnen alleen door de toegewezen gebruikers worden gelezen en ondertekend. Docusign voldoet aan strenge beveiligingsstandaarden en is bovendien gecertificeerd conform ISO 27001 en SSAE 16. Dit is wereldwijd het hoogste niveau voor gegevensbeveiliging dat momenteel beschikbaar is.