29 antwoorden op jouw Docusign vragen, gesteld tijdens MomentumLive

MomentumLive Europe 2020: Q&A

Elk bedrijf gaat de uitdaging van het werken op afstand op zijn eigen manier te lijf. Ons evenement, MomentumLive, heeft enkele best practices gedeeld over hoe Docusign bedrijven ondersteunt in het aanpassen aan deze situatie. Santander, Schneider Electric, TeleDoctor24 en Generali hebben zich allemaal aangepast aan het “nieuwe normaal” op manieren die niet alleen het werk laten doorgaan, maar ook goedkoper zijn en betere resultaten bieden.

Tijdens MomentumLive hebben we een live Q&A sessie gehouden. Hieronder zie je enkele vragen die zijn gesteld en beantwoord zijn door onze experts:

Legaliteit en rechtsgeldigheid

1. Is eSignature rechtsgeldig en overal ter wereld te gebruiken?

Bijna elk land ter wereld heeft een wet met betrekking tot elektronische handtekeningen aangenomen. De overgrote meerderheid erkent de vorm van elektronische handtekening van Docusign als zijnde in overeenstemming met de definitie van een geldige eSignature. Docusign eSignature stelt meerdere partijen in verschillende jurisdicties in staat om overeenkomsten op een rechtsgeldige manier te voltooien. Docusign eSignatures voldoen tevens aan de Europese wetgeving, eIDAS.

Docusign heeft hier in elke regio een uitgebreide gids voor de wet opgesteld.

Docusign producten en functies

Docusign Payments

1. Bieden jullie een betalingsoplossing aan die is verbonden met Docusign eSignature?

Docusign Payments geeft de mogelijkheid voor betalingen kunnen worden vastgelegd na ondertekening en werkt met een aantal betaling gateways voor betaling en terugkerende incasso.

Docusign Identify 

1. Is Docusign Identify opgenomen in pakketten of apart van eSignature?

Docusign Identify is een toevoeging aan bestaande pakketten, maar sommige klanten hebben het al in hun pakket zitten zonder dat ze het door hebben.

1. Kun je meer informatie geven over identiteitsverificatie?

Docusign Identify heeft een reeks keuzes voor organisaties die ondertekenaars moeten identificeren die verder gaan dan de standaardpraktijk van het klikken op een link in een e-mail.

Docusign ID-verificatie is volledig geïntegreerd met Docusign eSignature, waardoor klanten de identiteit van ondertekenaars veilig kunnen verifiëren voordat ze toegang krijgen tot de overeenkomst. Docusign ID-verificatie ondersteunt foto-ID's van de overheid en Europese eID's door de veiligheidsfuncties van het document te analyseren en de naam op de overeenkomst te vergelijken met de naam op de ID. Na een succesvolle verificatie kan de ondertekenaar de overeenkomst bekijken en ondertekenen.

Bovendien heeft Docusign Identify een scala aan keuzes voor organisaties die ondertekenaars moeten identificeren die verder gaan dan de standaardpraktijk van het klikken op een e-maillink.

Voor meer informatie over dit onderwerp, ontdek wat de toekomst in petto heeft voor online identiteitsverificatie.

Docusign eWitness

1. Gezien het feit dat we ons nu houden aan sociale distantiëring, hoe werkt getuigenis van ondertekening?

Docusign biedt een eWitness, getuigenis, functie; Als je een getuige wilt hebben voor een ondertekenaar, kun je het ontvanger-type ‘Signs with Witness’ gebruiken. Je kunt zo een of meer getuigen toevoegen voor een ondertekenaar. De ondertekenaar specificeert de identiteit van de getuigen wanneer ze uw document ondertekenen. Getuigenissen worden vermeld op het certificaat van voltooiing. Bezoek ons ondersteuningscentrum voor meer informatie over dit onderwerp, waarin wordt uitgelegd hoe je een getuige voor een ondertekenaar kunt opnemen met Docusign.

1. Als je een eSignature hebt, kun je dan ook een elektronische getuige hebben? Hoe weet je zeker dat het absoluut verschillende mensen zijn?

Jazeker. Er zijn een aantal gegevensinvoerpunten vastgelegd om inzicht te geven in wie, waar en hoe de ondertekenaar en getuige tekenen.

Docusign eSignature

1. Wat is het verschil tussen ‘Need to sign’ ondertekenen en persoonlijke ondertekenaar?

Ondertekenen voor ‘Need to sign’ moet een scenario zijn waarbij de ondertekenaar op afstand is en een melding per e-mail ontvangt om toegang te krijgen tot het document. Met InPerson-ondertekening faciliteert een host een Docusign-sessie voor ondertekening 'in persoon', wat betekent op dezelfde locatie en op hetzelfde apparaat. Vind meer informatie over dit onderwerp in ons ondersteuningscentrum.

1. Hoe zorg je ervoor dat het handtekeningtype (QES, AES, SES) overeenkomt met het relevante niveau van ID-verificatie?

Een dergelijke validatie wordt gedaan tijdens het eerste inschrijvingsproces. Het proces is afhankelijk van de gebruikte oplossing - persoonlijk of op afstand.

1. Moet de ondertekenaar zich elke keer identificeren als hij ondertekent als QES (en met IDNow)?

De ondertekenaar hoeft niet elke keer het identificatieproces te doorlopen, zolang hij maar een account heeft aangemaakt. Hierdoor kan de ondertekenaar gedurende twee jaar als QES ondertekenen voordat hij zichzelf opnieuw moet identificeren.

1. Kan ik kiezen wat voor soort handtekening (SES / AES / QES) ik wil gebruiken binnen Docusign? Vereisen verschillende gebruikssituaties verschillende soorten handtekeningen?

Ja, je kunt het handtekeningniveau (SES, AES, QES) op ontvangerniveau definiëren. Hiermee kun je verschillende use-cases op hetzelfde platform aanpakken, maar ook verschillende niveaus op dezelfde envelop combineren. Zo kunnen interne / externe handtekeningen verschillende handtekeningniveaus gebruiken.

1. Kun je informatie geven over het delegeren van een handtekening.

Ontvangers van een Docusign-envelop kunnen de envelop overdragen aan iemand anders als ze niet de beoogde ontvanger in het bedrijf zijn of niet bevoegd zijn om te ondertekenen. Bovendien kan de afzender van een Docusign-envelop aangeven dat hun contact de ondertekenaars binnen hun bedrijf moet toewijzen.

1. Als een document met veel pagina's op elke pagina moet worden geparafeerd, moet de afzender dan de betreffende vakken handmatig op elke pagina plaatsen?

Dit is een goede use-case voor Docusign AutoPlace-functionaliteit. Een tekstverwijzing of code op de locatie kan worden gebruikt om de initialen-tag automatisch te plaatsen. Meer informatie vind je in ons ondersteuningscentrum.

Enveloppen

1. Worden voltooide enveloppen opgeslagen in de cloud en is dit goed beveiligd?

Voltooide enveloppen worden opgeslagen in de Docusign Cloud. Deze kunnen lokaal worden gedownload en indien nodig worden verwijderd van het Docusign-platform. Raadpleeg ons Vertrouwenscentrum voor meer informatie over onze cloudbeveiliging.

1. Is een licentie verbonden met een account - eenmalige ondertekenaar versus frequente ondertekenaar?

Licenties zijn gekoppeld aan de afzender, niet aan de ondertekenaar. Ofwel, mensen die een document moeten ondertekenen, hebben geen licentie nodig.

Bulk Send

1. Zien ontvangers in Bulk Send alleen specifieke gegevens voor hen, dus geen andere werknemersinformatie?

Ja, met behulp van Bulk Send ziet elke individuele ontvanger de specifieke gegevens voor zichzelf, dus als je specifieke gegevens hebt ingevuld zoals een werknemersnummer, zie je alleen je eigen gegevens en niet die van de anderen.

1. Als je 1 document in bulk verzendt naar 10 personen, telt dit dan als 1 envelop of 10?

Het telt als 10 enveloppen aangezien elke envelop een onafhankelijk contract is.

1. Is er een manier om meerdere ontvangers een standaardbrief te sturen, maar met persoonlijke informatie, zoals hun salaris, in de brief?

Jazeker. Met de Bulk Send functie kun je gemakkelijk dezelfde documenten naar een groot aantal ontvangers verzenden. Je stelt eenvoudig je envelop in, importeert de ontvangers en elk ontvangt een unieke kopie van de documenten om te voltooien. Bovendien kun je de authenticatie aanpassen, notities en andere aangepaste informatie toevoegen voor elke ontvanger.

1. Hoeveel Bulk Send-ontvangers kunnen tegelijkertijd worden verzonden?

De limieten staan op 1000 per uur.

1. Kunnen we bij de bulkverzending gebruikers-ID-verificatie opnemen?

Ja, bulk verzenden kan worden aangezet zodat sms-verificatie, pincode of ID-verificatie per ondertekenaar nodig is.

PowerForms

1. Heeft elke persoon die een PowerForm invult een Docusign-licentie nodig?

Met PowerForms kun je een Docusign-transactie maken zonder dat je de documenten vanaf je Docusign-account hoeft te verzenden. Je kunt het PowerForm op je website linken of als een beveiligde link via e-mail verspreiden. Ondertekenaars kunnen de formulieren op aanvraag openen en ondertekenen, waardoor PowerForms een manier is om handtekeningen en gegevens vast te leggen van mensen die je niet van tevoren kent. Ondertekenaars hebben geen Docusign-account nodig en hebben toegang tot het document via de link.

1. Heeft voor PowerForms elke gebruiker een Docusign-licentie nodig of hoe werkt dit?

Ondertekenaars van PowerForms hebben geen licentie nodig. Je kunt de URL op de website /het intranet plaatsen zodat mensen kunnen doorklikken om een document te ondertekenen.

Integraties

1. Heeft Docusign standaardinterfaces met cloudgebaseerde HR-systemen zoals SuccessFactors en Workday?

Ja, we hebben meer dan 350 kant en klare integraties, en we hebben er een voor zowel Workday als SuccessFactors. Veel van onze klanten gebruiken deze platforms en onze integratie al. Ontdek meer details over onze partners Workday en SAP Succesfactors.

1. Kan ik, in plaats van een formulier te uploaden, een formulier (leningaanvraag) creëren binnen Docusign, zodat we de gegevens, wanneer deze door onze klanten zijn ingevuld, kunnen downloaden en integreren met onze software voor leningbeheer?

Ja, dit kan met behulp van een van onze vele kant en klare integraties of via een aangepaste integratie met behulp van onze open API's.

1. Integreerd Docusign met ServiceNow?

Ja, er zijn meerdere integraties beschikbaar met ServiceNow. Een ervan is gebouwd door onze partner eSignifi.

Toegang

1. Kan Docusign worden gebruikt via een externe desktopserver?

Ja, Docusign is een volledig webgebaseerd platform en kan worden gebruikt via RDP.

1. Kunnen we ondertekende documenten archiveren via Docusign op de Docusign-portal? Of is het beter om ze te downloaden en op onze systemen te archiveren?

Je kunt je documenten op het platform achterlaten zolang je een geldig abonnement bij ons hebt om te profiteren van onze opslag. Houd er rekening mee dat we ook via een partner de capaciteit hebben om ook archivering van juridische waarde te voorzien.

1. Als ik een document stuur dat moet worden ondertekend door een particuliere klant, hebben ze dan een Docusign-licentie nodig of alleen een internetverbinding en een e-mailadres?

Docusign vereist niet dat een ondertekenaar een licentie of een ander type software vooraf heeft geïnstalleerd. De enige vereiste is toegang tot e-mail en een internetverbinding om te kunnen ondertekenen.

1. Is Docusign eSignature te gebruiken met Google Docs?

Jazeker. Lees meer over het laten groeien vanje bedrijf met de enige eSignature-oplossing die wordt aanbevolen voor G Suite.

1. Is een licentie gekoppeld aan een account - Eenmalige ondertekenaar versus frequente ondertekenaar?

Licenties zijn gekoppeld aan de afzender, niet aan de ondertekenaar. Dus mensen die een document moeten ondertekenen, hebben geen licentie nodig.

Hier bij Docusign willen we onze klanten; Teledoctor24, Generali, Schneider Electric en Santander UK bedanken - en iedereen die bij MomentumLive Europe aanwezig was. Het evenement was een enorme spil voor ons en heeft ons gebruikelijke persoonlijke evenement met exposities, leeromgevingen, keynotes en meer in een pittig virtueel evenement van een uur getransformeerd.

Als je het gemist hebt, kun je MomentumLive Europe nog steeds on-demand bekijken en een weg vinden naar snellere, efficiëntere manieren om zaken te doen.