Elektronische handtekeningen: (bijna) alles wat je moet weten

Elektronische handtekeningen: de complete gids

Met elektronische handtekeningen kunnen organisaties en personen documenten op afstand ondertekenen op een mobiel apparaat of een computer. Zo kunnen ze snel een rechtsgeldige handtekening zetten. Met elektronische handtekeningen (kortweg: e-handtekeningen) kunnen bedrijven hun risico's beperken, middelen besparen en klanten een betere ervaring bieden. In dit artikel lees je alles wat je moet weten over elektronische handtekeningen, zoals hoe ze werken en welke voordelen ze bieden als het gaat om veiligheid en juridische zekerheid.

Wat is een elektronische handtekening?

Een elektronische handtekening wordt gebruikt om documenten te ondertekenen die online worden verstuurd. Het met pen ondertekenen van papieren documenten behoort hiermee tot het verleden. Een e-handtekening kan worden gebruikt voor juridische documenten, contractafspraken, facturen, financieringsdocumenten en nog veel meer. Het kan een digitale versie zijn van de handtekening van een natuurlijk persoon. Een elektronische handtekening bewijst dat de ondertekenaar de inhoud van het document aanvaardt of ermee instemt. Elektronische handtekeningen zijn rechtsgeldig en veilig. Je kunt tal van juridische documenten elektronisch ondertekenen.

Hoe werkt een elektronische handtekening?

Met een oplossing voor elektronische handtekeningen kunnen handtekeningen en gegevens over de ondertekenaar gedurende elke stap van de contractlevenscyclus worden geverifieerd, bijgehouden en opgeslagen. Net zoals handgeschreven handtekeningen zijn e-handtekeningen uniek voor elke ondertekenaar.  Lees meer over hoe elektronische handtekeningen werken.

Om te zorgen dat je organisatie best practices voor elektronische handtekeningen volgt, moet je medewerkers onboarding en training aanbieden voor het werken met elektronische handtekeningen. Ook klanten die voor het eerst elektronische handtekeningen gebruiken zullen een korte instructie waarschijnlijk waarderen. Het is verstandig om een oplossing voor elektronische handtekeningen eerst uit te proberen voordat je deze aanschaft. Zo ben je er zeker van dat deze geschikt is voor jouw bedrijf en gemakkelijk kan worden geïntegreerd met de andere systemen die je gebruikt. Zorg dat de oplossing die je kiest in elk geval voldoet aan lokale en branchespecifieke normen voor e-handtekeningen. Lees meer over hoe je online documenten kunt ondertekenen. Hier lees je vijf dingen die je aan beginnende gebruikers van elektronische handtekeningen kunt vertellen en hoe je een elektronische handtekening maakt in Word. 

Wat zijn de voordelen van elektronische handtekeningen?

Nu bedrijven steeds meer digitaal transformeren en automatiseren, neemt het belang van elektronische handtekeningen voor de bedrijfsvoering toe en worden ze steeds vaker beschouwd als legitiem alternatief voor een pen met gezette handtekening. Enkele voordelen van elektronische handtekeningen:

• Papierloos werken: als documenten elektronisch worden ondertekend, neemt het papierverbruik af en kunnen organisaties hun streven om papierloos te werken verder realiseren.

• Meer flexibiliteit: ondertekenen is mogelijk op elke locatie, wat zakendoen gemakkelijker maakt als je niet op kantoor bent, maar bijvoorbeeld onderweg of vanuit huis werkt.

• Lagere kosten: met elektronische handtekeningen kunnen organisaties geld besparen. Ze dragen bij aan snellere workflows en leveren zo  tijdsbesparing en een hogere productiviteit op. Bovendien ben je minder geld kwijt aan print-, porto- en opslagkosten.

• Minder fouten en risico's: geavanceerde beveiliging en digitale verificatiemethodes beperken de risico's, terwijl formulieren vooraf kunnen worden ingevuld om menselijke fouten te voorkomen. Elektronische handtekeningen bieden ook een audittrail, wat handig is met het oog op de naleving. 

• Verbeterde efficiëntie: doordat de goedkeuringsworkflow is geautomatiseerd kunnen documenteigenaars duidelijk zien wie iets wanneer ondertekend heeft – het gestroomlijnde proces verhoogt bovendien de productiviteit van medewerkers. Oplossingen voor elektronische handtekeningen bevatten vaak een dashboard waarin je snel ziet welke documenten nog niet zijn ondertekend. Processen die voorheen vaak weken in beslag namen, hebben nu een veel kortere doorlooptijd. De ondertekende documenten worden ook opgeslagen, waardoor ze gemakkelijker terug te vinden zijn.

• Betere gebruikerservaring: een document elektronisch ondertekenen is snel en eenvoudig. Hierdoor ontstaat een betere ervaring voor klanten en medewerkers. Bovendien kunnen oplossingen voor elektronische handtekeningen gemakkelijk worden geïntegreerd in systemen die je medewerkers nu al gebruiken. 

Zijn elektronische handtekeningen rechtsgeldig?

In één woord: ja. Een e-handtekening biedt dezelfde rechtsgeldigheid als een traditionele handtekening – en soms zelfs meer. Engeland, Noord-Ierland en Wales hebben elektronische handtekeningen erkend met de Electronic Communications Act 2000 en de Electronic Signatures Regulation 2002. Ierland erkent de rechtsgeldigheid van elektronische handtekeningen sinds de invoering van de Electronic Commerce Act in 2000. De eIDAS-verordening (electronic IDentification, Authentication and trust Services) is een EU-wet die erop toeziet dat elektronische identificatie, waaronder elektronische handtekeningen, en software voor elektronische handtekeningen zoals Docusign eSignature voldoen aan eIDAS. In het VK is de eIDAS-verordening in wetgeving omgezet via de Electronic Identification and Trust Services for Electronic Transactions Regulations 2016 (2016 No.696) en artikel 7 van de Electronic Communications Act 2000.

Wie gebruikt elektronische handtekeningen? 

Bedrijven in vrijwel elke branche hebben baat bij het gebruik van een oplossing voor elektronische handtekeningen. Dat geldt voor zowel kleine, middelgrote als grote organisaties. Nu het thuiswerken een hoge vlucht neemt, vinden steeds meer organisaties een oplossing voor e-handtekeningen essentieel voor hun bedrijf. Elektronische handtekeningen worden vaak gebruikt voor:

• Salescontracten

• HR- en onboardingdocumenten voor medewerkers

• Overheidsdiensten en aanvraagformulieren

• Gezondheidszorg

• Financiële dienstverlening

• Licenties voor intellectueel eigendom

• Geheimhoudingsverklaringen (NDA's)

• Leeftijdscontrole

Elektronische handtekeningen zijn de eerste stap om het contractmanagement van je organisatie te verbeteren

Met elektronische handtekeningen kun je de productiviteit verhogen, kosten beperken, op afstand werken mogelijk maken en sneller zakendoen. Door elektronische handtekeningen te gebruiken, kunnen organisaties sneller groeien en meer omzet halen. Probeer Docusign eSignature uit door je aan te melden voor onze gratis proefperiode van 30 dagen.