7 voordelen van digitalisatie voor administratieve afdelingen in het hoger onderwijs

De moderne digitale technologie heeft een alsmaar grotere invloed op zowel ons werk- als privéleven – nu meer dan ooit. Dat is dan ook precies waarom steeds meer sectoren de laatste jaren een digitale transformatie hebben ondergaan. En nu ook de overheid meer aandacht heeft voor digitalisatie, is het aantrekkelijker geworden om te investeren in of samen te werken met hogescholen en universiteiten in Nederland. Daarbij staat digitalisatie bevorderen op onderzoeks- en onderwijsinstellingen centraal; daar is immers nog genoeg ruimte voor verbetering.  

Administratieve afdelingen hebben heel wat te verduren om zichzelf staande te houden tijdens de mondiale pandemie en de crisissituatie die deze tot gevolg heeft. Vooral scholen waar de backofficesystemen lange tijd zijn achtergebleven, hebben het moeilijk. Hier worden immers nog de meeste processen handmatig gedaan. En dat is niet alleen inefficiënt, maar ook risicovol.

Hier volgen zeven voordelen van digitale transformatie op administratieve afdelingen in het hoger onderwijs. Denk bijvoorbeeld aan toelatingen, financiële diensten en steun, inkoop, boekhouding, HR, onderzoek en facilitair management:

Aanzienlijk lagere kosten per transactie

Veel moderne onderwijsinstellingen lopen onnodige kosten en vertragingen op doordat ze voor hun dagelijkse werkzaamheden nog steeds vertrouwen op papierafhankelijke processen. Deze dure en tijdrovende manier van werken vertraagt de afhandeling van documenten, want het personeel moet alle gegevens scannen of zelf overtypen.

Minder fouten in formulieren

Of het nu gaat om digitale studenteninschrijvingen, studieleningen of aanmeldingen voor vakken, met een papierafhankelijk proces is de kans op fouten in dit soort formulieren veel groter. Door gegevens digitaal te verzamelen, verbeter je de gegevenskwaliteit en beperk je het aantal fouten.

Gestroomlijnde processen voor een snellere en efficiëntere afhandeling

Kosten besparen is niet het enige effect van digitalisering. Administratief medewerkers kunnen dankzij digitale systemen namelijk steeds meer zelf doen. Bovendien kunnen ze bepaalde processen (deels) automatiseren om te garanderen dat de benodigde taken snel en eenvoudig worden uitgevoerd en beheerd.

Beperkt risico en betere naleving

Met digitalisering in het onderwijs voorkom je dat gegevens verloren gaan. Met een veilige en betrouwbare cloudgebaseerde infrastructuur voor documentbeheer beperk je het risico en verhoog je de naleving.

Betere gebruikservaring

In een digitale omgeving kan je personeel efficiënter en flexibeler werken. Dit draagt bij aan een betere gebruikservaring voor personeel, zakenpartners en studenten, wat de productiviteit en tevredenheid ten goede komt.

Beter inzicht

Met een digitaal archief heb je alle gegevens binnen handbereik. Bovendien zijn de gegevens overzichtelijk geordend en enkel toegankelijk voor specifieke personen. Zo houd je volledige controle en verbeter je de inzichtelijkheid.

Duurzaamheid

Duurzamere processen zijn ook nog eens veel beter voor het milieu: hoe minder papier je verbruikt, hoe meer bomen worden bespaard en hoe kleiner de koolstofvoetafdruk van de organisatie is.

Docusign weet als geen ander dat digitale transformatie cruciaal is. Daarom zetten we ons volledig in om je te helpen slimme digitale oplossingen te implementeren. Docusign Agreement Cloud voor het hoger onderwijs zorgt voor een digitale revolutie voor het opstellen, ondertekenen, uitvoeren en beheren van overeenkomsten op ons platform. 

Administratief medewerkers kunnen met onze belangrijkste oplossingen voor elektronische handtekeningen overeenkomsten digitaal verzenden, ondertekenen en opslaan. Dankzij het dashboard hebben ze overzicht in en controle over de status van documenten en kunnen ze precies zien wie kritische documenten wel of nog niet heeft ondertekend.

Met een workflow is het immers veel gemakkelijker om financieringsvoorstellen door de sturen naar de betrokken partijen, wat met name voor onderzoeksafdelingen zeer belangrijk is. Onderzoekers kunnen dan problemen met het budget of de naleving eerder signaleren en oplossen. Dit resulteert in een betere kwaliteit, tijdigheid en nauwkeurigheid van voorstellen.