10 vragen die je moet stellen aan jouw aanbieder van elektronische handtekeningen

Ben je aan het nadenken over elektronische handtekeningen, maar weet je niet welke aanbieder het beste bij jouw bedrijf en behoeften past? Dan is het belangrijk om de juiste vragen te stellen voordat je voor een oplossing kiest. Wij hebben 10 vragen op een rijtje gezet om je een handje te helpen deze lastige beslissing met overtuiging te nemen. Een oplossing voor elektronische handtekeningen moet vooral helpen handmatige taken te automatiseren en je bedrijf vooruit te helpen. Elke koper moet zich daarom onderstaande dingen afvragen:  

Volgt mijn aanbieder van elektronische handtekeningen de hoogste beveiligingsnormen?

Je zou ervoor kunnen kiezen om een document dat met de hand is ondertekend gewoon te scannen en te uploaden, maar als je dat doet, mis je wellicht belangrijke beveiligings- een verificatielagen die jouw overeenkomsten en contracten beschermen. Bij sommige aanbieders van elektronische handtekeningen wordt ieder ondertekend contract begeleid door audit trails en bewijs van transacties. Zo is het eenvoudiger aan te tonen dat ze legaal zijn uitgevoerd, mochten ze ooit worden aangevochten in een rechtbank. Controleer of jouw aanbieder voldoet aan de wereldwijde beveiligingsnormen en deze sterke data-encryptetechnologie gebruikt.

Welk soort elektronische handtekeningen biedt mijn aanbieder aan? 

Niet alle elektronische handtekeningen zijn hetzelfde. Sommige overeenkomsten vereisen een hoger niveau van beveiliging en authenticatie dan andere. Veel documenten zijn wettelijk bindend met een SES (standaard elektronische handtekening), vereisen andere overeenkomsten een QES (gekwalificeerde elektronische handtekening) of een AES (geavanceerde elektronische handtekening). Ontdek hier meer over de verschillen tussen SES, QES en AES. Een QES biedt het hoogste niveau van vertrouwen en veiligheid, doordat de ondertekenaar voor ondertekening eerst een verificatieproces moet doorlopen bij een Qualified Trust Service Provider.  

Een QES biedt het hoogste niveau van vertrouwen via een persoonlijk verificatieproces door een Qualified Trust Service Provider.

Zijn mijn elektronische handtekeningen veilig?

Elektronische handtekeningen zijn in veel gevallen veiliger dan natte handtekeningen. Een elektronische handtekening bevat altijd een audit trail dat als bewijs dient van de transactie. De audit trail omvat de geschiedenis van de acties die met het document zijn ondernomen, inclusief wanneer het is geopend, bekeken en ondertekend. Als een van de ondertekenaars zijn handtekening betwist, of als er vragen zijn over de transactie, dan is dit met behulp van het audit trail na te wijzen. Gedetailleerde certificaten van voltooiing kunnen daarnaast specifieke details bevatten over elke ondertekenaar - waaronder de melding dat de ondertekenaar heeft ingestemd met het gebruik van de elektronische handtekening, het beeld van de handtekening, tijdstempels en sleutelgebeurtenissen, het IP-adres van de ondertekenaar en andere identificerende informatie. Alle documenten worden digitaal verzegeld met behulp van Public Key Infrastructure (PKI), een technologie die in de sector vaak wordt gebruikt. Dit zegel geeft aan dat de elektronische handtekening geldig is en dat er sinds de datum van ondertekening niet met het document is geknoeid of dat het is gewijzigd. Lees hier meer over de veiligheid van elektronische handtekeningen.

Kan mijn platform voor elektronische handtekeningen integreren met de systemen die ik nu al gebruikt?

Werknemers zullen eerder geneigd zijn om elektronische handtekeningen te gebruiken als ze geïntegreerd zijn met de systemen die ze al gebruiken. Het is een voordeel als ze rechtstreeks vanuit toepassingen als Microsoft, Google, Apple en Salesforce actie kunnen ondernemen. Ga na met welke systemen jouw leverancier van elektronische handtekeningen integreert.

Hoe verifieert en valideert het platform handtekeningen?

Technologie voor elektronische handtekeningen kan meerdere opties gebruiken om de identiteit van een ondertekenaar te verifiëren voordat deze toegang krijgt tot het document en het kan ondertekenen - waaronder e-mailadressen, toegangscodes en ID-verificatie. Voor situaties waarin extra niveaus van handtekeninggeldigheid nodig zijn, bieden sommige leveranciers twee extra niveaus van veilige elektronische handtekeningen aan. De digitale handtekeningen QES en AES, zoals eerder genoemd. Een leverancier moet ook een chain of custody en audit trail kunnen bieden.

Welke andere klanten heeft dit platform voor elektronische handtekeningen?

Het is altijd een goed idee om na te gaan of het platform voor elektronische handtekeningen dat je van plan bent te gebruiken, andere klanten heeft van dezelfde bedrijfsomvang en uit dezelfde bedrijfstak als jouw bedrijf. Zo kun je controleren of zij ervaring hebben met het creëren van vergelijkbare workflows die jij wilt automatiseren. 

Welke voordelen hebben bestaande klanten gehaald uit het gebruik van dit platform voor elektronische handtekeningen?

Zoek uit wat andere klanten zeggen over het gebruik van het platform voor elektronische handtekeningen. De meeste aanbieders kunnen verhalen van klanten en casestudy's delen. Die getuigen van de voordelen die hun klanten hebben ondervonden. Probeer te achterhalen of klanten vaak beginnen op één gebied of afdeling van hun bedrijf en dan verder gaan met het uitrollen naar andere gebieden na succesvolle tests.

Welke ondersteuning en training kan de aanbieder mijn team en gebruikers bieden?

Als je een oplossing voor elektronische handtekeningen wilt integreren in meerdere teams of afdelingen, is het van cruciaal belang dat de juiste training wordt gegeven om de adoptie te verhogen. Het is goed om te vragen of een leverancier van elektronische handtekeningen online tutorials en video's aanbiedt en of hij ondersteuningsteams en instructeuropleidingen heeft voor complexe workflows. 

Hoeveel documenten kunnen worden ondertekend m.b.v. het platform van mijn aanbieder van elektronische handtekeningen?

Door deze vraag te stellen kun je vaststellen hoe vaak deze aanbieder wordt gebruikt voor elektronische handtekeningen, een eenvoudige manier om vertrouwen te wekken. 

Welke bedrijfssectoren worden door mijn aanbieder ondersteund?

Ben je werkzaam op de juridische, financiële, HR-, marketing- of verkoopafdeling? Ga na welke sector jouw aanbieder ondersteunt en of hij ervaring heeft met het creëren van workflows die betrekking hebben op jouw specifieke bedrijfsfunctie, voordat je deze aanbieder daadwerkelijk kiest.

Er zijn verschillende zaken waarop je moet letten wanneer je een aanbieder van elektronische handtekeningen kiest; bedrijven die gebruikmaken van blockchain-technologie bieden extra vertrouwen met betrekking tot audit trails. Kijk daarnaast ook zeker uit naar aanbieders die voldoen aan door de industrie erkende normen, zoals SOC 1, SOC 2, en ISO 27001. Wil je meer weten over elektronische handtekeningen? Hier vind je bijna alles wat je moet weten over elektronische handtekeningen.