ドキュサインの電子署名で生産性の向上、コストの削減、働き方改革を実現したSBペイメントサービス

ソフトバンク・ペイメント・サービス株式会社（現：SBペイメントサービス株式会社）は、EC やネットショップで必須のオンライン決済や、店舗や訪問販売など対面販売でクレジットカード決済が利用できる端末決済サービスを提供しているソフトバンクグループ傘下の企業です。

ドキュサイン導入による効果とは

同社が処理する大規模なトランザクションには、極めて高度な決済システムが必要となりますが、この開発や保守を支えているのが多数のサプライヤー企業です。これらのサプライヤー企業との関係に緊張感を持たせ、適正な価格による購買活動を行うために、同社では3ヶ月毎に契約を行っています。

「この3か月毎の契約作業が非常に問題でした。契約書の印刷、捺印、封入、郵送、捺印済原本のファイリングなどの各作業を、購買部や総務部、法務部のメンバーが手作業で行っていました。いずれも生産性が低い作業なので、ペーパーレス化したいと以前から強く考えていました」と語るのは、同社 法務部部長の高橋氏。

そこで、高橋氏は電子署名の導入効果を以下のように試算し、社内の関係部署を説得、ドキュサインの導入に漕ぎ着けました。

1. 1文書あたりの平均処理時間は95分から60分に短縮

2. 1文書あたりの総コストを約50%削減

サプライヤー企業との契約は年間で千件以上におよぶため、単純に掛け算すればコスト削減効果は明確です。

「ドキュサインはPCでも、スマホでも、タブレットでも、署名する側は無料で、かつ非常に使い勝手もよいので、弊社としてもサプライヤー企業に自信を持って勧めることができました」と高橋氏は付け加えます。

また、総務部購買課課長の菊池氏は「サプライヤー企業がドキュサインを受け取ったらすぐに操作できるよう、使い方マニュアルを作成しました。また、担当者向けに説明会も実施しました」と語ります。その努力が実り、今では50社を超えるサプライヤー企業の殆どがドキュサインで契約をしているといいます。

ドキュサイン導入の効果は、昨今話題になっている “働き方改革” という視点でも効果があり、「ドキュサインを導入したおかげでコア業務に集中できるようになりました。無駄な業務が本当に削減されたので、本来集中すべき仕事に時間をかけ、かつ残業も減ったので、社員のワークライフバランスが向上しています」と、総務部購買課の福島氏は述べています。

電子署名を活用したあくなき業務効率化への努力

菊池氏は今後の展望として、「サプライヤー企業との契約だけでこれだけ効果があるのだから、社内全体、さらにグループ全体に利用を広げれば、その効果は計り知れないと思います。今後は、営業案件の見積書や申込書の処理にもドキュサインを活用できればと考えています」と語り、さらなる効率化のために RPA によるオートメーションも視野に入れているそうです。

※ 本事例は、社名変更前の当時のまま記載しています。